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Themen
Einrichtung Ihrer E-Mail-Synchronisierung
E-Mail-Labels
Archivierung und Tracking
Blockierte E-Mail-Adressen
Alternative E-Mail-Adresse für Smart BCC
E-Mail-Freigabe
Automatische Verlinkungsfunktion

E-Mail-Sync

BF
Breandan Flood, 14. Juni 2023
Hinweis: Die E-Mail-Synchronisierung ist eine der vielen nützlichen Funktionen der Advanced, Professional und Enterprise Pläne von Pipedrive. Nehmen Sie für eine Live-Demo und Antworten auf Ihre Fragen an unserem Webinar Wie die E-Mail-Synchronisierung in Pipedrive funktioniert teil.

Pipedrive bietet zwei Möglichkeiten zur Verwaltung der E-Mail-Konversationen mit Ihren Kunden: E-Mail-Synchronisierung und Smart BCC.

Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, ermittelt Pipedrive, zu welchen Kontakten, Leads und Deals Ihre E-Mail-Konversationen gehören, ausgehend von der E-Mail-Adresse des Empfängers.

Das bedeutet, dass Sie sämtliche E-Mail-Konversationen in der Detailansicht sowohl des Kontakts als auch des verknüpften Deals sehen können.


Sie haben zudem einen eigenen Pipedrive Posteingang, in dem Sie alle Ihre E-Mails sehen, die Verknüpfung und Freigabe dieser E-Mails steuern und neue E-Mails verfassen können, indem Sie auf das grüne Bleistiftsymbol klicken.

Hinweis: Wenn Sie eine Tastatur für rechts-nach-links-Sprachen – wie Persisch, Urdu, Hebräisch und Arabisch – verwenden, wird dies von Pipedrive erkannt und Ihre eingegebenen Inhalte werden entsprechend formatiert. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber.

Sie können Ihre neu verfassten E-Mails an Ihre Bedürfnisse anpassen, einschließlich Textformatierung, Inline-Bildern und intelligenten Feldern, die Informationen aus Ihren Pipedrive Deals und Kontakten ziehen können.

Hinweis: Die maximale Dateigröße pro E-Mail variiert je nach Provider. Bei Gmail beträgt das Limit beispielsweise 25MB, während bei Outlook die Obergrenze bei 20MB liegt.

Erfahren Sie mehr über die E-Mail-Vorlagen und E-Mail-Signaturen Funktionen in der E-Mail-Synchronisierungs-Funktion, um weitere Anpassungen vorzunehmen.


Einrichtung Ihrer E-Mail-Synchronisierung

Hinweis: Wenn Sie Pipedrive gerade erst kennenlernen, sehen Sie sich unseren Pipedrive Academy KursEinstieg in die Grundlagen“ an.

Diese Funktion synchronisert Ihren E-Mail-Posteingang mit Ihrem Pipedrive Account, damit Sie auf Ihre E-Mails zugreifen können, ohne Pipedrive verlassen zu müssen.

Um die E-Mail-Synchronisationsfunktion zu aktivieren, gehen Sie zu Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung und klicken Sie auf „Neuen Account hinzufügen“.

Geben Sie die Anmeldedaten für den E-Mail-Account ein, den Sie mit Pipedrive synchronisieren möchten, und schon können Sie den Versand von E-Mails starten.

Hinweis: Bei einer Änderung der Anmeldedaten für den E-Mail-Account, den Sie mit Pipedrive synchronisiert haben, müssen Sie diese neuen E-Mail-Anmeldedaten in Pipedrive erneut authentifizieren, um die E-Mail-Synchronisierung ohne Unterbrechung weiter verwenden zu können.

Die E-Mail-Synchronisierungsfunktion ist mit allen wichtigen E-Mail-Providern kompatibel, einschließlich:

  • Gmail und Google Apps
  • Yahoo! Mail
  • Microsoft Exchange (ActiveSync)
  • Outlook.com (also Hotmail)
  • iCloud (also MobileMe oder DotMac)
  • AOL Mail
  • FastMail
  • GandiMail
  • GMX
  • Mail.ru
  • Yandex.Mail
  • GoDaddy Mail
  • Hover.com
  • Namecheap
  • Bluehost
  • Soverin
  • Zimbra
  • 123-reg
  • 126
  • QQ Mail
  • Aliyun (Alibaba Group)
  • Netease 163 (China)
  • Yeah.net
  • 139.com (China)
  • Alle benutzerdefinierten Accounts, die durch generische IMAP via SSL-Verbindung synchronisiert werden

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden auf Ihrem Pipedrive-Account synchronisiert und mit den jeweiligen Kontakten und Deals verknüpft. 

Sie können die Einstellungen Ihrer E-Mail-Funktionen unter Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung anpassen. Mehr über die Einrichtung der E-Mail-Synchronisierungsfunktion erfahren Sie in diesem Artikel.


E-Mail-Labels

Wenn Sie eine Synchronisierung mit Ihrem nativen E-Mail-Anbieter durchführen, können Sie wählen, ob Sie alle E-Mails in Ihrem Posteingang synchronisieren möchten oder nur die E-Mails, die sich in bestimmten Ordnern befinden oder denen ein Label zugeordnet ist.

Wenn Sie alle eingehenden E-Mails synchronisieren möchten, wählen Sie „Alle E-Mails mit Pipedrive synchronisieren“.

Um die Ordner und Labels auszuwählen, die Sie mit Ihrem Pipedrive Account synchronisieren möchten, wählen Sie E-Mails mit bestimmten Labels synchronisieren und bestimmen die Labels, die Sie synchronisieren möchten.


