Smart Docs

JT
Jenny Takahara, 5. Mai 2021
Hinweis: Um die Funktion Smart Docs zu nutzen, benötigen Sie einen Google Drive, Microsoft OneDrive oder SharePoint Account, mit dem Sie sich verbinden können. Die Funktion Smart Docs ist nur in den Plänen Advanced, Professional und Enterprise verfügbar.


Mit der Funktion Smart Docs können Sie im Verhandlungsprozess Zeit sparen, indem Sie direkt aus der Detailansicht des Deals ein Angebot erstellen. Das Dokument wird automatisch mit relevanten Deal-, Kontakt- oder Produktdetails aus Ihrem Pipedrive-Account gefüllt.

Sie können das Dokument dann mit einem nachverfolgbaren Link an Ihren Kunden senden und eine Benachrichtigung erhalten, wenn Interessenten sich mit Ihren Dokumenten beschäftigen, um genau zu wissen, wann Sie nachfassen müssen.


Speicheranbieter verbinden

Um mit der Erstellung von Dokumenten und Vorschlägen für Ihre Deals zu beginnen, gehen Sie auf die Detailseite eines Delas und klicken Sie auf Dokumente > Hier beginnen.

Sie werden aufgefordert, eine Verbindung zu Ihrem Google Drive, Microsoft OneDrive oder SharePoint Account herzustellen und Pipedrive den Zugriff auf Ihren Account zu gestatten. Wenn Sie sich mit Ihrem Speicheranbieter verbinden, können Sie vorhandene Dokumente oder Vorlagen, die Sie bereits in Ihren Deals gespeichert haben, hochladen. Alle erstellten Dokumente oder Vorlagen werden ebenfalls automatisch in Google Drive oder OneDrive gespeichert.

Nachdem Sie Ihren Account verbunden haben, sehen Sie die Option, sich entweder mit einem persönlichen oder einem freigegebenen Drive als Speicherort zu verbinden.

Hinweis: Das Verbinden Ihres Google-Kontos für Smart Docs erfolgt getrennt von der Einrichtung für die Google Drive Sync-Funktion.


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Sie können außerdem Ihren Account verbinden oder trennen, indem Sie zu Tools und Integrationen > Smart Docs gehen und dort auf + neuen Account hinzufügen klicken.

Hinweis: Wenn Sie Probleme beim Verbinden oder erneuten Authentifizieren Ihres Google Drive haben, gehen Sie zu Ihren Google-Berechtigungen und entfernen Sie die Pipedrive-Berechtigungen, bevor Sie erneut versuchen, eine Verbindung herzustellen. Wenden Sie sich an unser Support-Team, wenn Sie weiterhin Probleme haben.

Einrichten eines gemeinsamen Standardlaufwerks

Hinweis: Diese Funktion ist nur für Nutzer der Professional- und Enterprise-Nutzer verfügbar.


Admin-Nutzer können die Unternehmenseinstellungen in den Smart Docs-Einstellungen sehen. Hier können Sie den standardmäßigen gemeinsamen Speicherort wählen, an dem alle Dokumente und Vorlagen Ihres Teams gespeichert werden.

Das Einrichten eines gemeinsamen Standardlaufwerks stellt auch sicher, dass Vorlagen, die mit anderen Nutzern geteilt werden, in demselben gemeinsamen Laufwerk gespeichert und von dort aus zugänglich sind. Sie können auch das Pipedrive-Logo aus den freigegebenen Dokumenten entfernen.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber.


Erstellen und Teilen von Vorlagen

Hinweis: Alle Admin-Nutzer können standardmäßig Vorlagen erstellen. Wenn Sie den Professional- oder Enterprise-Plan nutzen, können Sie mit der Pipedrive-Berechtigung Smart Docs-Vorlagen erstellen und importieren und steuern, welche Pipedrive-Rollen neue Vorlagen erstellen oder hinzufügen dürfen. Sie können in diesem Artikel mehr über Berechtigungssets in Pipedrive lesen.


Sobald Sie Ihr Konto verbunden haben, können Sie damit beginnen, Dokumente und Vorschläge für Ihre Deals zu erstellen. Sie können ein Dokument direkt erstellen, wir empfehlen jedoch, zunächst eine Vorlage zu erstellen, damit Sie Zeit für Ihre zukünftigen Dokumente sparen können.

Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie in der Detailansicht eines Deals auf Dokumente > Vorlagen und klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen. Sie können auch eine Vorlage von Ihrem Provider importieren, wenn Sie bereits eine gespeichert haben.

