Skontaktuj się z nami
Status:

Pipedrive

Importowanie danych z użyciem arkuszy

Uwaga: Niektóre czynności wymienione w tym artykule wymagają, aby użytkownik posiadał uprawnienia administratora. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej.


Artykuł ten pozwoli Ci się zapoznać z naszym nowym i ulepszonym systemem importowania. Jeśli czytasz ten artykuł i nic nie wydaje się wyglądać tak, jak w Twoim interfejsie, to pewno używasz wciąż starszej wersji tej funkcji. Aby zacząć korzystać z nowej wersji, napisz do naszego centrum pomocy z prośbą o jej aktywowanie.

Importowanie do Pipedrive danych z arkuszy kalkulacyjnych XLS, XLSX i CSV jest bardzo łatwe. Możesz zaimportować szanse sprzedaży, organizacje, osoby kontaktowe, notatki i działania. Można to też zrobić wcześniej, ale oddzielnie.

Zanim przejdziemy do spraw technicznych polecamy zapoznanie się z naszym artykułem Jak zorganizowane są Twoje dane w Pipedrive. Pomoże to zrozumieć, jak dane będą się prezentowały po zaimportowaniu.

Aby nauczyć się importować do Pipedrive dane z arkuszy kalkulacyjnych, obejrzyj następujący klip wideo lub przeczytaj poniższe instrukcje.


 

Przygotowanie do importowania danych

Uwaga - Do importowania danych zalecamy użycie nowo utworzonego arkusza kalkulacyjnego, który nie zawiera żadnych formuł. W ten sposób to lepiej działa. Jeśli Twój arkusz kalkulacyjny zawiera formuły lub linki danych potrzebne do obliczania danych końcowych, to skopiuj dane z arkusza i wklej je do nowego arkusza już bez formuł (Edycja, Wklej specjalnie, Tylko wartości).


Przed zaimportowaniem zastanów się, jaki typ danych chcesz utworzyć w Pipedrive.

Czy chcesz po prostu zaimportować listę kontaktów? (Osoby kontaktowe i Organizacje)

Czy chcesz zaimportować kontakty i równocześnie otworzyć dla nich szanse sprzedaży w lejku?

Czy chcesz zaimportować kontakty, otworzyć dla nich szanse sprzedaży, a następnie utworzyć dla każdej szansy sprzedaży działania?

Czy chcesz zaimportować kontakty, otworzyć dla nich szanse sprzedaży, utworzyć dla każdej szansy sprzedaży działania i załączyć do nich notatki?

A może chcesz otworzyć nowe szanse sprzedaży dla kontaktów, które już istnieją w Pipedrive.

Jeśli brzmi to skomplikowanie, to polecamy zapoznanie się z naszym artykułem Jak zorganizowane są Twoje dane w Pipedrive. Ale jeśli wiesz już wszystko na temat szans sprzedaży, osób kontaktowych, organizacji, itp., to czytaj dalej.

 

Jak zaimportować arkusz kalkulacyjny?

Krok 1: Prześlij plik




Przejdź do opcji Ustawienia > Importuj dane..

Click From file.

Kliknij polecenie Prześlij plik i wybierz plik do zaimportowania lub przeciągnij wybrany arkusz kalkulacyjny do Pipedrive. Pipedrive obsługuje pliki Excela (.xls i .xlsx) oraz .csv.

 

Krok 2: Mapowanie




Teraz możesz zmapować kolumny w arkuszu kalkulacyjnym z różnymi polami w Pipedrive. Wystarczy przeciągnąć pola z prawej strony i upuścić je na odpowiadających im kolumnach arkusza.

Uwaga - Zauważ, że w prawym rogu masz różne kategorie dla różnych typów danych (Kontakty, Szanse sprzedaży, itp.). Każda z nich zawiera własne pola, które można zmapować z danymi w arkuszu.


Można też skorzystać z funkcji wyszukiwania, aby szybciej znaleźć to, czego szukasz.

Masz pole własne? Możesz przejść do sekcji Pola własne i utworzyć wymagane pole własne w dowolnej chwili. Aby kontynuować importowanie, wróć do strony Import danych.



Jeśli importowane nagłówki kolumn pasują do wartości pól w Pipedrive, to odpowiednie tytuły zostaną automatycznie wybrane. Jeśli automatyczne rozpoznawanie nie zadziała dla jakiegokolwiek pola, zawsze możesz przeciągnąć pola Pipedrive do odpowiednich kolumn w arkuszu.

Po zakończeniu kliknij przycisk Dalej.

 

Krok 3: Podgląd i zakończenie




Teraz możesz powiedzieć Pipedrive, co ma zrobić, gdy napotka duplikaty. Pipedrive posiada algorytm zapobiegający duplikacji danych, który postara się rozpoznać pasujące do siebie rekordy i połączyć ich dane.

Tutaj także można sprawdzić przeprowadzone mapowanie. Ta strona pokazuje sposób wyświetlenia danych po imporcie w oparciu o mapowanie przeprowadzone w kroku 2.



