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Pipedrive

Stapelbearbeitung und Filterfunktion (Die Listenansicht)

Hinweis: Für bestimmte in diesem Artikel aufgeführte Aktionen sind Admin-Rechte erforderlich. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.


Sehen Sie sich ein Anleitungsvideo mit einfachen Erläuterungen eines der nützlichsten Tools in Pipedrive an.


Die Listenansicht – Benutzerdefiniertes Reporting und Stapelbearbeitung

Überblick

Was ist nun also die Listenansicht und warum würden Sie diese verwenden?

Die Listenansicht ist ein leistungsfähiges Verwaltungs- und Reporting-Tool. Sie können auf diese Ansicht für Ihre Geschäfte, Kontakte oder Produkte zugreifen. Diese Ansicht ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Berichte und Filter aus nahezu allen nur möglichen Daten zu generieren. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Filter in eine Tabelle zu exportieren, sowie ausgedehnte Bearbeitungsänderungen an Ihren Daten vorzunehmen.

Nehmen wir beispielsweise einmal an, Sie möchten alle Geschäfte finden, die einem bestimmten Pipedrive-Benutzers gehören, und Sie möchten dann alle diese Geschäfte jemand anderem neu zuweisen können oder ein neues benutzerdefiniertes Feld, das Sie allen Ihren derzeit vorhandenen Geschäften hinzugefügt haben, mit Daten füllen. Die Listenansicht macht diese Aufgabe zum Kinderspiel.

Anpassen Ihrer Liste

Sie haben die Möglichkeit, jede Ihrer Listenansichten (Geschäfte, Kontaktpersonen, usw.) so anzupassen, dass genau die von Ihnen gewünschten Inhalte angezeigt werden. Datenspalten können ausgeblendet, angezeigt oder auch verschoben werden. Zudem können Sie verschiedene Spaltenkombinationen auf der Basis einzelner Filter speichern. 

Navigieren Sie zu Ihren Kontakten/Kontaktpersonen/Organisationen, Geschäften oder Produkten, um die entsprechende Listenansicht zu öffnen.

Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol in der oberen rechten Ecke. Von dort aus können Sie dann die Felder auswählen, die Sie in Ihrer Listenansicht angezeigt haben möchten.

Zu guter Letzt lassen sich dann noch die Datenspalten Ihren Wünschen entsprechend neu anordnen:





Sortieren

In der Listenansicht lassen sich Ihre Listen durch Anklicken der Spaltenüberschriften sortieren. Wenn Sie beispielsweise Ihre Geschäfte basierend auf dem Geschäftwert sortieren möchten, klicken Sie einfach auf die betreffende Spaltenüberschrift:



Tipp: Halten Sie die Umstelltaste gedrückt, während Sie Ihre Spaltenüberschriften anklicken, um Ihre Liste nach mehreren verschiedenen Kriterien zu sortieren. Wenn Sie beispielsweise bei gedrückter Umschalttaste die Felder Eigentümer und Wert auswählen, wird die Liste zuerst sowohl nach Eigentümer (alphabetisch) als auch nach Wert des Geschäfts sortiert. Damit können Sie eine Liste zuerst nach Eigentümer und gleichwohl die Geschäfte des betreffenden Eigentümers nach höchstem/niedrigstem Wert sortieren:




Filter und Benutzerdefiniertes Reporting

Pipedrive kann Ihre Geschäfte/Kontakte/Organisationen/Produkte nach fast jedem Kritierium sortieren, das Sie sich vorstellen können. Klicken Sie einfach auf das Filter-Aufklappmenü, um auf die voreingestellten Filter von Pipedrive zuzugreifen, oder legen Sie mit dem Erstellen Ihrer eigenen individuellen Filter los.



Beispiel - Nachstehend sehen Sie ein benutzerdefiniertes Filterbeispiel. Wie Sie sehen, können wir unsere Geschäfte nach unseren Kontaktkriterien filtern und zudem die Abschnitte BELIEBIGE und ALLE kombinieren, um komplexere Filter zu schaffen. Benutzerdefinierte Filter werden automatisch basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten benannt. Sie können diese jedoch auch individuell benennen:


Filtern kann, wie oben ersichtlich, eine Sichtbarkeitseinstellung zugewiesen werden. Auch diese Einstellung kann später wieder geändert werden.

