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Pipedrive

Automatización del flujo de trabajo

Nota: La función Automatización del flujo de trabajo es una de las funciones útiles que tienen los planes Platinum y Gold de Pipedrive. Para saber cómo cambiar los planes, haz clic aquí.


Si te ves repitiendo las mismas tareas administrativas en Pipedrive —programar la misma actividad después de que un negocio haya pasado a una etapa específica de tu embudo—, puede ser de interés para tu empresa automatizar esas tareas para que puedas concentrarte en las cosas importantes que hacen que tu negocio prospere.

Para activar la función de automatización del flujo de trabajo, un usuario administrador debe seleccionar Ajustes > Personalizar > Funciones, localizar la opción Automatización del flujo de trabajo, y activarla para tu cuenta de empresa de Pipedrive. 
Una vez activada, ve a Ajustes y haz clic en Automatización del flujo de trabajo en la parte superior de la pantalla. También puedes acceder a la función haciendo clic en tu foto en la esquina superior derecha de la aplicación Pipedrive y seleccionando Automatización.

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Nota: Solo los usuarios administradores en Pipedrive pueden crear flujos de trabajo, a menos que ese permiso se haya habilitado a otro conjunto de permisos de usuario en la cuenta de empresa de Pipedrive. Para obtener más información sobre los conjuntos de permisos en Pipedrive, haz clic aquí.

Para empezar a crear un flujo de trabajo, haz clic en el botón Nuevo flujo de trabajo en la parte superior derecha de la página de Automatización de flujo de trabajo en la aplicación Pipedrive.
A continuación, proporciona un nombre (y una descripción, si es útil) para el flujo de trabajo previsto — no te preocupes, este nombre se puede modificar más adelante — y haz clic en Comenzar.

Después verás una página de la automatización con una disposición vertical para mostrar los pasos programados de tu automatización.
Una automatización en Pipedrive se compone de dos partes: un evento activador y un evento de acción

  • El evento activador es la parte "si" de una ecuación: antes de que se produzca la automatización, debe realizarse esta acción programada.
    Esta acción puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o negocio en Pipedrive.
  • El evento de acción es la parte "entonces" de una ecuación: una vez que se haya producido el evento activador, es la acción que deseas que ocurra.
    Esta acción puede ser la creación, actualización o eliminación de una persona, organización, actividad o negocio en Pipedrive, o el envío de un correo electrónico desde la dirección de correo sincronizada con tu cuenta de Pipedrive.

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La forma en que diseñas tu flujo de trabajo depende de las necesidades de su empresa, si bien la función de Automatización del flujo de trabajo se puede usar para lo siguiente:

  • Cuando se crea un negocio en la primera etapa de tu embudo, envía un correo electrónico de introducción con plantilla a la dirección de correo electrónico de la persona asociada con el negocio.
  • Cuando añadas una nueva persona de contacto a Pipedrive, crea un negocio y asócialo a esa persona, para asegurarte de supervisar a todas las personas en el embudo.
  • Cuando se marca una actividad como realizada, programa automáticamente la siguiente actividad para ese negocio y persona.
  • Cuando se crea una nueva persona de contacto en Pipedrive, crea una actividad para llamar a esa persona, asignada al propietario de esa nueva persona de contacto.

Para comenzar a diseñar tu automatización, haz clic en el botón Configurar
Cuando configures tu activador, puedes elegir de entre cuatro opciones — Persona, Organización, Negocio y Actividad — con tres opciones acerca de qué evento relacionado con ese elemento activará la automatización: creación, actualización o eliminación.

Una vez que hayas elegido el tipo de activación y el evento de activación, haz clic en el botón Aplicar.

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Cuando se haya establecido el evento activador, deberás definir el evento de acción. 
Al definirlo, puedes elegir de entre cinco opciones — Persona, Organización, Negocio, Actividad, y Correo electrónico — y seleccionar los tipos de acción que son específicos para cada opción.

Nota: Cuando elijas enviar un correo electrónico como un evento de acción en tu automatización, el evento de acción solo podrá usar la dirección de correo electrónico sincronizada con Pipedrive a través de la función de Sincronización de correo electrónico. Ninguna otra dirección de correo electrónico o cuenta puede utilizarse para fines de automatización.

Una vez que hayas elegido el tipo de acción y el evento de activación, haz clic en el botón Paso siguiente para proporcionar los detalles específicos para tu acción de activación.
Cuando hayas proporcionado esos detalles, haz clic en el botón Aplicar

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Si deseas proporcionar pasos adicionales, ya sea a mitad o al final de tu flujo de trabajo, haz clic en el icono + en cualquier sitio para agregar esa información.

Nota: Si estableces un activador para crear una actividad y no estableces una fecha para esa acción de actividad, se definirá con el mismo día que la acción de actividad. Para programar una actividad con vencimiento en el futuro, selecciona las opciones "En un día" o "El próximo martes" para las fechas de vencimiento relativas al momento de activación de la acción.

Agregar información adicional en el medio del flujo de trabajo proporcionará más condiciones de activación antes de activar el evento de acción. Añadir más acciones al final del flujo de trabajo añadirá más acciones que se producirán cuando se produzca el evento activador. 

Según la naturaleza de tu flujo de trabajo, es posible que lo desees activar por ti mismo, o que lo haga cualquier usuario de la cuenta de Pipedrive.
Para especificar qué se permite para activar esta automatización, marca la opción en la parte inferior izquierda del flujo de trabajo y especifica qué opción prefieres.

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Una vez que hayas seleccionado todas las opciones y hayas diseñado tu flujo de trabajo, haz clic en el botón Guardar para finalizar la automatización.

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Una vez que hayas guardado tu flujo de trabajo, todos ellos se indicarán en la página de Automatización del flujo de trabajo en la aplicación Pipedrive. 
También puedes ver todos tus flujos de trabajo creados, junto con los flujos de trabajo que se han creado para toda la cuenta de empresa de Pipedrive. 

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Puedes editar, eliminar o marcar flujos de trabajo como activos o inactivos. Si un flujo de trabajo se marca como inactivo, las funciones de activación y acción no se producirán.
Los flujos de trabajo inactivos están atenuados para que puedas comprender rápidamente qué automatizaciones están actualmente activas en tu cuenta de Pipedrive.

Nota: La importación de datos a tu cuenta de Pipedrive no activa ninguna acción en la Automatización del flujo de trabajo, ni siquiera las asociadas con la creación o actualización de información en la cuenta de Pipedrive.