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Hinweis: Wenn Sie OneDrive verwenden, werden die Dateiauswahl, der Vorlageneditor und der Dokumenteditor als neue Popup-Fenster angezeigt. Wenn Sie die Pop-up-Fenster nicht sehen, müssen Sie Pop-ups von Pipedrive in Ihren Browsereinstellungen aktivieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Pop-ups aktivieren können.


Wenn Sie sich im Vorlageneditor befinden, können Sie den Namen und die Kategorie der Vorlage aktualisieren und alle Pipedrive-Deal-, Kontakt-, Produkt- und zeitbasierten Felder hinzufügen, um den Inhalt Ihrer Vorlage auszufüllen.

Um Ihrer Vorlage Pipedrive-Felder hinzuzufügen, müssen Sie das Feld von der rechten Seite Ihres Vorlageneditors kopieren und in die Vorlage einfügen. Das Feld wird in der Vorlage in Klammern "[ ]" angezeigt und wird automatisch durch die Dealdaten ersetzt, wenn die Vorlage für ein Dokument verwendet wird.

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Hinzufügen von Produktfeldern

Produktfelder funktionieren nur dann mit einer Vorlage, wenn sie innerhalb einer Produkttabelle existieren. Um die Produkttabelle hinzuzufügen, kopieren Sie zunächst die Tabelle und fügen Sie sie in Ihre Vorlage ein. Die Tabelle wird automatisch mit einer Reihe von Standardproduktfeldern befüllt, aber Sie können sie an Ihre Präferenzen anpassen.

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Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Vorlage fertig sind, können Sie auf Schließen klicken, um Ihre Vorlage zu speichern, oder auf Zur Erstellung eines Dokuments verwenden, um die Vorlage sofort zur Erstellung eines Dokuments zu verwenden.

Wie kann ich Vorlagen mit meinem Team teilen?

Hinweis: Die erweiterte Vorlagenfreigabe ist nur in den Plänen Professional und Enterprise verfügbar.


Sie können die erweiterte Vorlagenfreigabe verwenden, um die Vorlage automatisch mit anderen Nutzern in Pipedrive zu teilen. Um eine Vorlage freizugeben, öffnen Sie Ihre Vorlage zum Bearbeiten und klicken Sie auf den Reiter Berechtigungen. Es gibt zwei verschiedene Ebenen von Berechtigungen, die Sie Nutzern geben können:

  1. Kann diese Vorlage verwenden — Kann die Vorlage anzeigen und zum Erstellen neuer Dokumente verwenden, kann aber die Originalvorlage nicht bearbeiten oder löschen.
  2. Kann diese Vorlage bearbeiten — Kann die Originalvorlage anzeigen, verwenden, bearbeiten und löschen.


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Hinweis: Um eine Vorlage erfolgreich nutzen zu können, muss der Nutzer, für den Sie sie freigeben, auch Zugriff auf die Originalvorlagendatei in Ihrem Speicheranbieter haben. Aus diesem Grund empfehlen wir, dass alle Vorlagen und Dokumente in einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert werden. Sie können dies in den Smart Docs-Einstellungen einrichten. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber, wie Dokumente gespeichert werden.


Sobald eine Vorlage mit einem anderen Nutzer geteilt wurde, wird sie im Abschnitt Mit mir geteilt in der Vorlagengalerie angezeigt.

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Dokument erstellen

Hinweis: Nutzer der Professional- oder Enterprise-Pläne können Signaturen über die Funktion Smart Docs anfordern. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über diese Funktion.


Um ein Dokument für Ihren Deal zu erstellen, klicken Sie in der Detailansicht eines Deals auf Dokumente. Sie sehen die Optionen zum Erstellen eines Dokuments aus einer zuvor erstellten Vorlage, zum Erstellen eines Dokuments von Grund auf mit einem leeren Dokument oder zum Importieren eines Dokuments, wenn es bereits erstellt wurde.

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Hinweis: Sie können nur Dokumente aus Ihrem verbundenen Google Drive, Microsoft OneDrive oder SharePoint importieren.


Wenn Sie ein Dokument aus einer bestehenden Vorlage erstellen möchten, klicken Sie auf Aus Vorlage und dann auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten. Der Dokument-Editor erscheint mit allen Pipedrive-Feldern, die mit den Daten des Deals ausgefüllt sind.

