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完全Eメール同期とプライバシーについてのよくある質問

 

質問: 全ての受信メールと送信メールを同期するのではなく、一部だけを同期したいです。可能でしょうか?

答え: 単数または複数の特定されたラベル/フォルダーを同期することは可能です。こうすれば、Pipedriveに同期するEメールと、同期しないEメールをコントロールできます。

 

質問: 特定のラベルだけを同期するか、全てのEメールを同期するかを選択できることはわかりました。しかし、どちらが私のニーズに最適なオプションですか?

答え: あなたがセール活動にかなり活発な役割にあり、多数のEメールにログしておく必要があるのに、社内の他のユーザーとは決して共有したくないセールスに無関係のEメールもある場合は、Eメール統合の設定で「特定のラベルだけを同期する」オプションを使用できます。 こうすれば、セールス関連のEメールスレッドをラベル付けしてPipedriveに簡単にログしておき、他はCRMときちんと区別しておけます。 あなたがフルタイムでセールス活動を行っていて、ほとんどのEメールをログしておく必要があれば、「全てのEメールを同期する」オプションを使用できます。 こうすれば、あなたのEメールが全てPipedrive内で利用可能です。

 

質問: 全てのEメールを同期しようと決めました。こうすることで、Eメールアカウント内の過去のメッセージすべてがPipedriveに移されるのですか?

答え: 全部移されるわけではありません。 Pipedriveは過去のEメールすべてを取り込むわけではなく、最近の送信、受信メールだけを移します。 こうすることで、あなたのアカウントが現在の案件に関係しない古いEメールで溢れることはありません。

 

質問: スマートEメールBCC機能は、不明のEメール受信者について自動的に連絡先を作成します。Eメール同期も同じように機能しますか?

答え: いいえ、 PipedriveのEメール同期機能は、自動的には連絡先を作成しません。 しかし、あなたがEメールをやり取りした人物が、まだPipedriveの人物のリストに入っていない場合は、その人物の連絡先を自分で作成できます。 この作業は電子メールのページで行うことができます。 関連するEメールのスレッドを開いて、そのEメールの受信者/送信者の名前をクリックして、新しい連絡先として保存すればいいだけです。  

 

質問: 私は会社のアカウントの管理者で、複数のユーザーは私の部下です。このユーザー達のEメールのページにアクセスできますか?

答え: いいえ、 Eメールページのプライバシーは、会社のアカウントの管理者からも守られています。 このため、管理者でも他のユーザーのEメールページにアクセスできません。 また、ユーザー間でお互いの電子メールページにアクセスすることもできません。 ですから、たとえ全てのEメールを同期することにして、セールスに無関係のEメールがあなたのPipedriveのEメールページに入ってしまっても、あなたの会社の他のユーザーに見られることはありません。     

 

質問: ほとんどのメールはデフォルトでプライベートにしていても、チームと共有しなければならないメールもあります。どうしたらいいですか?

答え: 共有しなければならないEメールを「共有」とマーク付けして、同時にこれらのEメールを案件ならびに/もしくは人物とリンクさせれば、他のユーザーもPipedrive内で見ることができます。 「プライベート」のマーク付けられたメールは、あなた以外の誰も見ることができません。 あなたのメールが「共有」とマーク付けされて、アイテムにリンクされた場合は、全てのユーザーがリンクされた案件や連絡先にアクセスできるので、それぞれのアイテムの詳細ページであなたのメールを見ることができます。

 

質問: 複数のEメールを共有したばかりですが、今後これらのEメールを会社の他のユーザーに見られたくありません。この場合の解決策はありますか?

答え: はい、大丈夫です。 過去に共有したメールでも、いつでもそれらのメールに戻って、「プライベート」とマーク付けできます。 そういったメールがリンクされている案件ならびに/あるいは連絡先の詳細ページから、特定のやり取りをプライベートにタグ付けすることもできます。 もしくは、あなたのEメールページで、あなたがもう共有したくない複数のEメールスレッドを選択し、一斉にプライベートとマーク付けすることもできます。 一度プライベートとマーク付けされたら、仮に他のユーザーがそれらのメールにリンクされた関係案件ならびに/もしくは連絡先にアクセスはできても、それらのメール自体にアクセスすることはありません。