Praat met ons
Status:

Support Center

Spreadsheets importeren

Opmerking: je hebt beheerrechten nodig om bepaalde handelingen in dit artikel uit te voeren. Klik hier voor meer informatie.

In dit artikel maak je kennis met ons nieuwe, verbeterde systeem voor importeren. Als de informatie in dit artikel je niet bekend voorkomt, maak je waarschijnlijk gebruik van onze oudere versie van deze functie. Stuur ons een bericht via het helpcentrum als je wilt overstappen op het nieuwe systeem.

Je kunt in een handomdraai gegevens importeren naar Pipedrive vanuit XLS-, XLSX- en CSV-spreadsheets. Je kunt deals, organisaties, contactpersonen, aantekeningen en activiteiten importeren.

Voordat we de technische details behandelen, raden we aan dat je dit artikel leest: Hoe je gegevens worden georganiseerd in Pipedrive. Het is belangrijk dat je goed begrijpt hoe de geïmporteerde gegevens worden gepresenteerd na het importeren.

 

Bekijk de volgende video of lees de onderstaande instructies voor meer informatie over het importeren van gegevens in Pipedrive uit spreadsheets.


Secties

1: Het importeren voorbereiden.

2: Een spreadsheet importeren.

3: Wat is een bestand met overgeslagen gegevens?

4: Het importeren ongedaan maken.

5: Toewijzen - Aan de slag met het puzzelvenster.

6: Toewijsbare velden en waar ze voor dienen.

7: Downloadbaar voorbeeldspreadsheet.


Het importeren voorbereiden

Note - Gebruik een nieuw spreadsheet zonder formules voor het importeren van gegevens. Als je een spreadsheet hebt dat formules of gekoppelde gegevens gebruikt om de outputgegevens te genereren, kopieer je de gegevens van je spreadsheet en plak je deze in een nieuw blad zonder de formules (Bewerken, Plakken speciaal, Alleen waarden).

Voordat je importeert is het belangrijk dat je nadenkt over wat voor soort gegevens je wilt maken in Pipedrive.

Wil je een lijst met contactpersonen importeren (contactpersonen en organisaties)?

Wil je contactpersonen importeren en meteen openstaande deals in je pijplijn voor ze maken?

Wil je contactpersonen importeren, openstaande deals voor ze maken en ook activiteiten toevoegen voor al deze deals?

Wil je contactpersonen importeren, deals voor ze openen, activiteiten maken en aantekeningen toevoegen?

Of wil je misschien een paar nieuwe deals openen voor contactpersonen die al bestaan in Pipedrive?

Als dit allemaal verwarrend klinkt, raden we aan dat je dit artikel leest: Hoe je gegevens worden georganiseerd in Pipedrive. Maar lees verder als je al alles weet van deals, contactpersonen, organisaties en meer.

 


Een spreadsheet importeren

Stap 1: bestand uploaden

Ga naar Instellingen > Gegevens importeren.

Klik op Van bestand.

Klik op Bestand uploaden en selecteer het bestand dat je wilt importeren. Je kunt ook het gewenste spreadsheet naar Pipedrive slepen. Pipedrive ondersteunt Excel- (.xls en .xlsx) en .csv-bestanden.

Stap 2: toewijzen

Nu wijs je de kolommen van je spreadsheet toe aan de diverse velden in Pipedrive. Sleep gewoon velden in de rechterhoek naar de bijbehorende kolommen van het spreadsheet.

Opmerking: je ziet dat je rechtsboven verschillende categorieën hebt met uiteenlopende soorten gegevens (contactpersonen, deals, enz.). Deze hebben allemaal afzonderlijke velden waaraan je content uit je spreadsheet kunt toewijzen.

Je kunt ook de zoekfunctie gebruiken om meteen het veld te vinden dat je zoekt.

  • Heb je een aangepast veld? Ga dan naar Velden aanpassen en maak het aangepaste veld dat je nodig hebt. Je kunt het importeren hervatten door te terug te gaan naar Gegevens importeren.

Als de geïmporteerde kolomkoppen overeenkomen met de veldwaarden in Pipedrive, worden de betreffende titels automatisch geselecteerd. Werkt de automatisch herkenning niet voor een veld? Sleep dan toch de Pipedrive-velden naar de bijbehorende kolommen van het spreadsheet.

Druk op Volgende als je klaar bent.

Stap 3: voorbeeld en voltooien

 

Nu laat je Pipedrive weten wat het moet doen als het duplicaten vindt. Pipedrive heeft een algoritme tegen duplicaten dat zo goed mogelijk op zoek gaat naar overeenkomende gegevenssets en deze informatie consolideert.

Selecteer Importeren starten.

Helemaal klaar! Je kunt nu je geïmporteerde gegevens controleren en zelfs de informatie aanpassen met onze lijstweergave voor groepsgewijs bewerken.


