Snakk med oss
Status:

Pipedrive

Importering av regneark

Merk: Administratorrettigheter kreves for å utføre enkelte av handlingene i denne artikkelen. Klikk her for å finne ut mer.

I denne artikkelen forteller vi deg om vårt nye og forbedrede importsystem. Hvis ingenting i denne artikkelen høres kjent ut, er det antakeligvis fordi du fremdeles bruker vår gamle versjon av denne funksjonen. Hvis du har lyst til å bytte til den nye versjonen, kan du ganske enkelt skrive til oss via dette hjelpesenteret og be om at vi aktiverer den for deg.

Det er enkelt å importere data til Pipedrive fra XLS-, XLSX- og CSV-regnearkfiler. Du kan importere salgsavtaler, organisasjoner, personer, merknader og aktiviteter.

Før artikkelen blir for teknisk for deg, foreslår vi at du tar en titt på artikkelen vår Hvordan dataene dine er organisert i Pipedrive. Det er viktig at du forstår hvordan dataene du importerer, vises etter at du har importert.

 

Finn ut hvordan du importerer data til Pipedrive fra regneark ved å se på den følgende videoen eller lese instruksjonene nedenfor.


Avsnitt

1: Forberede en import.

2: Hvordan du importerer et regneark.

3: Hva er en «Utelatt-fil»?

4: Hvordan du tilbakestiller en import.

5: Tilordning – Slik løser du puslespill-dialogboksen.

6: Felter som kan tilordnes og funksjonene deres

7: Nedlastbart eksempelregneark.


Forberede en import

Merk –  Vi anbefaler å bruke et nytt regneark uten noen formler når du importerer data. Hvis du har et regneark som bruker formler eller datakobling til å generere utdataene dine, kan du ganske enkelt kopiere dataene i regnearket og lime de inn i et nytt regneark uten formler (Rediger, Lim inn utvalg, kun Verdier).

Før du importerer må du tenke på hvilke typer data du vil opprette i Pipedrive.

Prøver du ganske enkelt å importere en liste med kontakter? (Personer og organisasjoner)

Ønsker du å importere kontakter, og åpne salgsavtaler for dem i pipelinen din samtidig?

Ønsker du å importere kontakter, åpne salgsavtaler for dem og også opprette aktiviteter for alle disse salgsavtalene?

Ønsker du å importere kontakter, åpne salgsavtaler for dem, opprette aktiviteter og legge ved merknader?

Eller ønsker du kanskje å åpne mange nye salgsavtaler for kontakter som allerede finnes i Pipedrive?

Hvis alt dette høres forvirrende ut, foreslår vi at du tar en titt på vår artikkel Hvordan dataene dine er organisert i Pipedrive. Men hvis du allerede vet alt om salgsavtaler, personer, organisasjoner osv., kan du fortsette å lese videre.

 


Hvordan du importerer et regneark

Trinn 1: Last opp fil

Gå til Innstillinger > Importér data.

Klikk på Fra fil.

Klikk på Last opp fil og velg filen du vil importere, eller dra ønsket regneark rett inn i Pipedrive. Pipedrive støtter Excel- (.xls og .xlsx) og .csv-filer.

Trinn 2: Tilordning

Dette dreier seg om å tilordne kolonnene i regnearket ditt til de forskjellige feltene i Pipedrive. Du drar og slipper ganske enkelt feltene i det høyre hjørnet over til de tilhørende regnearkkolonnene.

Merk – Som du ser har det høyre hjørnet forskjellige kategorier med forskjellige typer data (Kontakter, Salgsavtaler osv.). Alle disse har sine egne individuelle felter som du kan tilordne innhold fra regnearket til.

Du kan også bruke søkefunksjonen til å raskt finne feltet du leter etter.

  • Har du et tilpasset felt? Du kan når som helst gå til Tilpass felter og opprette det tilpassede feltet du trenger. Du kan deretter fortsette importen din ved å gå tilbake til Importér data.

Hvis de importerte kolonneoverskriftene samsvarer med feltverdiene i Pipedrive, vil de respektive titlene velges automatisk. Hvis automatisk gjenkjenning mislykkes for noen av feltene dine, kan du fremdeles dra Pipedrive-feltene til de tilsvarende regnearkkolonnene.

Klikk på Neste når du er ferdig.

Trinn 3: Forhåndsvis og fullfør

 

Dette er hvor du forteller Pipedrive hva som skal gjøres med eventuelle duplikater. Pipedrive har en algoritme for antiduplikasjon som gjør sitt beste for å finne matchende oppføringer og forene dataene til én oppføring.

Velg Start import.

