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Pipedrive

E-Mail-Synchronisierung und Datenschutz – Häufig gestellte Fragen

F: Ich möchte nicht alle meine ein- und ausgehenden E-Mails synchronisieren, sondern nur einige davon. Ist das möglich?

A: Es ist möglich nur eine bestimmte Kennzeichnung oder einen bestimmten Ordner (oder eine Reihe von Labels/Ordner) mit dem Pipedrive-Account zu synchronisieren. Auf diese Weise kontrollieren Sie, welche E-Mails im Mail-Tab Ihres Pipedrive-Accounts gelangen und welche nicht.

F: Ich kann also festlegen, dass nur bestimmte Kennzeichnungen synchronisiert werden. Ansonsten werden alle E-Mails synchronisiert. Aber welche Möglichkeit eignet sich am besten für meine Anforderungen?

A: Sollten Sie feststellen, das Sie viele E-Mails empfangen, die nicht mit Ihren Sales in Verbindung stehen, ist es empfehlenswert nur ganz bestimmte Kennzeichnungen mit dem Pipedrive-Account zu synchronisieren, die Ihren Mail-Tab frei und effektiv hält. Sollten Sie hauptsächlich E-Mails empfangen, die mit Ihren Sales bei Pipedrive zu tun haben, ist es empfehlenswert alle E-Mails zu synchronisieren, sodass Sie effektiv arbeiten können, ohne dabei ständig zwischen Tabs in Ihrem Browser wechseln zu müssen. 

F: Ich habe mich dafür entschieden, alle meine E-Mails zu synchronisieren. Heißt das, dass alle alten Nachrichten in meinem E-Mail-Account nach Pipedrive übertragen werden?

A: Nein. Pipedrive synchronisiert nicht Ihren gesamten E-Mail-Verlauf, sondern nur die zu Beginn der Synchronisierung ausgewählten E-Mails. Auf diese Weise holt Pipedrive nur die E-Mails, die Sie möchten und überfüllt Ihren Mail-Tab nicht mit unnötigen E-Mails.

F: Mit der cleveren BCC-E-Mail-Funktion werden automatisch Kontakte für alle unbekannten E-Mail-Empfänger angelegt. Funktioniert die E-Mail-Sync-Funktion auch auf diese Weise?

A: Nein. Pipedrive legt bei der E-Mail-Sync-Funktion keine Kontakte automatisch an. Sie können jedoch manuell Kontakte für Personen anlegen, mit denen Sie E-Mails austauschen, wenn diese noch nicht als Kontakt in Pipedrive aufgeführt sind. Dies können Sie im Mail-Tab Ihres Pipedrive-Accounts durchführen. Öffnen Sie dazu einfach den E-Mail-Thread, klicken Sie auf den Namen des Empfängers/Absenders und anschließend auf Neuen Kontakt anlegen oder Einem vorhandenen Kontakt hinzufügen

F: Ich bin Admin-Benutzer eines Unternehmensaccounts mit mehreren Benutzern, deren direkter Vorgesetzter ich bin. Kann ich auf ihre jeweiligen Mailseiten zugreifen?

A: Nein. Da der Mail-Tab die Inhalte des persönlichen E-Mail-Accounts eines Benutzers wiedergibt, ist der Inhalt dieser synchronisierten E-Mail-Accounts für andere Benutzer unzugänglich. Die einzige Ausnahme liegt vor, wenn eine E-Mail mit einem Deal oder Kontakt verknüpft ist, zu deren Zugang ein anderer Benutzer berechtigt ist. In diesem Fall kann jeder Benutzer, der berechtigt ist die E-Mail oder den Kontakt zu sehen, auch die bestimmten verknüpften E-Mail-Threads sehen. 

F: Ich muss einige E-Mails mit meinem Team teilen, die meisten E-Mails sollen jedoch standardmäßig privat bleiben. Was muss ich tun?

A: Sie können diese E-Mails als Geteilt markieren und sicherstellen, dass sie mit einem Deal und/oder Kontaktperson verknüpft sind, die andere Benutzer bei Pipedrive sehen können. Wenn Ihre E-Mails als Privat markiert sind, kann kein anderer Benutzer sie sehen. Wenn Ihre E-Mails als Geteilt markiert und mit Deals oder Kontakten in Pipedrive verknüpft sind, können alle Benutzer mit Zugriff auf diese Deals oder Kontakte die E-Mails in der betreffenden Detailansicht sehen.

F: Ich habe einige E-Mails geteilt, möchte aber, dass andere Benutzer in meinem Unternehmen diese E-Mails nicht sehen können. Was muss ich tun?

A: Ja. Sie können zurückgehen und E-Mails als Privat markieren, selbst wenn Sie diese zuvor geteilt haben. Sie können bestimmte Gespräche in der Detailansicht des verknüpften Deals und Kontakts als privat markieren. Sie können außerdem zum Mail-Tab Ihres Pipedrive-Accounts navigieren, die E-Mail-Threads auswählen, die nicht weiterhin benutzt werden sollen und sie in großen Mengen als Privat markieren. Sobald sie als Privat markiert wurden, können andere Benutzer in Ihrem Unternehmen nicht mehr darauf zugreifen, selbst wenn sie weiterhin Zugriff auf die relevanten Deals oder Kontakte haben, mit denen diese E-Mails verknüpft sind.

  

F: Ich habe eine E-Mail mit einem Deal in meinem Account verknüpft. Was passiert, wenn ich diese E-Mail lösche?

A: Wenn Sie eine E-Mail löschen, die zu einem Deals in Ihrem Pipedrive-Account gehört, wird diese E-Mail nicht weiterhin in der Detailansicht dieses Deals sichtbar sein. Das liegt daran, dass die E-Mail im Mail-Tab Ihres Pipedrive-Accounts aktiv ist und die Informationen aus ihr stammen. Falls Sie die E-Mail nicht im Posteingangsfach des Mail-Tabs haben möchten, ist es empfehlenswert Nutzen von der Funktion Archivieren zu machen, um sie woanders zu lagern, während die dazugehörigen Informationen weiterhin verfügbar bleiben.