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スプレッドシートでデータをインポートする

注意: 本記事に記載される特定のアクションには管理者権限が必要です。詳しくはこちらをクリックしてください。

スプレッドシートを使ってインポートする方法に関する詳細については、ここから当社のライブインタラクティブウェビナーに参加登録してください!


本記事で当社の新しく改良されたインポートシステムを知っていただけるでしょう。 本記事の内容がよく分からない場合は、まだこの機能の古いバージョンをご使用になっているためだと思われます。 新しいバージョンへの切り替えをご希望であれば、ヘルプセンターにこの機能を有効にする旨ご連絡ください。

XLS、XLSX、CSVのスプレッドシートからPipedriveへ簡単にデータをインポートできます。 案件、組織、人物、注意、活動を同時に全てインポートできます! このインポート機能は古いバージョンでも可能ですが、それぞれ別々に行わなければなりません。

あまりテクニカルになる前に、こちらからPipedriveにおけるデータ整理法に関する当社の記事をご覧ください。 これからインポートするデータが、インポート後にどう見えるかを理解するのは重要です。

あなたのスプレッドシートからPipedriveにデータをインポートする方法に関しては、以下の動画をご覧になり、下記の使用説明をご参照ください。


スプレッドシートをインポートする

 

 

インポートを準備をする

注意 - 何の公式も含まないスプレッドシートを使用してください。 そうしたスプレッドシートの方がよく機能します。 スプレッドシートに公式、または出力データを生成するためのデータリンクが使用されている場合、スプレッドシート上のデータをコピーして新しいシートに貼り付けてください (編集、形式を選択して貼り付け、値のみ)。


インポートする前に、Pipedriveでどのような種類のデータを作成したいのか考える必要があります。

単に連絡先のリストをインポートしようとしているのでしょうか? (人物と組織)

連絡先をインポートして、同時にパイプラインでの案件を開きたいのでしょうか?

連絡先をインポートして、その連絡先に関する案件を開き、同時にそれらの案件すべてに関する活動を作成したいのでしょうか?

連絡先をインポートして、その連絡先に関する案件を開き、活動を作成し、注意を添付したいのでしょうか?

それとも、Pipedriveに既に存在している複数の連絡先に関する新しい案件をすべて開きたいのかもしれません。

わかりにくいようでしたら、こちらからPipedriveにおけるデータ整理法に関する当社の記事をご覧ください。 もし既に案件、人物、組織その他についてよくご存知でしたら、この先を読み進んでください。

 

スプレッドシートのインポート方法

ステップ1: ファイルをアップロードします




設定 > データのインポートに進んでください。.

ファイルからをクリックしてください.

ファイルをアップロードするをクリックして、インポートしたいファイルを選択するか、希望のスプレッドシートをPipedriveにドラッグしてください。PipedriveはExcel (.xls、.xlsx) とCSVファイル (.csv) をサポートできます。

 

ステップ2: マッピング




この機能でスプレッドシートのカラムをPipedriveの異なるフィールドにマップすることができます。スプレッドシートの一致するカラムへ、右のフィールドをドラッグしてドロップするだけです。

注意 - 右側に異なるタイプのデータ (連絡先、案件、その他) の異なるカテゴリーがあることに気付くでしょう。 これらのカテゴリーは、スプレッドシートのコンテンツをマップするためにそれぞれ独自のフィールドを持っています。


サーチ機能を使って、探しているフィールドを素早く見つけることもできます。

カスタムフィールドがありますか? フィールドをカスタマイズするに行くだけで、いつでも必要な時にカスタムフィールドを作成できます。 データをインポートするに戻るだけで、インポートを再開できます。



インポートしたカラムのヘッダーがPipedriveのフィールドの値と一致する場合は、相当するカラムタイトルを自動的に選択します。 フィールドの自動認識が機能しなかった場合でも、Pipedriveのフィールドをスプレッドシートのそれぞれ適切なカラムにドラッグできます。

完了したら、をクリックします。.

