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Pipedrive

Automatización del flujo de trabajo

Nota:La función Automatización del flujo de trabajo es una de las numerosas funciones útiles que tienen los planes Avanzado, Profesional y Corporativo de Pipedrive. Para saber cómo cambiar los planes, haz clic aquí.

 


Si te ves repitiendo las mismas tareas administrativas en Pipedrive —programar la misma acción después de que un trato haya pasado a una etapa específica de tu embudo— puede ser de interés para tu empresa automatizar esas tareas para que puedas concentrarte en las cosas importantes que hacen que tu trato prospere.

Si estás considerando usar la función de automatización del flujo de trabajo para enviar emails a tus contactos, te recomendamos leer más aquí para saber cómo hacerlo.

Para activar la función de automatización del flujo de trabajo, un usuario administrador debe seleccionar Ajustes > Personalizar > Funciones, localizar la opción Automatización del flujo de trabajo, y activarla para tu cuenta de empresa de Pipedrive.
Una vez activada, ve a Ajustes y haz clic en Automatización del flujo de trabajo en la parte superior de la pantalla. También puedes acceder a la función haciendo clic en tu foto en la esquina superior derecha de la aplicación Pipedrive y seleccionando Automatización.

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Nota: Solo los usuarios administradores en Pipedrive pueden crear flujos de trabajo, a menos que ese permiso se haya habilitado a otro conjunto de permisos de usuario en la cuenta de empresa de Pipedrive. Para obtener más información sobre los conjuntos de permisos en Pipedrive, haz clic aquí.

Para comenzar a crear una flujo de trabajo, haz clic en el botón nuevo flujo de trabajo, que se encuentra en la parte superior derecha de la página de flujo de trabajo automatización en la aplicación Pipedrive. una vez hecho clic, proporciona un nombre (y una descripción, si es útil) para tu
flujo de trabajo prevista — no te preocupes, este nombre se puede editar más tarde— y haz clic en Inicio.
Una vez iniciado, verás una página para tu automatización, mapeada de forma vertical para mostrar los pasos programados de tu
automatización.
Una automatización en Pipedrive se compone de dos partes: un evento de activación y un eventode acción.

  • El evento Trigger es la parte "if" de una ecuación if-then: antes de que se produzca la automatización, es necesario que se produzca esta acción programada.
    Esta puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, empresa, acción o trato en Pipedrive.
  • El evento de acción es la parte "entonces" de una ecuación if-then: una vez que se ha producido el evento de activación, esta es la acción que deseas tener lugar.
    Esta puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, empresa, acción o trato en Pipedrive, o el envío de un correo electrónico desde la dirección de correo electrónico sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.

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La forma en que diseñas tu flujo de trabajo está a la altura de las necesidades de tu empresa, por supuesto, pero la función de flujo de trabajo Automatización se puede usar para las siguientes cosas:

  • Cuando se cree un trato en la primera etapa de tu embudo, envía un correo electrónico de presentación con plantilla a la dirección de correo electrónico de la persona asociada con el trato.
  • Cuando se añade un nuevo contacto de persona a Pipedrive, crea un trato y lo asocia con esa persona, así que asegúrate de que todas las personas sean monitoreadas en tu embudo.
  • Cuando se marque una acción como realizada, programa automáticamente la siguiente acción para ese trato y persona.
  • Cuando se cree una nueva persona de contacto en Pipedrive, crea una acción para llamar a esa persona, asignada al propietario de esa nueva persona de contacto.

Para comenzar a diseñar tu automatización, haz clic en el botón Configurar.
Al configurar el activador, puedes elegir entre cuatro opciones — persona, empresa, trato y acción — con tres opciones de qué evento en relación con ese elemento activará la automatización: creación, actualización o eliminación. Una vez que hayas seleccionado el tipo de activador y el evento de activación, haz clic en el botón aplicar.



Con eleng_workflow_3.png
evento Trigger en su lugar, necesitarás
definir el evento de acción.
Al definir tu evento de acción, puedes elegir entre cinco opciones — persona, empresa, trato, accióny correo electrónico — y son capaces de seleccionar tipos de acciones que sean específicos de cada opción. Nota: al elegir enviar una correo electrónico como evento de acción en tu automatización, el evento de acción solo podrá usar la dirección de correo electrónico sincronizada para Pipedrive a través de la función de sincronización de correo.

Ninguna otra dirección de correo electrónico o cuenta puede utilizarse para fines de automatización.

Una vez que hayas elegido el tipo de acción y el evento de activación, haz clic en el botón Paso siguiente para proporcionar los datos específicos para tu acción de activación.
Cuando hayas proporcionado esos datos, haz clic en el botón Aplicar.

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Nota: Para saber cómo automatizar las notificaciones de Slack con la función de automatización de flujo de trabajo, haz clic aquí.

Si deseas proporcionar pasos adicionales, ya sea a mitad o al final de tu flujo de trabajo, haz clic en el icono + en cualquier sitio para agregar esa información.

Nota: Si estableces un activador para crear una acción y no estableces una fecha para esa acción, este se definirá con el mismo día que la acción. Para programar una acción en el futuro, elige opciones como ' en un día ' o ' el próximo martes ' para fechas de cierre que sean relativas a cuando se activó la acción.
Añadir información adicional en el centro de la flujo de trabajo proporcionará nuevas condiciones de activación antes de activar la acción de
evento. Al añadir acciones adicionales al final del flujo de trabajo, se añadirán acciones adicionales que resultarán cuando se produzca el evento de activación.
Dependiendo de la naturaleza de tu flujo de trabajo, es posible que desees que se active solo por ti mismo, o puedes desear que sea activado por cualquier usuario en la cuenta de
Pipedrive.
Para especificar qué puede activar esta automatización, revisa la opción en la parte inferior izquierda de la flujo de trabajo y especifica qué opción prefieres.
Una vez que hayas hecho todas tus elecciones y hayas diseñado tu flujo de trabajo, haz clic en el botón Guardar para finalizar tu automatización.
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Una vez que hayas guardado tu flujo de trabajo, todos tus flujos de trabajo se mostrarán en la página de flujo de trabajo automatización dentro
de la aplicación de Pipedrive. también puedes ver todos los flujos de trabajo creados, junto con los flujos de trabajo eng_workflow_5.png

que se han creado para toda la cuenta de empresa Pipedrive.

Puedes Editarwa5.png
, eliminar o marcar flujos de trabajo como
activos o inactivos. Si un flujo de trabajo se marca como inactivo, no se producirán las funciones de activación y acción.
Los flujos de trabajo inactivos están desactivados para permitirte comprender rápidamente qué automatizaciones están activas actualmente en tu cuenta de Pipedrive. Nota:
la importación de datos en tu cuenta de Pipedrive no activa ninguna acción dentro del flujo de trabajo automatización, incluso las asociadas con la creación o actualización de la información en la cuenta de Pipedrive.

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