Wat is een bestand met overgeslagen gegevens?

Wanneer je aan het importeren bent, houdt Pipedrive een overzichtelijk rapport bij met eventuele problemen die tijdens het importeren zijn ontstaan. Als je bijvoorbeeld een verplicht veld tijdens het importeren niet toewijst, negeert Pipedrive de rij in het blad met het ontbrekende veld. Het organiseert vervolgens die rij in een bestand met overgeslagen gegevens..

Je kunt het bestand met overgeslagen gegevens altijd downloaden en bekijken. Je kunt het zelfs gebruiken om wijzigingen aan te brengen, waarna je het bestand met overgeslagen gegevens importeert in Pipedrive om het importeren te voltooien. Zo weet je zeker dat alle gegevens zijn toegevoegd aan het systeem.

Een voorbeeld: als je een lijst met contactpersonen importeert en een verplicht veld niet hebt opgenomen, zoals de naam, wordt deze rij overgeslagen. 

 


Het importeren ongedaan maken

Hoe kun je het importeren ongedaan maken en opnieuw beginnen? Je kunt het importeren na afloop binnen 48 uur ongedaan maken met een handige link die je van Pipedrive ontvangt:
 
Als de link Ongedaan maken niet beschikbaar is, gebruik je de widget in ons helpcentrum om contact met ons op te nemen. Wij kunnen de link opnieuw voor je activeren. 
 

Toewijzen - Aan de slag met het puzzelvenster
 
Voor sommige velden is aanvullende toewijzing vereist om ze juist te importeren. Bijvoorbeeld:
 
Wanneer je de velden Stadium, Status, Zichtbaar voor, Eigenaar of andere velden met meerdere/enkele opties kiest, wordt het dialoogvenster De puzzel oplossen geopend. Hierin kun je de geïmporteerde gegevens koppelen aan de waarden in Pipedrive.

Als je dus in dit voorbeeld Stadium toewijst aan een kolom in je spreadsheet, zie je dit handige, kleine veld voor het oplossen van de puzzel. Links staan diverse trefwoorden uit de kolom in ons spreadsheet en aan de rechterkant zie je verschillende stadiums in diverse pijplijnen.

Je hoeft alleen maar de verschillende woorden in de linkerhoek te slepen naar de rechterhoek en de overeenkomende items te vinden.
 
In het onderstaande voorbeeld zijn de trefwoorden Stadium 1 en Stadium 2 in ons spreadsheet. Wanneer we ze slepen naar het stadium Contact opgenomen, betekent dat voor alle rijen met Stadium 1 of Stadium 2 in ons spreadsheet de deals worden toegevoegd aan het stadium Contact opgenomen.


Toewijsbare velden en waar ze voor dienen

Je kunt je kolommen in Pipedrive aan allerlei verschillende velden toewijzen. We gaan het hebben over wat ze betekenen en welke voor jou het belangrijkst zijn.

Verplichte velden

Dit zijn de verplichte velden voor het maken van gegevenssets:

Contactpersoon - Naam | (Bijvoorbeeld: Audrey Hepburn)
Verplicht voor het maken van contactpersonen, tenzij je een voornaam en achternaam gebruikt.
Contactpersoon - Voornaam | (Bijvoorbeeld: Audrey)
Verplicht voor het maken van contactpersonen, tenzij je de volledige naam gebruikt.
Person - Achternaam | (Bijvoorbeeld: Hepburn)
Verplicht voor het maken van contactpersonen, tenzij je de volledige naam gebruikt.
Contactpersoon - Telefoonnummer | (Bijvoorbeeld: 555-555-4422)
Telefoonnummer van de contactpersoon. Dit is ook belangrijk om mogelijk dubbele contactpersonen te vermijden.
Contactpersoon - E-mailadres | (Bijvoorbeeld: audrey.hepburn@pipedrive.com)
E-mailadres van de contactpersoon. Dit is ook belangrijk om mogelijk dubbele contactpersonen te vermijden.

Organisatie - Naam | (Bijvoorbeeld: Pipedrive)
Verplicht voor het maken van organisaties en om ze te koppelen aan de contactpersonen in hun betreffende rijen.
Organisatie - Adres | (Bijvoorbeeld: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
Het fysieke adres van de organisatie. De geocode op Google Maps wordt gebruikt. Ook zeer belangrijk om dubbele organisaties te vermijden als ze dezelfde naam hebben.

Deal - Titel | (Bijvoorbeeld: Deal met Ford)
Verplicht voor het maken van deals. Laat alle cellen in je spreadsheet leeg als je wilt dat Pipedrive automatisch een titel maakt voor elke deal, bijv. 'Deal met Ford', op basis van de naam van de organisatie gerelateerd aan de deal. Als je geen organisatie opgeeft, voegt Pipedrive een titel toe op basis van de naam van de contactpersoon, bijv. 'Deal met Jon Snow'.
Of pas je dealtitels aan door de cellen op te vullen met jouw namen.
Opmerking: de deals worden gemaakt in het eerste stadium van je eerste pijplijn als je geen stadium opgeeft in een andere kolom.