 

ステップ3: プレビューをして終了




ここでPipedriveが重複を発見した時にどうするかを指示しましょう。 Pipedriveの重複検出アルゴリズムは、一致する記録を見つけ出し、そのデータを1つにまとめようとします。

ここでも完了したマッピングをレビューできます。 このページを使えば、ステップ2で完了したマッピングに基づいて、インポートした後にデータがどのように見えるかはっきりとわかります。



インポートをプレビューしたら、スマートインポートを選択してください。.

これで完了です! これで、インポートしたデータがレビュー可能になり、一括編集リストビューでデータにあらゆる変更を行うこともできます。.

 

「ファイルをスキップする」とはどういうことですか?

インポートを実行すれば、Pipedriveはインポート中にどんな混乱が起こっても、常にすっきりしたわかりやすいレポートにまとめようとします。 具体例: 人物のリストをインポートしようとして、名前などの必須フィールドがない場合、この行はスキップされます。 そして、この行を取り出して、スキップファイルの中で整理します。.

スキップファイルはいつでもダウンロードしてレビューできます。 ここで必要な変更を行うこともでき、その後スキップファイルをPipedriveにインポートしてプロセスを完了できます。これであなたのデータすべてがシステムに入力されたことを確実にします。

具体例: 人物のリストをインポートしようとして、名前などの必須フィールドがない場合、この行はスキップされます。





インポートを取り消して元に戻す方法

インポートを元に戻して、やり直す必要がある場合は、以下情報が役に立ちます。 インポートの実行後も、48時間以内であればいつでも、Pipedriveが提供する便利なリンクを使って、元に戻すことができます。

「元に戻す」リンクが利用できない場合は、ヘルプセンターのウェジットを使ってご連絡ください。当社があなたのリンクを再度有効にできます。


マッピング - パスルを解くボックス

適切にインポートするために追加のマッピングが必要なフィールドもあります。具体例:

ステージ、状況、可視化対象、所有者、もしくは複数/単数選択のオプションフィールドのいづれかを選択すると、パズルを解くダイアログが開き、インポートしたデータをPipedriveの値と一致させることができます。

この例では、スプレッドシートのカラムにステージをマップするとき、この賢い小さなパズルを解くボックスが現われます。 左側には、スプレッドシートのカラムに異なるキーワードがあり、右側には異なるパイプラインの異なるステージがあります。

左側の異なるキーワードを、右側にドラッグ&ドロップして一致させればいいだけです。

下記の例では、スプレッドシートにステージ1ステージ2といったキーワードがあります。 これらのキーワードをコンタクト済みのステージにドラッグすると、スプレッドシートでステージ1ステージ2を持つあるあらゆる行の案件コンタクト済みのステージに追加されます。  



詳細なインポート - マップできるフィールドと各フィールドの役割


詳細なインポート


Pipedriveにはカラムをマップできる異なるフィールドが多数あります。ここで、これらのフィードが何であるのか、そしてどのフィードがあなたにとって最も重要であるかについてご説明しましょう。

 

必須フィールド

これらは、記録を作成するのに必須です:

人物 - 姓名 | (例: オードリー・ヘップバーン)
ファーストネームとラストネームを使用していなければ、人物を作成するのに必須。
人物 - ファーストネーム | (例: オードリー)
姓名を使用していなければ、人物を作成するのに必須。
人物 - ラストネーム | (例: ヘップバーン)
姓名を使用していなければ、人物を作成するのに必須。
人物 - 電話番号 | (例: 555-555-4422)
人物の連絡先の番号 これは重複する人物を避けるためにも特定することが重要。
人物 - Eメールl | 例: audrey.hepburn@pipedrive.com)
人物の連絡先Eメールアドレス これは重複する人物を避けるためにも特定することが重要。

組織 - 名称 | (例: Pipedrive)
組織を作成して、対応する行に人物と関連させるために必須。
組織 - 住所 | (例: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
組織の実在住所。 Googleマップでジオコードされている。 また、同じ名前の組織があるときの重複を避けるためにも特定するのが非常に重要。

