Praat met ons
Status:

Support Center

Data importeren met spreadsheets

Noot: je hebt beheerrechten nodig om bepaalde handelingen die in dit artikel vermeld staan uit te voeren. Klik hier voor meer informatie.

Registreer jezelf voor meer informatie over het importeren van spreadsheets, voor een van onze live, interactieve webinars hier!


In dit artikel maak je kennis met ons nieuwe, verbeterde systeem voor importeren. Als niets in dit artikel er bekend uitziet, is dit waarschijnlijk omdat je nog steeds onze oude versie van deze functie gebruikt. Schrijf ons in het Helpcentrum als je wilt overschakelen naar de nieuwe versie, en dien een verzoek in zodat dit kan worden ingeschakeld voor je.

Je kunt eenvoudig data naar Pipedrive importeren van XLS-, XLSX- en CSV-spreadsheet bestanden. Je kunt Deals, Organisaties, Personen, Notities, en Activiteiten allemaal tegelijk importeren! Je kan dit ook van te voren doen, maar apart.

Voordat het te moeilijk wordt, adviseren wij je om ons artikel te lezen hier op Hoe je gegevens worden georganiseerd in Pipedrive. Het is belangrijk dat je goed begrijpt hoe de geïmporteerde gegevens worden gepresenteerd na het importeren.

Bekijk de volgende video of lees de onderstaande instructies voor meer informatie over het importeren van gegevens in Pipedrive uit spreadsheets.


Spreadsheets importeren

 

 

Jezelf voorbereiden op een importeersessie

Noot - We bevelen aan dat je een nieuwe spreadsheet gebruikt zonder formules. Op die manier gaat het gewoon beter. Als je een spreadsheet hebt die formules of data gebruikt die zijn gekoppeld om je output data te genereren, moet je gewoon de data zonder de formules kopiëren en in een nieuwe spreadsheet plakken (Bewerken, Special plakken, Alleen waarden).


Voordat je importeert is het belangrijk dat je nadenkt over wat voor soort gegevens je wilt maken in Pipedrive.

Are you simply trying to import a list of Contacts? (People & Organizations)

Wil je contactpersonen importeren en meteen openstaande deals in je pijplijn voor ze maken?

Wil je contactpersonen importeren, openstaande deals voor ze maken en ook activiteiten toevoegen voor al deze deals?

Wil je contactpersonen importeren, deals voor ze openen, activiteiten maken en aantekeningen toevoegen?

Of wil je misschien een paar nieuwe deals openen voor contactpersonen die al bestaan in Pipedrive?

If this all sounds confusing, we suggest looking at our article here on How your data is organized in Pipedrive. Maar als je alles al weet over Deals, Personen, Organisaties, etc. lees dan gewoon door.

 

Hoe je een spreadsheet importeert

Stap 1: Bestand uploaden




Ga naar Instellingen > Import data.

Click From file.

Klik op Upload bestand en selecteer het bestand dat je wilt importeren, of sleep je gewenste spreadsheet in Pipedrive. Pipedrive ondersteunt Excel (.xls en .xlsx) en .csv files.

 

Stap 2: Toewijzen




Nu moet je de kolommen in je spreadsheet toewijzen aan de verschillende velden in Pipedrive. Gewoon de velden in de rechterhoek slepen en plakken naar de overeenstemmende spreadsheet kolommen.

Noot - Je zult merken dat je in de rechterhoek verschillende categorieën van verschillende datatypen hebt (contacten, deals, etc.). Deze hebben allemaal hun eigen individuele velden waaraan je inhoud kunt toewijzen van je spreadsheet.


Je kunt ook de zoekfunctie gebruiken om meteen het veld te vinden dat je zoekt.

Heb je een aangepast veld? Je kunt gewoon gaan naar Velden aanpassen en het aangepaste veld creëren als je dat nodig hebt. Je kunt het importeren hervatten door terug te gaan naar Import data.



Als de geïmporteerde kolomkoppen overeenstemmen met de veldwaarden in Pipedrive, dan worden de respectievelijke titels automatisch geselecteerd. Werkt de automatisch herkenning niet voor een veld? Sleep dan toch de Pipedrive-velden naar de bijbehorende kolommen van het spreadsheet.

Zodra dit is voltooid, klik je op Volgende.

 

Stap 3: Voorafbeelding en voltooien




Nu laat je Pipedrive weten wat het moet doen als het duplicaten vindt. Pipedrive heeft een anti-duplicatie-algoritme dat zijn best zal doen om overeenstemmende gegevens te vinden en de data daarvan in een item te consolideren.

Hier kun je ook de toewijzing bekijken die je hebt gemaakt. Deze pagina laat zien hoe je data er zal uitzien na het importeren op basis van de toewijzing die je hebt uitgevoerd in stap 2.



Zodra je de geïmporteerde gegevens hebt bekeken, kun je doorgaan en Importeren starten selecteren.