Wenn in der verwendeten Vorlage Feldinformationen fehlen, bleibt der Platzhalter für den Feldnamen im Dokument erhalten. Sie können den Namen und die Kategorie anpassen und den Inhalt entsprechend den Anforderungen des Dokuments, mit dem Sie arbeiten, anpassen.

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Das Dokument wird während Ihrer Arbeit automatisch unter Ihrem Deal gespeichert.


Dokument ansehen und teilen

Google Drive — Wenn Sie auf Aktionen in der unteren rechten Ecke klicken, können Sie das Dokument freigeben, als PDF herunterladen oder das Dokument löschen.

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  • Signaturen anfordern (Professional und Enterprise) — Signaturen von den Empfängern der Dokumente anfordern.
  • Link zum Teilen generieren — Generieren Sie einen Link, um eine schreibgeschützte PDF-Version dieses Dokuments mit Ihren Kunden oder anderen Beteiligten zu teilen. Diese wird in einem Browserfenster angezeigt, sobald der Empfänger sie öffnet.
  • PDF herunterladen — Speichern Sie Ihr Dokument lokal, damit Sie es an eine E-Mail anhängen oder direkt an Ihre Kunden senden können.
  • Löschen — Löschen Sie Ihr Dokument.


OneDrive und SharePoint —
Um Ihr Dokument freizugeben, müssen Sie zunächst Ihren Dokument-Editor schließen und auf '...' klicken (mehr) auf dem auf der Detailseite erstellten Dokument klicken.

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Wenn Sie Ihr Dokument mit einem Link freigeben, haben Sie die Möglichkeit, Ansichten zu verfolgen und E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, wenn jemand das Dokument öffnet.

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Hinweis: Wenn Sie den Professional- oder Enterprise-Plan nutzen, können Sie das Pipedrive-Logo aus Ihren freigegebenen Dokumenten entfernen (Beta). Sie können mehr über diese Funktionalität in diesem Artikel erfahren.

Wenn Sie die Option Ansichten verfolgen aktivieren, können Sie wählen, ob Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten, wenn Ihr Dokument zum ersten Mal, jedes Mal oder nie geöffnet wird. Die E-Mail-Benachrichtigung zeigt Ihnen an, wann das Dokument geöffnet wurde, sodass Sie genau wissen, wann Sie mit Ihrem Interessenten weitermachen können.

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Hinweis: Unsere Dokumentenverfolgungsfunktion ist DSGVO-konform. In diesem Artikel können Sie mehr darüber lesen.


Sobald ein Link generiert wurde, sehen Sie ihn als Version unter dem Abschnitt Erledigt auf der Detailseite Ihres Deals mit der Anzahl der Ansichten und der Erstellungszeit gespeichert. Sobald ein Link generiert wurde, können Sie diese Version des Dokuments nicht mehr aktualisieren.

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Wenn Sie auf das '...' der Dokumentversion klicken, sehen Sie die folgenden Optionen:

  • Öffnen — Öffnen Sie das Dokument, um die schreibgeschützte Version anzuzeigen.
  • Link zum Teilen — Kopieren Sie den Link der Version, um ihn einfach mit Kunden zu teilen und die Link-Einstellungen zu ändern
  • Signaturen anfordern (nur Professional- und Enterprise) — Digitale Signaturen von Dokumentenempfängern anfordern
  • PDF-Download — Laden Sie eine schreibgeschützte PDF-Version dieser Version herunter
  • Löschen — Löschen Sie Ihr Dokument.

Kann ich weitere Versionen des Dokuments erstellen?

Wenn Ihr Dokument während des Verhandlungsprozesses überarbeitet und aktualisiert werden muss, können Sie problemlos weitere Versionen erstellen, um den Fortschritt zu dokumentieren und zu verfolgen.

Um eine weitere Version eines Dokuments zu erstellen, klicken Sie auf das Originaldokument, nehmen Sie die erforderlichen Aktualisierungen vor und generieren Sie einen neuen Link. Sobald der Link generiert ist, sehen Sie ihn als Version 2 unter Ihrem Dokument:

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Wenn Sie eine weitere Version eines Dokuments erstellen möchten, kann es eine gute Idee sein, den Link für die erste Version zu deaktivieren, damit es nicht zwei Live-Versionen des Dokuments gibt. Klicken Sie dazu auf das '...' der ersten Version und klicken Sie auf Link zum Teilen erhalten > Link aktiviert, um den Link zu deaktivieren.

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