Praat met ons
Status:

Support Center

Full Email Sync en Privacy - FAQ

 

V: Ik wil niet al mijn inkomende en uitgaande e-mails synchroniseren, alleen maar een aantal daarvan. Is dat mogelijk?

A: Het is mogelijk om alleen een specifiek label/specifieke map of een set labels/folders te synchroniseren. Op deze wijze kun je controle hebben over welke e-mails terechtkomen in Pipedrive en welke niet.

 

V: Ik begrijp dat ik ervoor kan kiezen om alleen specifieke labels of alle e-mails te synchroniseren? Maar wat is precies de beste optie voor mijn behoeften?

A: Als je een taak vervult die bijzonder actief is in sales en vereist dat je veel e-mails opslaat, maar dat je ook omgaat met een groot aantal e-mails die niets met sales te maken hebben en die je niet met de rest van het bedrijf wilt delen, dan kun je de optie “alleen specifieke labels synchroniseren” gebruiken in je instellingen voor e-mailintegratie. Op deze manier kun je je sales-gerelateerde e-mailthreads labelen voor eenvoudig inloggen in Pipedrive terwijl je er zeker van bent dat de rest niet in de buurt komt van de CRM. Als je een full-time salesmedewerker bent en het grootste deel van je correspondentie moet worden bijgehouden, dan kun je de “alle e-mails synchroniseren” benadering gebruiken. Op deze wijze zullen al je e-mails beschikbaar zijn in Pipedrive.

 

V: Ik heb besloten om alle e-mails te synchroniseren. Betekent dit, dat alle historische berichten in mijn e-mailaccount zullen worden overgezet naar Pipedrive?

A: Nee. Pipedrive gebruikt niet je volledige e-mailgeschiedenis, maar alleen een zinnige periode van recent verzonden en ontvangen e-mails. Dit betekent dat we je account niet zullen overladen met oude e-mails die niet relevant zijn voor je huidige deals.

 

V: De Smart Email BCC-functie creëert automatisch contacten voor alle onbekende e-mailontvangers. Volgt de e-mail synchronisatiefunctie dezelfde logica?

A: Nee. Pipedrive creëert niet automatisch contacten met de e-mail synchronisatiefunctie. Maar je kunt natuurlijk handmatig contacten creëren van de personen die je e-mailt, ook als ze nog niet als persoon in Pipedrive vermeld staan. Dit kan gebeuren in je e-mailpagina. Je hoeft alleen maar de relevante e-mailthread te openen, op de naam van de e-mailontvanger/-zender te klikken en deze op te slaan als een nieuw contact. 

 

Q: Ik ben de admin-gebruiker van een bedrijfsaccount met verschillende gebruikers die rechtstreeks aan mij rapporteren. Heb ik toegang tot hun betreffende e-mailpagina's?

A: Nee. We hebben de e-mailpagina privé gemaakt, zelfs voor de beheerders van het bedrijf. Dit betekent dat je geen toegang hebt tot hun e-mailpagina's. Zij hebben ook geen toegang tot elkaars e-mailpagina's. Dus zelfs als je besluit om al je e-mails te synchroniseren en er bepaalde ongerelateerde berichten terechtkomen op je Pipedrive e-mailpagina, dan zullen deze niet zichtbaar zijn voor een andere gebruiker in je bedrijf.     

 

V: Ik moet bepaalde e-mails delen met mijn team terwijl ik de meeste daarvan standaard privé wil houden. Wat moet ik doen?

A: Wat je moet doen is die e-mails markeren als “gedeeld” en tegelijkertijd ervoor zorgen dat zij allemaal gelinkt zijn aan een deal en/of persoon die andere gebruikers kunnen zien in Pipedrive. Als je e-mails gemarkeerd zijn als “privé”, zal niemand anders dan jij deze kunnen zien. Als je e-mails zijn gemarkeerd als “gedeeld” en gelinkt aan items, zullen alle gebruikers met toegang tot de deals en/of contacten deze kunnen bekijken in hun respectievelijke itemdetailpagina's.

 

V: Ik heb een aantal van mijn e-mails onlangs gedeeld, maar nu wil ik niet meer dat andere gebruikers in mijn bedrijf ze nog kunnen bekijken. Bestaat er een oplossing in dit geval?

A: Ja. Je kunt altijd terug gaan en e-mails markeren als “privé” zelfs als je ze hebt gedeeld in het verleden. Je kunt specifieke conversaties als “privé” markeren van de deal en/of contactdetailpagina's waaraan zij gelinkt zijn. Of je kunt gaan naar je e-mailpagina, een aantal e-mailthreads selecteren die je met niemand meer wilt delen en ze in bulk te markeren als deze “privé” zijn. Zodra ze zijn gemarkeerd als “privé”, zullen andere gebruikers in je bedrijf er geen toegang meer toe hebben, zelfs als zij wel toegang hebben tot de relevante deals en/of contacten waaraan deze e-mails gelinkt zijn.