Du er ferdig! Du kan nå gå gjennom de importerte dataene eller utføre eventuelle endringer på dataene via vår listevisning for masseredigering.


Hva er en «Utelatt-fil»?

Når du kjører en import, setter Pipedrive sammen en praktisk liten rapport for deg om eventuelle komplikasjoner som oppsto under importen. Hvis du for eksempel ikke tilordnet et obligatorisk felt under importen, vil Pipedrive ignorere den raden med det manglende feltet i regnearket. Programmet tar deretter den raden og organiserer den i en Utelatt-fil.

Du kan når som helst laste ned Utelatt-filen for å se gjennom den. Herfra kan du også utføre nødvendige endringer, og deretter importere Utelatt-filen inn i Pipedrive for å fullføre importen. Dette gjør det veldig enkelt å kontrollere at alle dataene dine kommer inn i systemet

For eksempel: Hvis du importerte en liste med Personer, og utelot et obligatorisk felt som f.eks. navnet, vil denne raden bli utelatt.

 


Hvordan du tilbakestiller en import

Hvordan kan du omgjøre en import og starte på nytt? Utførte importer kan tilbakestilles når som helst innen 48 timer etter den opprinnelige importen. Pipedrive gir deg en praktisk liten link for dette:
 
Er "Tilbakestill"-linken ikke tilgjengelig? Kontakt oss via widgeten i hjelpesenteret vårt. Vi kan aktivere linken på nytt for deg. 
 

Tilordning – Slik løser du puslespill-dialogboksen
 
Enkelte felter krever ekstra tilordning for å kunne importeres på riktig måte. For eksempel:
 
Når du velger Fase, Status, Synlig for, Eier eller et av Fler-/enkeltvalgsfeltene, åpnes Løs puslespill-dialogboksen, der du kan matche de importerte dataene med verdiene i Pipedrive

Så når du tilordner, som i dette eksemplet, Fase til en kolonne i regnearket, får du se denne smarte lille løs puslespill-dialogboksen. På den venstre siden har vi forskjellige nøkkelord fra kolonnen i regnearket vårt, og på den høyre siden har vi forskjellige faser i forskjellige pipeliner.

Alt du trenger å gjøre er å dra og slippe de forskjellige ordene fra venstre hjørne til høyre hjørne og tilordne dem.
 
I eksemplet nedenfor har vi nøkkelord som Fase 1 og Fase 2 i regnearket vårt. Når vi drar dem til Kontakt opprettet-fasen, betyr det at for alle rader som inneholder Fase 1 eller Fase 2 i regnearket vårt, kommer deres Salgsavtaler til å bli lagt til i Kontakt opprettet-fasen.


Felter som kan tilordnes og funksjonene deres

Det finnes mange forskjellige felter du kan tilordne kolonnene til i Pipedrive. La oss se nærmere på hva de er, og hvilke som vil være viktigst for deg.

Obligatoriske felter

Disse må fylles ut for å kunne opprette oppføringene dine:

Person – Navn | (Eksempel: Audrey Hepburn)
Obligatorisk for å opprette personer, med mindre fornavn og etternavn brukes.
Person – Fornavn | (Eksempel: Audrey)
Obligatorisk for å opprette personer, med mindre fullt navn brukes.
Person – Etternavn | (Eksempel: Hepburn)
Obligatorisk for å opprette personer, med mindre fullt navn brukes.
Person – Telefon | (Eksempel: 555-555-4422)
Telefonnummer for kontaktperson. Dette er også viktig å angi for å unngå potensielle doble kontaktpersoner.
Person – E-post | (Eksempel: audrey.hepburn@pipedrive.com)
E-post for kontaktperson. Dette er også viktig å angi for å unngå potensielle doble kontaktpersoner.

Organisasjon – Navn | (Eksempel: Pipedrive)
Obligatorisk for å opprette organisasjoner og knytte dem til personer i de respektive radene.
Organisasjon – Adresse | (Eksempel: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
Organisasjonens fysiske adresse. Dette er geo-kodet med Google Maps. Dette er også viktig å angi for å unngå doble organisasjoner hvis de har samme navn.