案件 - タイトル | (例: Fordの案件)
案件の作成に必須。 Pipedriveに各案件のタイトルを自動的に作成してほしい場合には、スプレッドシートのセルをすべて空白にしておいてください。例えば、「Fordの案件」は組織の名称に従って関連する案件になります。 組織が特定されていない場合は、Pipedriveが人物の姓名に従ってタイトルを付けます。例えば「ジョン・スノーの案件」。 あるいは、希望に合わせてセルを作成することによって自分の案件のタイトルをカスタマイズしてください。

注意 - ステージを別のカラムで特定しない場合は、案件が最初のパイプラインの最初のステージに作成されるでしょう。


注意 - 内容 | (例えば: この案件に関する注意を添えておく)
注意の作成に必須。 これによって、インポートの際に特定した対象 (人物、案件、その他) 全てに、あなたの注意の内容が添付されることを確実にします。

活動 - 主題 | 例: フォローアップコール)
活動の作成に必須。 決してスプレッドシートのセルを空白にしておかないでください。 希望する主題で各セルを作成してください。 この機能によって、各行の活動が作成されます。

 

頻繁に使用されるフィールド

これらは必須ではありませんが、以下を含むと大変役に立ちます:

案件 - ステージ - (例: アイデア)
案件を加えるステージ/パイプラインを特定します。 ステージが特定されていない場合、案件は最初のパイプラインの最初のステージで開きます。
案件 - 額 - (例: 2000)
案件の金額。 通貨が特定されていない場合は、あなたの会社の設定のデフォルト通貨が適応されます。
案件 - 通貨 | (例: 米ドル、ユーロ)
案件の金額の通貨を特定します。 特定されていない場合、Pipedriveはあなたの会社の設定のデフォルト通貨を使用します。
案件 - 成立が予想される日付 | (例: 2016/04/11、4/11/16、 4/11/2016)
予測ビューに案件を表示したい場合は、日付を特定しなければなりません。 必要であれば、後から日付を自分で加えることもできます。
案件 - 所有者 | (例: ボブ・ディロン、ジェームズ・ブラウン)
どのPipedriveユーザーが各案件を所有しているかを特定します。 所有者が特定されていない場合、すべての案件はインポートを実行したユーザーが所有することになります。

活動 - 期限 | (例: 2016/04/11、4/11/16、 4/11/2016)
活動の実行期限を特定します。 
活動 - タイプ | (例: コール、昼食、ミーティング)
カスタムの活動を含む異なるタイプの活動を特定できます。
活動 - 担当ユーザー | (例: ボブ・ディロン、ジェームズ・ブラウン)
特定のPipedriveユーザーに活動を割り当てることができます。

 

過去に関するフィールド

このフィールドで記録に関する過去の日付や状況をマップできます。この機能により、以前に成立した案件や完了した活動の記録をインポートできます。

案件 - 状況 | (例: 獲得、開始)
既に成立した案件をインポートできます。 開始した案件、失った案件、獲得した案件が、それぞれどの行になるかを特定できます。

注意 - 状況を特定しない場合は、インポートされた案件すべてが自動的に開かれます.


案件 - 獲得した日付 | (例: 2016/04/11、4/11/16、 4/11/2016)
案件が獲得とマークされた日付を特定します。
案件 - 失った案件 | (例: 2016/04/11、4/11/16、 4/11/2016)
案件が失われたとマークされた日付を特定します。

活動 - 完了 | (例: 完了、未完了)
既に完了された活動をマークし、他の活動を開いておけます。
活動 - 完了とマークされた日付 | (例: 2016/04/11、4/11/16、 4/11/2016)
活動が完了とマークされた時を特定します。 このフィールドは統計に表示されます。

 

ダウンロードできるサンプルのスプレッドシート

本記事に添付されたスプレッドシート (The Ultimate Pipedrive Import.xlsx) をテンプレートとして使用して、インポートを開始できます。 カラムが色分けされて、異なるフィールドの説明が加えられていることがわかるでしょう。

ヘッダーも当社のインポートシステムが容易に認識します。

このスプレッドシートで、あなた自身のデータを作成することもできますし、Pipedriveの異なるフィールドを自分のスプレッドシートのどのカラムにマップすればいいのかを理解するためだけに利用することもできます。