Helemaal klaar! Je kunt nu je geïmporteerde gegevens bekijken of daarin nog gewenste veranderingen aanbrengen met ons lijstoverzicht voor bulkbewerking.

 

Wat is een "skip file"?

Wanneer je aan het importeren bent, houdt Pipedrive een overzichtelijk rapport bij met eventuele problemen die tijdens het importeren zijn ontstaan. Bijvoorbeeld: Als je een lijst Personen zou importeren zonder verplicht veld, zoals de Naam, dan zal deze regel worden overgeslagen. It will then take that row, and organize it in a Skip File.

You can download the Skip File at any time to review. Hier kun je zelfs de wijzigingen aanbrengen die je nodig hebt, en dan de Skip File in Pipedrive importeren om je importsessie te voltooien; zo kun je heel eenvoudig ervoor zorgen dat al je gegevens in je systeem terechtkomen.

Bijvoorbeeld: Als je een lijst Personen zou importeren zonder verplicht veld, zoals de Naam, dan zal deze regel worden overgeslagen.





Hoe kan ik het importeren ongedaan maken?

Hoe kun je het importeren ongedaan maken en opnieuw beginnen? Je kunt het importeren na afloop binnen 48 uur ongedaan maken met een handige link die je van Pipedrive ontvangt:

Is je “Revert” (importeren ongedaan maken) link niet beschikbaar? - Maak gebruik van de widget in ons helpcentrum om contact met ons op te nemen. Wij kunnen de link weer voor je activeren.


Toewijzen - het puzzelvak oplossen

Voor sommige velden is aanvullende toewijzing vereist om ze juist te importeren. Bijvoorbeeld:

Wanneer je de optievelden Stadium, Status, Zichtbaar voor, Eigenaar, of andere Meerdere/Enkele optievelden selecteert, dan opent zich de De puzzel oplossen dialoog, waar je de geïmporteerde gegevens kunt vergelijken met de waarden in Pipedrive.

So in this example, when you map Stage to a column in your spreadsheet, you get this clever little solve-the-puzzle box. Links staan diverse trefwoorden uit de kolom in ons spreadsheet en aan de rechterkant zie je verschillende stadiums in diverse pijplijnen.

Al wat je moet doen is de verschillende woorden van de linkerhoek slepen en plakken in de rechterhoek en ze koppelen.

In this example below, we have keywords like Stage 1 and Stage 2 in our spreadsheet. Wanneer we deze slepen naar het Contact gelegd stadium, betreft dit alle rijen waarin Stadium 1 of Stadium 2 in onze spreadsheet staan, hun Deals zullen worden toegevoegd in het Contact gelegd stadium. 



Geavanceerd importeren - toewijsbare velden en wat ze doen


Geavanceerd importeren


Je kunt je kolommen in Pipedrive aan allerlei verschillende velden toewijzen. We gaan het hebben over wat ze betekenen en welke voor jou het belangrijkst zijn.

 

Verplichte velden

Dit zijn de verplichte velden voor het maken van gegevenssets:

Persoon - Naam | (Voorbeeld: Audrey Hepburn)
Verplicht voor het creëren van Personen - tenzij er gebruik gemaakt wordt van Voornaam en Achternaam.
Persoon - Voornaam | (Voorbeeld: Audrey)
Verplicht voor het creëren van Personen - tenzij de volledige Naam gebruikt wordt.
Persoon - Achternaam | (Voorbeeld: Hepburn)
Verplicht voor het creëren van Personen - tenzij de volledige Naam gebruikt wordt.
Persoon - Telefoon | (Voorbeeld: 555-555-4422)
Contactnummer voor Persoon. Dit is ook belangrijk om te specificeren dat potentiële dubbele Personen worden vermeden.
Persoon - E-mail | (Voorbeeld: audrey.hepburn@pipedrive.com)
Contactmail voor Persoon. Dit is ook belangrijk om te specificeren dat potentiële dubbele Personen worden vermeden.

Organisatie - Naam | (Voorbeeld: Pipedrive)
Verplicht voor het creëren van Organisaties en deze te verbinden met de Personen in hun respectievelijke rijen.
Organisatie - Adres | (Voorbeeld: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
fysiek adres van Organisatie. Dit is geografisch gecodeerd met Google Maps. Het is ook heel belangrijk om te specificeren dat dubbele Organisaties worden vermeden als deze dezelfde naam hebben.

Deal - Titel | (Voorbeeld: Ford deal)
Verplicht voor het creëren van Deals. Laat alle cellen in je spreadsheet blanco als wilt dat Pipedrive automatisch een titel creëert voor iedere Deal, bijv., "Ford deal", volgens van de naam van de Organisatie met betrekking tot de Deal. Als je geen organisatie opgeeft, voegt Pipedrive een titel toe op basis van de naam van de contactpersoon, bijv. 'Deal met Jon Snow'. Of pas je dealtitels aan door de cellen op te vullen met jouw namen.