Privat – Nur der Ersteller des Filters kann auf den Filter zugreifen.

Geteilt – Jeder Benutzer im betreffenden Pipedrive-Account kann auf den Filter zugreifen. Dadurch wird nicht die Sichtbarkeit der eigentlichen Elemente der Liste eingestellt. Wenn Sie die Sichtbarkeit Ihrer Geschäfte/Kontakte mit "Eigentümer und Follower" markiert haben, können andere Pipedrive-Benutzer NICHT auf die Filterergebnisse zuzugreifen, selbst wenn es sich um einen geteilten Filter handelt.

Ausgewählte Spalten mit Filter speichern

Beachten Sie die Option Ausgewählte Spalten mit dem Filter speichern. Damit werden beim Speichern ihres Filters stets auch die aktuell in Ihrer Listenansicht sichtbaren Spalten zusammen mit dem Filter gespeichert. Dies bedeutet, dass Sie stets alle in Ihrem Filter benötigten relevanten Informationen anzeigen können, ohne Spalten ausblenden oder weitere Spalten hinzufügen zu müssen.

Listen exportieren

Von derselben Bildschirmansicht aus können Sie diese Liste zudem mit den von Ihnen hinzugefügten Spalten exportieren. Wie bereits erwähnt, können Sie hier die Listenansicht anpassen, filtern und sortieren, damit alle gewünschten Informationen sichtbar sind. Pipedrive wird ausschließlich die in Ihrer Liste sichtbaren Spalten exportieren.

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke über die Schaltfläche "..." auf Filterergebnisse exportieren. Sie erhalten dann die Option, eine Excel- oder CSV-Datei zu exportieren. Anschließend werden Sie zur Datenexport-Seite weitergeleitet, auf der Ihnen im Bereich "Zum Download bereitstehende Exporte" der aktuelle Exportvorgang angezeigt wird. Die Tabelle sollte nun automatisch auf Ihr Gerät heruntergeladen werden.

Ihnen stehen keine Export-Optionen zur Verfügung? Wenn dem so ist, liegt dies daran, dass Sie als Normalbenutzer registriert sind und Ihre Möglichkeit, Listen zu exportieren, in den Account-Einstellungen durch einen Admin eingeschränkt wurde.



Stapelbearbeitung

Für die Bearbeitung Ihrer Daten stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

Klicken Sie direkt auf das Feld, das Sie bearbeiten möchten. Auf diese Weise lässt sich jeweils ein Feld bearbeiten.



Oder ... Markieren Sie die Kontrollkästchen der betreffenden Zeilen, die Sie bearbeiten möchten. Dadurch wird dann nur Ihre Auswahl bearbeitet, Sie können jedoch alle dazugehörigen Felder gleichzeitig bearbeiten. (siehe Beispiel unten)

Oder ... Wählen Sie alle Zeilen in der Liste aus, indem Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Kontrollkästchenspalte anklicken. Dadurch wird alles in Ihrem Filter befindliche ausgewählt sowie alle Ergebnisse, selbst wenn Sie nicht ganz nach unten geblättert und jede Zeile geladen haben. Dies dient dazu, alle Ergebnisses Ihres Filters im Nu bearbeiten zu können. (siehe Beispiel unten)

Oder ... Klicken und halten Sie den Mauszeiger gedrückt und bewegen Sie diesen entlang der Kontrollkästchen, die Sie auswählen möchten. (siehe Beispiel unten)

Multi_select.gif

Massenlöschung

Sie können entweder bestimmte Elemente in Ihrer Liste auswählen und löschen oder eine Massenlöschung ;aller Ergebnisse Ihres Filters durchführen.

Um nur ein paar ausgewählte Elemente zu löschen: Markieren Sie die Kontrollkästchen der zu löschenden Elemente in Ihrer Listenansicht und klicken Sie anschließend auf das Papierkorbsymbol, um diese zu löschen.

Um alle Ergebnisse Ihres Filters zu löschen: Wählen Sie alle aus, indem Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Kontrollkästchenspalte anklicken. Dadurch werden alle Ergebnisse Ihres Filters gelöscht, nicht nur die auf Ihrem Bildschirm angezeigten.