Salgsavtale – Tittel | (Eksempel: Ford-salgsavtale)
Obligatorisk når du oppretter salgsavtaler. La alle celler i regnearket ditt stå tomme hvis du vil at Pipedrive skal opprette en tittel for hver salgsavtale automatisk, f.eks. "Ford-salgsavtale", i henhold til navnet på organisasjonen som er knyttet til salgsavtalen. Hvis ingen organisasjon er angitt, vil Pipedrive kalle salgsavtalen i henhold til kontaktpersonens navn, f.eks. "Jon Snow-salgsavtale".
Eller tilpass titler på salgsavtaler ved å fylle ut cellene med det du selv ønsker.
Merk – Salgsavtaler opprettes i den første fasen i den første pipelinen din hvis du ikke angir fasen i en annen kolonne

Merknad – Innhold | (Eksempel: Jeg legger ved en merknad på denne salgsavtalen)
Obligatorisk for å opprette merknader. Dette sørger for at innholdet i merknaden din legges ved alle objektene (personer, salgsavtaler osv.) du angir i importen din.

Aktivitet – Emne | (Eksempel: Oppfølgingssamtale)
Obligatorisk for å opprette aktiviteter. Celler skal IKKE stå tomme i regnearket. Fyll ut hver celle med ønsket emnenavn. Dette oppretter en aktivitet for hver rad.

 

Ofte brukte felter

Disse er ikke obligatoriske, men kan være svært nyttige.

Salgsavtale – Fase – (Eksempel: Idé)
Definerer hvilken fase/pipeline salgsavtalene dine legges til i. Hvis ingen fase er angitt, åpnes salgsavtalene dine i den første fasen i pipelinen din.
Salgsavtale – Verdi - (Eksempel: 2000)
Pengeverdien til salgsavtalene dine. Hvis ingen valuta er angitt, blir salgsavtalen tildelt standardvalutaen som er angitt i Firmainnstillingene.
Salgsavtale – Valuta | (Eksempel: USD eller EUR)
Definerer valutaen til verdien av salgsavtalen. Hvis dette ikke er angitt, vil Pipedrive bruke standardvalutaen til firmaet ditt, som er angitt i Firmainnstillingene.
Deal - Expected closure date | (Example: 2016/04/11, 11.4.16 eller 11.4.2016)
En dato må angis hvis du vil at salgsavtalen din skal vises i tidslinjevisningen. Denne datoen kan legges til manuelt senere ved behov.
Salgsavtale – Eier | (Eksempel: Bob Dillon eller James Brown) 
Fastsetter hvilken Pipedrive-bruker som eier salgsavtalen. Hvis ingen eier er angitt, vil alle salgsavtaler eies av brukeren som utførte importen.

Aktivitet – Forfallsdato | (Eksempel: 2016/04/11, 11.4.16 eller 11.4.2016)
Angir forfallsdatoen for en aktivitet.
Aktivitet – Type | (Eksempel: Telefonsamtale, lunsj, møte)
Med dette kan du angi forskjellige typer aktiviteter, inkludert egendefinerte aktiviteter.
Aktivitet – Tildelt til bruker | (Eksempel: Bob Dillon eller James Brown)
Med dette kan du tildele aktiviteter til bestemte Pipedrive-brukere.

 

Historiske felter

Disse tilordner historiske datoer og statuser på oppføringene dine. Med dette kan du importere en historie over tidligere avsluttede salgsavtaler eller tidligere fullførte aktiviteter.

Salgsavtale – Status | (Eksempel: Vunnet eller åpen)
Med dette kan du importere salgsavtaler som allerede er avsluttet. Du kan angi hvilke rader som inneholder salgsavtaler som er åpne, tapte eller vunnede.
Merk – Hvis ingen status er angitt, vil alle importerte salgsavtaler være Åpne automatisk.
Salgsavtale – Vunnet-tidspunkt | (Eksempel: 2016/04/11, 11.4.16 eller 11.4.2016)
Angir datoen salgsavtalene dine ble merket som Vunnet.
Salgsavtale – Tapt-tidspunkt | (Eksempel: 2016/04/11, 11.4.16 eller 11.4.2016)
Angir datoen salgsavtalene dine ble merket som Tapt.

Aktivitet – Ferdig | (Eksempel: Ferdig eller Ikke ferdig)
Med dette kan du merke noen aktiviteter som allerede fullført, mens andre kan være åpne.
Aktivitet – Dato for merket som ferdig | (Eksempel: 2016/04/11, 11.4.16 eller 11.4.2016) 
Angir når en aktivitet ble merket som Ferdig. Dette vises i statistikken din.

Nedlastbart eksempelregneark

Det vedlagte regnearket i denne artikkelen gir deg en mal, slik at du kan komme i gang med importen din. Du vil se at kolonnene er fargekodet og gir beskrivelser om de forskjellige feltene.

Overskriftene er også lett gjenkjennelige av vårt importeringssystem.

Du kan enten fylle ut dine egne data i dette regnearket, eller bruke det for å forstå hvor du skal tilordne de forskjellige Pipedrive-feltene i kolonnene i dine egne regneark.