Aantekening - Content | (Bijvoorbeeld: ik voeg een aantekening toe aan deze deal)
Verplicht voor het maken van aantekeningen. Hiermee zorg je ervoor dat de inhoud van je aantekening wordt toegevoegd aan alle items (contactpersonen, deals, enz.) die je opgeeft voor het importeren.

Activiteit - Onderwerp | (Bijvoorbeeld: follow-upgesprek)
Verplicht voor het maken van activiteiten. Cellen NIET leeg laten in het spreadsheet. Voeg aan elke cel de gewenste onderwerpnaam toe. Hiermee maak je een activiteit voor elke rij.

 

Veelgebruikte velden

Deze zijn niet verplicht, maar wel handig om toe te voegen.

Deal - Stadium - (Bijvoorbeeld: Idee)
Hiermee definieer je aan welk stadium/welke pijplijn je deals worden toegevoegd. Als je geen stadium opgeeft, worden je deals geopend in het eerste stadium van je eerste pijplijn.
Deal - Waarde - (Bijvoorbeeld: 2000)
Monetaire waarde van je deals. Als je geen valuta hebt gekozen, wordt voor de deal de standaardvaluta gebruikt uit de instellingen van je bedrijf..
Deal - Valuta | (Bijvoorbeeld: USD of EUR)
Definieert welke valuta wordt gebruikt voor je deal. Als je geen keuze maakt, maakt Pipedrive gebruik van de standaardvaluta in de instellingen van het bedrijf..
Deal - Verwachte sluitingsdatum | (Bijvoorbeeld: 2016-04-11 , 11-4-16 of 11-4-2016)
Je moet een datum opgeven als je wilt dat de deal wordt weergegeven in de Tijdlijn. Je kunt deze datum ook later handmatig toevoegen, als je dat wilt.
Deal - Eigenaar | (Bijvoorbeeld: Bob Dillon of James Brown) 
Hiermee bepaal je welke Pipedrive-gebruiker eigenaar is van de deal. Als je geen eigenaars selecteert, is de gebruiker die het importeren uitvoert de eigenaar van alle deals.

Activiteit - Deadline | (Bijvoorbeeld: 2016/04/11, 11-4-16 of 11-4-2016)
Geeft aan wat de deadline is van een activiteit.
Activiteit - Type | (Bijvoorbeeld: telefoongesprek, lunch, bijeenkomst)
Hiermee kun je verschillende soorten activiteiten specificeren, waaronder zelfgekozen.
Activiteit - Toegewezen aan gebruiker | (Bijvoorbeeld: Bob Dillon of James Brown)
Hiermee kun je activiteiten toewijzen aan specifieke Pipedrive-gebruikers.

 

Historische velden

Deze wijzen historische datums en statussen toe aan je gegevenssets. Zo kun je een geschiedenis van eerder gesloten deals of eerder voltooide activiteiten importeren.

Deal - Status | (Bijvoorbeeld: gewonnen of openstaand)
Hiermee kun je deals importeren die al zijn gesloten. Je kunt aangeven welke rijen deals bevatten die openstaand, verloren of gewonnen zijn.
Note - Als je geen status kiest, worden alle geïmporteerde deals automatisch Openstaand.
Deal - Gewonnen op | (Bijvoorbeeld: 2016/04/11, 11-4-16 of 11-4-2016)
Geeft aan op welke datum je deals zijn gemarkeerd als Gewonnen.
Deal - Verloren op | (Bijvoorbeeld: 2016/04/11, 11-4-16 of 11-4-2016)
Geeft aan op welke datum deals zijn gemarkeerd als Verloren.

Activiteit - Gereed | (Bijvoorbeeld: Gereed of Niet gereed)
Hiermee kun je aangeven welke activiteiten zijn uitgevoerd, terwijl je andere open laat staan.
Activiteit - Datum van markering als Gereed | (Bijvoorbeeld: 2016/04/11, 11-4-16 of 11-4-2016) 
Geeft aan wanneer een activiteit is gemarkeerd als Gereed. Dit wordt weergegeven in je statistieken.

Downloadbaar voorbeeldspreadsheet

In het spreadsheet dat is bijgevoegd bij dit artikel vind je een sjabloon waarmee je het importeren kunt beginnen. De kolommen zijn gecodeerd met kleuren en hebben beschrijvingen van de verschillende velden.

De koppen worden ook meteen herkend door ons systeem voor importeren.

Je kunt je eigen gegevens toevoegen aan dit spreadsheet of het gebruiken om te weten aan welke kolommen in je eigen spreadsheet je de verschillende Pipedrive-velden toewijst.