Archivierung und Tracking

Sie können wählen, ob E-Mails in Ihrem synchronisierten E-Mail-Account archiviert oder gelöscht werden sollen, wenn sie in Pipedrive archiviert oder gelöscht werden.

Sie können zudem auf die E-Mail-Tracking-Funktionen von Pipedrive zugreifen, mit denen Sie sehen können, ob der Empfänger Ihre gesendete E-Mail oder einen der darin enthaltenen Links geöffnet hat.

Erfahren Sie mehr über unsere E-Mail-Tracking-Funktion in diesem Artikel.


E-Mail-Links

Sie können wählen, welche E-Mail-Anwendung Sie zum Verfassen neuer E-Mail-Nachrichten verwenden möchten.

  • E-Mail-Links in Pipedrive öffnen" führt Sie zur Registerkarte Mail Ihres Pipedrive-Accounts, wo Sie eine E-Mail verfassen können, nachdem Sie auf die E-Mail-Adressen-Links in Pipedrive geklickt haben
  • Die Standard-E-Mail-Anwendung auf meinem Computer verwenden, um E-Mail-Links zu öffnen“ öffnet Ihren Standard-E-Mail-Client (z. B. Gmail), um eine E-Mail zu senden, nachdem Sie auf Adresslinks geklickt haben.

Blockierte E-Mail-Adressen

Hinweis: E-Mails von blockierten E-Mail-Adressen werden nur geprüft, wenn die blockierte Adresse der einzige Absender ist. Wenn eine nicht blockierte E-Mail-Adresse einkopiert oder einer von mehreren Empfängern ist, wird die E-Mail nicht geprüft, auch wenn eine blockierte Adresse enthalten ist.

Wenn Sie E-Mails an die von Ihnen synchronisierte E-Mail-Adresse erhalten, die Sie nicht in Pipedrive haben möchten, können Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse ([email protected]) oder eine allgemeine Domain (@domain.com) als E-Mails registrieren, die in Pipedrive ignoriert werden sollen.

Jede Adresse oder Domäne, die ignoriert wird, erscheint nicht im E-Mail-Tab Ihres Pipedrive Accounts.


Alternative E-Mail-Adresse für Smart BCC

Standardmäßig ist in Pipedrive nur die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei Pipedrive anmelden, zur Verwendung der mit Ihrem Account verknüpften Smart BCC-Adresse berechtigt. Wenn Sie Ihre E-Mails jedoch von einer anderen E-Mail-Adresse aus versenden als der, die Sie für die Anmeldung bei Pipedrive verwenden, können Sie diese E-Mail-Adresse als alternative E-Mail-Adresse hinzufügen.

Wenn Sie eine E-Mail zur Liste Akzeptiert von hinzufügen, wird eine Bestätigungs-E-Mail an die hinzugefügte E-Mail-Adresse gesendet, die bestätigt werden muss, bevor die Adresse verwendet werden kann.


E-Mail-Freigabe

Hinweis: Durch die Änderung dieser Funktion werden die aktuellen E-Mail-Freigabeeinstellungen Ihrer bestehenden E-Mails nicht überschrieben und gelten nur für E-Mails, die nach der Aktualisierung der Einstellung empfangen werden.

Mit dieser Einstellung wird die Standardeinstellung zur Freigabe künftiger E-Mails in Pipedrive konfiguriert.

  • Alle meine E-Mail-Konversationen privat behandeln – E-Mails werden unter keinen Umständen für andere Nutzer des Accounts sichtbar sein – auch nicht für Admin-Nutzer.
  • Alle meine verknüpften E-Mail-Konversationen für andere in meinem Unternehmen freigeben – Andere Nutzer in Ihrem Pipedrive Account können E-Mails sehen, die mit allen Kontakten oder Deals verbunden sind, auf die sie Zugriff haben.
Hinweis: Um bestimmte E-Mails für andere Benutzer in Ihrem Pipedrive Unternehmensaccount freizugeben, passen Sie die Sichtbarkeitseinstellungen für die einzelnen E-Mails an.


Automatische Verlinkungsfunktion

Pipedrive erkennt die E-Mail-Adresse, die mit der empfangenen E-Mail verknüpft ist und ordnet die E-Mails automatisch der entsprechenden Kontaktperson zu.

Die Auswahl von Automatisch erlaubt es Pipedrive zudem, diese E-Mail mit einem offenen Deal des Empfängers der E-Mail zu verknüpfen, sofern ein offener Deal in Ihrem Pipedrive Account existiert.

Wenn Sie viele offene Deals mit demselben E-Mail-Empfänger in Pipedrive haben, kann es effizienter sein, Manuell zu wählen, um Verwechslungen zu vermeiden.


Sie haben zudem die Möglichkeit, Projekte oder Leads aus Ihrem Lead-Posteingang über die E-Mail-Synchronisierung von Pipedrive mit Ihren E-Mails zu verknüpfen. Mehr über das Anschreiben von Leads per E-Mail erfahren Sie in diesem Artikel.

Hinweis: Wenn Sie eine verknüpfte E-Mail aus Ihrem Mail-Tab in Pipedrive löschen, erscheint sie nicht mehr in der Detailansicht dieses verknüpften Deals.

Wenn Sie Probleme mit Ihrer E-Mail-Synchronisierungsverbindung haben, finden Sie in unserer Anleitung zur Fehlerbehebung bei der E-Mail-Synchronisierung einige Tipps zur Behebung der häufigsten Probleme.

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