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Pipedrive

Häufig gestellte Fragen zum kompletten E-Mail-Sync und zum Datenschutz

 

F: Ich möchte nicht alle meine ein- und ausgehenden E-Mails synchronisieren, sondern nur einige davon. Ist das möglich?

A: Es ist möglich, nur eine bestimmte Kennzeichnung bzw. einen bestimmten Ordner oder einen Satz mit Kennzeichnungen/Ordnern zu synchronisieren. Auf diese Weise haben Sie die Kontrolle darüber, welche E-Mails in Pipedrive landen und welche nicht.

 

F: Ich kann also festlegen, dass nur bestimmte Kennzeichnungen synchronisiert werden. Ansonsten werden alle E-Mails synchronisiert. Aber welche Möglichkeit eignet sich am besten für meine Anforderungen?

A: Wenn Sie in Ihrer Rolle ziemlich aktiv im Verkauf sind und viele E-Mails protokollieren müssen, aber gleichzeitig viele E-Mails bearbeiten, die sich nicht auf den Verkauf beziehen und die für den Rest des Unternehmens nicht von Interesse sind, können Sie die Option zum Synchronisieren nur bestimmter Kennzeichnungen in Ihren E-Mail-Integrationseinstellungen verwenden. So können Sie Ihre verkaufsbezogenen E-Mail-Threads für eine problemlose Protokollierung in Pipedrive kennzeichnen und dabei sicherstellen, dass der Rest nicht im CRM-System auftaucht. Wenn Sie sich die ganze Zeit über mit dem Verkauf beschäftigen und der Großteil Ihres E-Mail-Verkehrs protokolliert werden muss, können Sie alle E-Mails synchronisieren. Dann stehen all Ihre E-Mails in Pipedrive zur Verfügung.

 

F: Ich habe mich dafür entschieden, alle E-Mails zu synchronisieren. Heißt das, dass alle alten Nachrichten in meinem E-Mail-Account in Pipedrive übertragen werden?

A: Nein. Pipedrive ruft nicht Ihren gesamten E-Mail-Verlauf ab, sondern nur einen angemessenen Datumsbereich der zuletzt gesendeten und empfangenen E-Mails. Das heißt, wir überladen Ihren Account nicht mit alten E-Mails, die für Ihre aktuellen Geschäfte gar nicht relevant sind.

 

F: Mit der cleveren BCC-E-Mail-Funktion werden automatisch Kontakte für alle unbekannten E-Mail-Empfänger angelegt. Gilt diese Logik auch bei der E-Mail-Sync-Funktion?

A: Nein. Pipedrive legt bei der E-Mail-Sync-Funktion keine Kontakte automatisch an. Sie können jedoch manuell Kontakte für Personen anlegen, mit denen Sie E-Mails austauschen, wenn diese noch nicht als Person in Pipedrive aufgeführt sind. Dieser Schritt kann auf Ihrer Mailseite erfolgen. Sie müssen nur den entsprechenden E-Mail-Thread öffnen, auf den Namen des Empfängers bzw. Absenders der E-Mail klicken und diesen als neuen Kontakt speichern.

 

F: Ich bin Admin-Benutzer eines Unternehmens-Accounts mit mehreren Benutzern, deren direkter Vorgesetzter ich bin. Kann ich auf ihre jeweiligen Mailseiten zugreifen?

A: Nein. Die Mailseite ist auch für Admins im Unternehmen privat. Das heißt, Sie können nicht auf die Mailseiten anderer Mitarbeiter zugreifen. Die Mitarbeiter können auch nicht gegenseitig auf ihre Mailseiten zugreifen. Also selbst wenn Sie sich dafür entscheiden, all Ihre E-Mails zu synchronisieren, und auch einige nicht auf den Verkauf bezogene Nachrichten auf Ihrer Pipedrive-Mailseite landen, sind diese für alle anderen Benutzer in Ihrem Unternehmen nicht sichtbar.     

 

F: Ich muss einige E-Mails mit meinem Team teilen, die meisten E-Mails sollen jedoch standardmäßig privat bleiben. Was muss ich tun?

A: Sie müssen die gewünschten E-Mails als „Geteilt“ markieren. Gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass die E-Mails mit einem Geschäft und/oder einer Person verknüpft sind, die andere Benutzer in Pipedrive anzeigen können. Wenn Ihre E-Mails als „Privat“ markiert sind, können nur Sie die E-Mails anzeigen. Wenn Ihre E-Mails als „Geteilt“ markiert und mit Elementen verknüpft sind, können alle Benutzer mit Zugriff auf diese Geschäfte und/oder Kontakte die E-Mails auf ihren jeweiligen Detailseiten anzeigen.

 

F: Ich habe vor Kurzem einige E-Mails geteilt, möchte aber, dass andere Benutzer in meinem Unternehmen diese E-Mails nicht mehr sehen können. Gibt es für diesen Fall eine Lösung?

A: Ja. Sie können immer zurückgehen und E-Mails als „Privat“ markieren, auch wenn Sie sie in der Vergangenheit geteilt haben. Sie können bestimmte Konversationen über die Detailseiten des Geschäfts und/oder Kontakts, mit dem diese verbunden sind, als privat kennzeichnen. Oder Sie können zu Ihrer Mailseite wechseln, die E-Mail-Threads auswählen, die Sie nicht länger teilen möchten, und sie alle zusammen als privat markieren. Sobald sie als privat markiert wurden, können andere Benutzer in Ihrem Unternehmen nicht mehr darauf zugreifen, selbst wenn sie weiterhin Zugriff auf die relevanten Geschäfte und/oder Kontakte haben, mit denen diese E-Mails verknüpft sind.