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Nutzertypen in Pipedrive: Pipeline mit Viewer-Berechtigung teilen (BETA)

JT
Jenny Takahara, 19. Februar 2021
Hinweis: Viewer ist eine der vielen nützlichen Funktionen in den Pipedrive-Plänen Professional und Enterprise.


Die Viewer-Funktion von Pipedrive ermöglicht es Ihnen, eine schreibgeschützte Version Ihrer Pipeline für jeden außerhalb Ihres Unternehmensaccounts freizugeben.


Gemeinsame Nutzung Ihrer Pipeline

Hinweis: Standardmäßig können nur Admin-Nutzer Pipelines freigeben. Für die Freigabe von Pipelines durch reguläre Nutzer müssen diese über die entsprechende Berechtigung verfügen.


Um mit der Freigabe Ihrer Pipeline zu beginnen, klicken Sie in der Pipeline-Ansicht auf die Freigabe-Option in der oberen rechten Ecke der Seite und klicken Sie auf + Neue Freigabe hinzufügen.

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Sobald Sie eine neue Freigabe hinzuzufügen, können Sie anpassen, was Ihre Betrachter sehen können.

Oben können Sie auswählen, welche Pipeline und welche Deals Sie freigeben möchten. Unter PIPELINE, PHASE und DEAL können Sie die spezifischen Details auswählen, die Sie zugänglich machen möchten. Bitte beachten Sie, dass die Titel von Pipeline, Phase und Deal obligatorisch sind und immer freigegeben werden.

Wenn Sie mit den Details, die Sie freigeben möchten, zufrieden sind, klicken Sie auf Weiter.

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Als nächstes fügen Sie einen Titel zu Ihrer Freigabe hinzu. Auf diese Weise können Sie schnell feststellen, für wen diese bestimmte Pipeline freigegeben wurde. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch Ihre Liste der Personen hinzufügen, für die Sie die Pipeline freigeben möchten. Fügen Sie deren E-Mail-Adressen in das Feld unter Freigeben für hinzu und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn Sie die Adressen Ihrer Empfänger hinzugefügt haben, klicken Sie auf Freigeben.

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Hinweis: Wenn Sie Ihre Pipeline für Personen außerhalb von Pipedrive freigeben, müssen diese dem an ihre E-Mail-Adresse gesendeten Link folgen, um auf die freigegebenen Inhalte zugreifen zu können. Für zusätzliche Sicherheit müssen sie sich für einen Account anmelden.


Sie sehen dann eine Übersicht über die Kontakte, für die Sie die Pipeline freigegeben haben.

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Hinzufügen eines existierenden Nutzers als Betrachter

Existierende Nutzer können keinen Betrachuter-Zugriff haben. Wenn Sie einen regulären Nutzer in einen Betrachter ändern möchten, müssen Sie ihn zunächst in Ihrem Account deaktivieren. Nach der Deaktivierung können Sie dann zu Ihrer Pipeline gehen und sie als Betrachter hinzufügen, indem Sie den obigen Anweisungen folgen.


Verwaltung der gemeinsam genutzten Pipeline

Um Ihre Freigaben zu verwalten und zu bearbeiten, worauf Betrachter Zugriff haben, klicken Sie in Ihrer Pipeline-Ansicht auf die Schaltfläche "Freigabe" und dann auf das Bleistift-Symbol auf der Freigabe, die Sie bearbeiten möchten, oder wählen Sie Alle Freigaben verwalten.

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Wenn Sie auf das Bleistift-Symbol klicken, werden Sie zu den Details der Freigabe weitergeleitet. Hier können Sie bearbeiten, welche Informationen Betrachter sehen können, sowie neue Betrachter für diesen Inhalt hinzufügen. Wenn Sie alle erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie erneut auf Freigeben. Die freigegebenen Informationen werden automatisch auf der Seite des Betrachters aktualisiert.

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Wenn Sie möchten, dass keine Betrachter mehr auf Ihre Pipeline zugreifen können, haben Sie auch die Möglichkeit, den Zugriff für alle Betrachter einer Freigabe zu sperren. Klicken Sie auf Alle Freigaben verwalten und widerrufen Sie dort den Betrachterzugriff.

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Sie können auch anzeigen, welche Nutzer Sie freigegeben haben, indem Sie zu Unternehmenseinstellungen > Nutzer verwalten gehen. Hier können Sie sehen, wer Zugriff auf die Anzeige freigegebener Inhalte in Ihrem Account hat.

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Anzeigen von gemeinsam genutztem Inhalt

Sobald Sie eine Pipeline für eine andere Person freigegeben haben, erhält diese eine E-Mail mit einem Link zum Zugriff auf den freigegebenen Inhalt.

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Sobald sie den Link öffnen und sich einloggen, haben sie nur Zugriff auf die Pipeline und die Details, auf die Sie Zugriff gewährt haben.

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Wenn sie auf einen Deal klicken, werden sie aufgefordert, ein reguläres Nutzerprofil von dem Account anzufordern, der die Pipeline freigegeben hat.

Sie können auch auf andere Pipedrive-Ressourcen zurückgreifen, indem sie auf Mehr (...) klicken.

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Sicherheit

Hinweis: Die Sicherheitsfunktionen von Pipedrive sind nur in unseren Professional- und Enterprise-Plänen verfügbar.


Die Sicherheitsfunktionen von Pipedrive geben Ihnen mehr Transparenz darüber, auf welche Daten Ihre Nutzer zugreifen können. Sie können auch verwendet werden, damit Sie sehen können, worauf Ihre Betrachter Zugriff haben und wer die Pipeline mit ihnen geteilt hat.


Sicherheitswarnungen

Mit Pipedrive-Sicherheitswarnungen können Sie jedes Mal, wenn eine Pipeline von einem Ihrer Nutzer gemeinsam genutzt wird, Warnungen einrichten. Um dies einzurichten, gehen Sie zu Sicherheitscenter > Warnungen.

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Sicherheits-Dashboard

In Ihrem Sicherheits-Dashboard können Sie auch überprüfen, welche Ihrer Nutzer Ihre Pipeline freigegeben haben und wann diese freigegeben wurde.

Um darauf zuzugreifen, gehen Sie zu Sicherheitscenter > Dashboard > Audit-Protokoll.

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Berechtigung

Nur Admin-Nutzer haben standardmäßig die Möglichkeit, Pipelines gemeinsam zu nutzen. Reguläre Nutzer können Pipelines nur mit der vom Admin-Nutzer erteilten Berechtigung Pipelines freigeben.

Wenn Sie die Berechtigung für reguläre Nutzer zur gemeinsamen Nutzung von Pipelines aktivieren möchten, gehen Sie zu Berechtigungssets.

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Durch Klicken auf Freigabedetails auswählen können Sie reguläre Nutzer an der Freigabe bestimmter Informationen hindern.

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