Noot - Deals worden gecreëerd in het eerste stadium van je eerste pijplijn als je het stadium niet in een andere kolom specificeert.


Noot - Inhoud | (Voorbeeld: Ik wil een notitie over deze deal achterlaten)
Verplicht voor het creëren van Notities. Dit zorgt ervoor dat de inhoud van je notitie gekoppeld is aan al je objecten (Personen, Deals, etc.) die je specificeert bij het importeren.

Activiteit - Onderwerp | (Voorbeeld: Follow-up telefoongesprek)
Verplicht voor het creëren van Activiteiten. GEEN cellen in spreadsheet leeg laten. Voeg aan elke cel de gewenste onderwerpnaam toe. Hiermee maak je een activiteit voor elke rij.

 

Vaak gebruikte velden

Deze zijn niet verplicht maar heel nuttig om op te nemen:

Deal - Stadium - (Voorbeeld: Idee)
Definieert aan welk stadium/welke pijplijn je Deals worden toegevoegd. Als er geen stadium wordt gespecificeerd, zullen je deals worden geopend in het eerste stadium van je eerste pijplijn.
Deal - Waarde - (Voorbeeld: 2000)
Financiële waarde van je Deals. Als geen valuta werd gespecificeerd, zal aan Deal de standaardvaluta in je Bedrijfsinstellingen worden toegekend.
Deal - Valuta | (Voorbeeld: USD of EUR)
Definieert aan welke valuta de waarde van je Deal is gekoppeld. Als er geen valuta werd gespecificeerd, zal Pipedrive de standaardvaluta in je Bedrijfsinstellingen toekennen.
Deal - Verwachte sluitingsdatum | (Voorbeeld: 2016/04/11, 4/11/16 of 4/11/2016)
Er moet een datum worden gespecificeerd als je wilt dat je Deal wordt afgebeeld in het Prognoseoverzicht. Deze datum kan zo nodig later handmatig worden toegevoegd.
Deal - Eigenaar | (Voorbeeld: Bob Dillon of James Brown)
Bepaalt welke Pipedrive gebruiker eigenaar van de Deal is. Als er geen eigenaars worden gespecificeerd, zullen alle deals de gebruiker als eigenaar hebben die de data importeert.

Activiteit - Deadline | (Voorbeeld: 2016/04/11 , 4/11/16 or 4/11/2016)
Specificeert wanneer een activiteit moet worden uitgevoerd. 
Activiteit - Type | (Voorbeeld: Telefoongesprek, Lunch, Bijeenkomst)
Stelt je in staat om verschillende activteitstypes te specificeren, inclusief aangepaste types.
Activiteit - Toegekend aan Gebruiker | (Voorbeeld: Bob Dillon of James Brown)
Stelt je in staat om je activiteiten toe te wijzen aan Pipedrive gebruikers.

 

Historische velden

Deze wijzen historische datums en statussen toe aan je gegevenssets. Zo kun je een geschiedenis van eerder gesloten deals of eerder voltooide activiteiten importeren.

Deal - Status | (Voorbeeld: Gewonnen of Openstaand)
Stelt je in staat om Deals te importeren die al gesloten zijn. Je kunt specificeren wat de rijen zijn met Deals die Openstaand, Verloren, of Gewonnen zijn.

Noot - Als er geen status is gespecificeerd, zullen alle geïmporteerde Deals automatisch Openstaand zijn.


Deal - Gewonnen op tijdstip | (Voorbeeld: 2016/04/11, 4/11/16 of 4/11/2016)
Specificeert op welke datum je Deals werden gemarkeerd als Gewonnen.
Deal - Verloren op tijdstip | (Voorbeeld: 2016/04/11, 4/11/16 of 4/11/2016)
Specificeert op welke datum je Deals werden gemarkeerd als Verloren.

Activiteit - Gedaan | (Voorbeeld: Gedaan of Niet gedaan)
Stelt je in staat om bepaalde activiteiten te markeren als voltooid, terwijl anderen blijven openstaan.
Activiteit - Gemarkeerd als op tijdstip gedaan | (Voorbeeld: 2016/04/11, 4/11/16 of 4/11/2016)
Specificeert wanneer een activiteit werd gemarkeerd als Gedaan. Dit zal worden afgebeeld in je Statistieken.

 

Downloadbaar spreadsheet voorbeeld

De spreadsheet bij dit artikel (The Ultimate Pipedrive Import.xlsx) zal je een sjabloon geven om met je importfunctie te beginnen. Je zult de kleurgecodeerde kolommen en de gegeven beschrijvingen van de verschillende velden vinden.

De koppen worden ook eenvoudig herkend door ons importeersysteem.

Je kunt je eigen gegevens toevoegen aan dit spreadsheet of het gebruiken om te weten aan welke kolommen in je eigen spreadsheet je de verschillende Pipedrive-velden toewijst.