Po wyświetleniu podglądu importu kontynuuj i wybierz opcję Rozpocznij import..

Gotowe! Teraz możesz przejrzeć zaimportowane dane lub nawet wprowadzić konieczne zmiany, korzystając z widoku listy i edycji zbiorczej.

 

Czym jest „plik pominiętych”?

Podczas każdego importowania Pipedrive przygotowuje przejrzysty raport o wszelkich napotkanych trudnościach. Na przykład, jeśli przy importowaniu nie zmapowano pola obowiązkowego, Pipedrive zignoruje wiersz w arkuszu, który zawiera brakujące pole.. Wiersz ten zostanie umieszczony w pliku pominiętych.

W każdej chwili można pobrać plik pominiętych w celu jego przejrzenia. Możesz w nim wprowadzić konieczne zmiany, a następnie zaimportować plik pominiętych do Pipedrive, aby uzupełnić importowanie. W ten sposób łatwo upewnisz się, że wszystkie dane zostały zaimportowane do systemu.

Na przykład: Jeśli podczas importowania nie zmapowano pola obowiązkowego, Pipedrive zignoruje wiersz w arkuszu, który zawiera brakujące pole.





Jak wycofać importowane dane?

Co zrobić, gdyby konieczne było anulowanie importowania i rozpoczęcie od nowa? Po wykonaniu importu danych, można je wycofać w ciągu pierwszych 48 godzin za pomocą praktycznego linku oferowanego przez Pipedrive:

Nie masz u siebie linku „Wycofaj”? - Użyj widżetu w naszym centrum pomocy, aby się z nami skontaktować. Możemy ten link dla Ciebie reaktywować.


Mapowanie - Okno Rozwiąż zagadkę

Niektóre pola, zanim będą mogły być właściwie importowane, mogą wymagać dodatkowego mapowania. Na przykład:

Po wybraniu pola Etap, Status, Widoczne dla, Właściciel, lub jakiegokolwiek pola wyboru wielu/jednej opcji zostanie otwarte okno dialogowe Rozwiąż zagadkę, w którym możesz dopasować importowane dane do wartości w Pipedrive.

W powyższym przykładzie podczas mapowania pola Etap do kolumny w arkuszu kalkulacyjnym zostanie wyświetlone następujące okno. Po lewej stronie znajdują się różne słowa kluczowe znalezione w kolumnie arkusza, a po prawej stronie różne etapy w różnych lejkach.

Wystarczy przeciągnąć i upuścić różne słowa z lewej strony na prawą stronę, aby je dopasować.

W poniższym przykładzie mamy słowa takie jak Stage 1 (Etap 1) i Stage 2 (Etap 2) z naszego arkusza kalkulacyjnego. Przeciągnięcie ich do etapu Nawiązano kontakt oznacza, że każdy wiersz w naszym arkuszu, w którym występują wartości Etap  lub Etap 2zostanie dodany do Szans sprzedaży na etapie Nawiązano kontakt 



Mapowalne pola i ich zastosowanie



Istnieje wiele różnych pól w Pipedrive, które można zmapować z kolumnami w arkuszu kalkulacyjnym. Omówimy teraz, jakie to pola i które z nich będą dla Ciebie najważniejsze.

 

Pola obowiązkowe

Niniejsze pola są obowiązkowe przy tworzeniu rekordów:

Osoba kontaktowa - Imię i nazwisko | (Na przykład: Audrey Hepburn)
Obowiązkowe przy tworzeniu osób kontaktowych - No chyba, że używane są pole Imię i pole Nazwisko.
Osoba kontaktowa - Imię | (Na przykład: Audrey)
Obowiązkowe przy tworzeniu osób kontaktowych - No chyba, że używane jest pole Imię i nazwisko.
Osoba kontaktowa - Nazwisko | (Na przykład: Hepburn)
Obowiązkowe przy tworzeniu osób kontaktowych - No chyba, że używane jest pole Imię i nazwisko.
Osoba kontaktowa - Telefon | (Na przykład: 555-555-4422)
Numer kontaktowy osoby. Pozwala on uniknąć potencjalnych duplikatów osób kontaktowych.
Osoba kontaktowa - E-mail | (Na przykład: audrey.hepburn@pipedrive.com)
E-mail kontaktowy osoby. Pozwala on uniknąć potencjalnych duplikatów osób kontaktowych.

Organizacja - Nazwa | (Na przykład: Pipedrive)
Obowiązkowe przy tworzeniu organizacji i przypisywaniu ich osobom kontaktowym w poszczególnych wierszach.
Organizacja - Adres | (Na przykład: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, Południowa Dakota)
Fizyczny adres organizacji. Zostanie on geokodowany przy użyciu usługi Mapy Google. Ważne, aby był podany, gdyż pozwala to uniknąć duplikatów organizacji o tej samej nazwie.

