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Signaturen anfordern
Dokument unterzeichnen
Unterzeichnungsstatus des Dokuments prüfen
Wie viele Signaturen kann ich anfordern?

Smart Docs: eSignaturen

JT
Jenny Takahara, 23. Januar 2024
Hinweis: Die Smart Docs-Funktion ist in denProfessional, Power und Enterprise Plänen bereits enthalten und für die Essential und Advanced Pläne als Add-On verfügbar. Nur Nutzer mit Zugriff auf die Accounteinstellungen können das Add-On für den Unternehmensaccount erwerben. Das Add-On steht als 14-tägige kostenlose Testversion mit fünf Signaturen zur Verfügung (Rechnungsangaben erforderlich). Erfahren Sie mehr auf dieser Seite mehr über die Nutzungsbedingungen des Add-Ons.

Die Smart Docs Funktion verfügt über eine eSignatur-Funktion, mit der Ihre Kunden ohne zusätzlich benötigte Tools Dokumente unterzeichnen können.

Die eSignatur-Funktion von Pipedrive bietet Basic Digital Signing. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über diese Art von Signatur.


Signaturen anfordern

Versand Ihrer Anforderung

Hinweis: Nach 60 Tagen verfallen unvollständige eSignatur-Anträge, d.h. die Links sind nicht mehr gültig und der Dokumentenstatus lautet „abgelaufen“.

Um eine Signatur anzufordern, müssen Sie ein Dokument mittels der Smart Docs-Funktion auf der Detailseite eines Deals oder Kontakts erstellen oder hochladen. Wie Sie ein Dokument einrichten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Sie können an zwei Stellen eine Signatur anfordern:

  • Im Dokument-Editor


In der Detailansicht


Hinweis: Durch die Anforderung einer Signatur wird eine andere Version des Dokuments erstellt.

Nachdem Sie auf „Signaturen anfordern“ geklickt haben, werden Sie aufgefordert, Ihr Dokument zu überprüfen und Ihre Unterzeichner zu verwalten. Der Nutzer, der die Unterzeichnung anfordert (Sie) und die verknüpfte Kontaktperson werden automatisch als Unterzeichner hinzugefügt, Sie können diese Liste jedoch löschen oder ergänzen. Sie können pro Dokument bis zu 10 Unterzeichner hinzufügen.

Die Sprache der Einladung kann unter „Einldungssprache” geändert werden.

Authentifizierung Ihrer Anforderung

Signaturanforderungen erfordern einen Authentifizierungscode.

Wenn diese Sicherheitsfunktion aktiviert ist, erhalten die Unterzeichner per E-Mail einen einmaligen Authentifizierungscode, um die Gültigkeit ihrer E-Mail zu überprüfen (aber nicht zu garantieren). Der Unterzeichner muss zur Unterzeichnung des Dokuments diesen Code verwenden.

Personalisierung Ihrer Anforderung

Personalisieren Sie die E-Mails, die Ihre Kunden mit der Aufforderung zur elektronischen Unterschrift erhalten, mit einer individuellen Betreffzeile und Nachricht.

Hinweis: In den Accounteinstellungen können Admin-Nutzer den standardmäßigen Status für den Authentifizierungscode sowie die Standardnachrichten für E-Mails zur Signaturanforderung in den Smart Docs-Einstellungen festlegen. Jeder Nutzer kann jedoch die Authentifizierungscodes für die einzelnen Unterzeichner ein- oder ausschalten.

Wenn Sie auf „Weiter“ klicken, können Sie Felder für die Unterzeichner zum Dokument hinzufügen und sie per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Nachdem Sie ein Feld in ein Dokument eingefügt haben, können Sie mit der Maus über das Feld fahren, um es zu bearbeiten und zu konfigurieren.

Hinweis: Sie können bis zu 1.000 Unterzeichnerfelder zu einem Dokument hinzufügen. In Textfeldern für Unterzeichner können nur lateinische Schriftzeichen verwendet werden.

Derzeit sind vier Arten von Unterzeichnerfeldern mit unterschiedlichen Konfigurationen verfügbar:

Signaturen
Dies ist ein Pflichtfeld und hat keine Konfiguration
Initialen
Kann als erforderliches/optionales Feld definiert werden
Textfeld
  • Kann als erforderliches/optionales Feld definiert werden
  • Kann Hinweistext enthalten, um dem Unterzeichner zu erklären, was eingegeben werden muss
  • Kann die grundlegende Formatierung ändern
Checkbox
Kann als erforderliches/optionales Feld definiert werden

Wenn Sie Felder für die Unterzeichner zum Dokument hinzufügen, müssen Sie für jeden Unterzeichner ein Unterschriftsfeld einfügen. Sie können im Dropdown-Menü „Unterzeichner auswählen“ in der linken Seitenleiste zwischen den Unterzeichnern hin- und herwechseln.

Wenn Sie die Felder bearbeiten, können Sie zudem ein Feld einem anderen Unterzeichner zuweisen.

Wenn Sie mit der Einrichtung des Dokuments fertig sind, klicken Sie auf „Senden“ und das Dokument wird mit den Anweisungen an alle Unterzeichner gesendet. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand unterschreibt oder die Unterzeichnung ablehnt.

Wenn Sie keine Unterschriftenfelder zum Dokument hinzufügen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen, indem Sie auf „Trotzdem senden“ klicken

Wenn Sie das Dokument ohne Unterschriftenfelder senden, werden die Unterschriften auf einer zusätzlichen Seite am Ende des Dokuments eingefügt.

Nicht unterstützte Dokumententypen

Die folgenden Dokumenttypen werden für die Signaturerfassung nicht unterstützt:

  • Verschlüsselte Dokumente (Dokumente, die durch ein Passwort geschützt sind).
  • Dokumente, die bereits digital unterzeichnet wurden.
  • Schreibgeschützte Dokumente.

Wenn Sie einen dieser Dokumenttypen verwenden, wird kein Fehler angezeigt und der Signaturprozess wird wie üblich durchgeführt. Das Dokument wird von Pipedrive jedoch nicht empfangen, so dass das Dokument niemals „vollständig“ erscheint.


Dokument unterzeichnen

Wenn ein Unterzeichner eine Signaturanforderung in seiner E-Mail öffnet, kann er das Dokument überprüfen. Er kann auf das Feld „Unterschrift“ klicken, um das Dokument entweder durch Tippen oder Zeichnen zu unterzeichnen, oder das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke verwenden, um „Unterschrift ablehnen“ oder „Als PDF herunterladen“ zu wählen.

Hinweis: Wenn der Unterzeichner der Speicherung von Cookies zustimmt, können Sie sehen, wann und wie oft das Dokument geöffnet wurde.

Sobald alle erforderlichen Unterzeichnerfelder ausgefüllt sind, kann der Unterzeichner auf „Unterzeichnung abschließen“ klicken, um fortzufahren.

Hinweis: Digitale Signaturen werden erst auf ein Dokument übertragen, wenn alle Unterzeichner die Signaturanforderung abgeschlossen haben.

Der Unterzeichner wird aufgefordert, einen Authentifizierungscode zu übermitteln und ein Kästchen anzuklicken, um zu bestätigen, dass er das Dokument gelesen hat. Danach kann er auf „Unterzeichnen“ klicken, um die Übermittlung des Dokuments abzuschließen.

Wenn das Dokument von allen Unterzeichnern unterschrieben wurde, erhalten alle Unterzeichner und der Nutzer, der die Unterschriften angefordert hat, automatisch eine PDF-Datei des unterschriebenen Dokuments und des Prüfprotokolls per E-Mail.

Hinweis: Wenn Sie Smart Docs mit Ihrem Cloud-Speicher verknüpft haben, werden das unterzeichnete Dokument und das Prüfprotokoll automatisch im ausgewählten Cloud-Speicherort gespeichert. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Verbindung zu einem Cloud-Speicher.

Unterzeichnungsstatus des Dokuments prüfen

Das Dokument auf der Detailseite Ihres Deals oder Kontakts zeigt den Unterzeichnungsstatus Ihres Dokuments an.

Klicken Sie auf den Unterzeichnungsstatus, um Informationen über jeden Unterzeichner, die Dokumentenansicht und den Unterzeichnungsstatus zu sehen.

  • Abgelehnt — Der Unterzeichnende hat die Unterschrift des Dokuments abgelehnt. Sie können die Anforderung erneut senden, indem Sie auf „Einladung erneut senden“ klicken.
  • Gesendet – Die Signaturanforderung ist noch ausstehend. Sie können auf „Erinnerung senden“ klicken, um den Empfänger per E-Mail auf die Anfrage hinzuweisen.
  • Abgeschlossen – Der Unterzeichnet hat bereits unterschrieben.


In diesem Fenster können Sie zudem „Die Unterzeichnung abbrechen“ und die Option „Herunterladen“ wählen, um die Originalversion des Dokuments herunterzuladen. Wenn alle Parteien das Dokument unterzeichnet haben, können Sie die unterzeichnete Version des Dokuments sowie das Prüfprotokoll ebenfalls herunterladen.

Hinweis: Es kann jeweils nur eine Version eines Dokuments zur Unterschrift vorgelegt werden. Wenn Sie eine weitere Version des Dokuments unterschreiben lassen möchten, müssen Sie die in Bearbeitung stehende Version abbrechen. Wenn Sie bereits eine signierte Version des Dokuments haben, können Sie keine Signaturen für eine weitere Version anfordern, sondern müssen eine neue Version erstellen.

Wie viele Signaturen kann ich anfordern?

Hinweis: Das Add-On und die Signaturenpakete können nur von Nutzern mit Abrechnungszugriff gekauft werden. Die Anzahl der Signaturanfragen gilt pro Unternehmensaccount und Monat.

Die Anzahl der verfügbaren Signaturen variiert je nach Ihrem abonnierten Plan.

  • Professional und Enterprise: In diesen Plänen ist eine unbegrenzte Anzahl von Signaturanforderungen eingeschlossen (es gilt die Richtlinie zur angemessenen Nutzung).
  • Essential und Advanced (Add-On): Unternehmensaccounts mit diesen Plänen, bei denen das Add-On aktiviert ist, können zwei Stufen von Signaturanfragen erwerben:
    • 30 Signaturanforderungen pro Monat.
    • 100 Signaturanforderungen pro Monat.
  • Essential und Advanced (Add-On-Testversion): Unternehmensaccounts mit diesen Plänen, welche die Add-On-Testversion nutzen, können bis zu 5 Signaturen anfordern.
Hinweis: Mit einem Essential oder Advanced Jahresplan hat Ihr Unternehmensaccount ein monatliches Kontingent von 30 oder 100 Signaturen, je nach gewählter Stufe. Ungenutzte Signaturen werden nicht auf den nächsten Monat übertragen.

Was ist die Richtlinie zur angemessenen Nutzung?

Pipedrive hält ein wachsames Auge auf die Verwendung von eSignaturen. Wenn wir feststellen, dass die Funktion für den Weiterverkauf genutzt oder auf andere Weise missbraucht wird oder wenn eine übermäßige Beanspruchung vorliegt, behalten wir uns das Recht vor, nach eigenem Ermessen den Zugang eines Nutzers zu dieser Funktion zu verhindern oder auszusetzen.

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