Szansa sprzedaży - Tytuł | (Na przykład: Ford szansa sprzedaży)
Obowiązkowe przy tworzeniu szans sprzedaży. Jeśli chcesz, by Pipedrive automatycznie utworzył tytuły dla wszystkich szans sprzedaży (zgodnie z odpowiadającymi im nazwami organizacji, np. "Ford szansa sprzedaży"), to pozostaw wszystkie komórki puste. Jeśli nie zostanie określona żadna organizacja, to Pipedrive utworzy nazwę w oparciu o imię i nazwisko osoby kontaktowej, np. "Jon Snow szansa sprzedaży". Alternatywnie możesz utworzyć własne tytuły szans sprzedaży, wpisując nazwy zgodnie ze swoim preferencjami.

Uwaga - Jeśli nie określisz w innej kolumnie etapu, to szanse sprzedaży zostaną utworzone na pierwszym etapie w pierwszym lejku.


Notatka - Treść | (Na przykład: Pozostawiam notatkę związaną z tą szansą sprzedaży)
Obowiązkowe przy tworzeniu Notatek. Spowoduje to, że treść notatki zostanie załączona do wszystkich obiektów (osób kontaktowych, szans sprzedaży, itp.), które zostały wybrane w importowaniu.

Działanie - Temat | (Na przykład: Kolejna rozmowa)
Obowiązkowe przy tworzeniu działań. NIE zostawiaj pustych komórek w arkuszu kalkulacyjnym. Wypełnij wszystkie komórki wybranym tytułem. Spowoduje to utworzenie działania dla każdego wiersza.

 

Najczęściej używane pola

Poniższe pola nie są obowiązkowe, ale warto je uwzględnić:

Szansa sprzedaży - Etap - (Na przykład: Pomysł)
Określa na jakim etapie/w którym lejku dodawana są szanse sprzedaży. Jeśli nie zostanie określony żaden etap, szanse sprzedaży zostaną otwarte na pierwszym etapie pierwszego lejka.
Szansa sprzedaży - Wartość - (Na przykład: 2 000)
Pieniężna wartość szans sprzedaży. Jeśli nie określono żadnej waluty, wartość szansy sprzedaży będzie wyrażona w domyślnej walucie ustawionej w sekcji Ustawienia firmy.
Szansa sprzedaży - Waluta | (Na przykład: USD lub EUR)
Określa walutę, w której podawana jest wartość szansy sprzedaży. Jeśli waluta nie zostanie określona, wartość szansy sprzedaży będzie wyrażona w domyślnej walucie ustawionej w sekcji Ustawienia firmy.
Szansa sprzedaży - Oczekiwana data zamknięcia | (Na przykład: 2016/04/11, 11/04/16 lub 11/4/2016)
Aby szansa sprzedaży była wyświetlana w widoku osi czasu, należy określić jej datę. Data ta może być też dodana ręcznie w późniejszym terminie.
Szansa sprzedaży - Właściciel | (Na przykład: Bob Dillon lub James Brown)
Określa użytkownika Pipedrive, który jest właścicielem szansy sprzedaży. Jeśli nie zostaną wskazani żadni właściciele, to wszystkie szanse sprzedaży zostaną przypisane użytkownikowi, który dokonuje importowania.

Działanie - Termin wykonania | (Na przykład: 2016/04/11, 11/04/16 lub 11/4/2016)
Określa datę, kiedy działanie ma zostać wykonane.
Działanie - Typ | (Na przykład: Rozmowa telefoniczna, Lunch, Spotkanie)
Pozwala określić różne typy działań, w tym te niestandardowe.
Działanie - Przypisane do użytkownika | (Na przykład: Bob Dillon lub James Brown)
Pozwala przypisać działania do konkretnych użytkowników Pipedrive.

 

Pola historyczne

Powodują mapowanie do rekordów ich historycznych dat i statusów. W efekcie pozwala to zaimportować historię wcześniej zamkniętych już szans sprzedaży lub wcześniej wykonanych działań.

Szansa sprzedaży - Status | (Na przykład: Zamknięta lub Otwarta)
Pozwala zaimportować zamknięte już szanse sprzedaży. Dzięki niemu można wskazać wiersze zawierające szanse sprzedaży, które są otwarte, stracone lub zamknięte.

Uwaga: Jeśli status nie zostanie określony, to wszystkie importowane szanse sprzedaży będą automatycznie dodane jako Otwarte.


Szansa sprzedaży - Zamknięto | (Na przykład: 2016/04/11, 11/04/16 or 11/4/2016)
Określa datę oznaczenia szansy sprzedaży jako zamknięta.
Szansa sprzedaży - Utracono | (Na przykład: 2016/04/11, 11/04/16 or 11/4/2016)
Określa datę oznaczenia szansy sprzedaży jako stracona.

Działanie - Wykonane | (Na przykład: Wykonane lub Niewykonane)
Pozwala oznaczyć niektóre działania jako już wykonane, podczas gdy inne pozostaną otwarte do wykonania.
Działanie - Data oznaczenia jako wykonane | (Na przykład: 2016/04/11, 11/04/16 lub 11/4/2016)
Określa datę oznaczenia działania jako wykonane. Informacja ta będzie widoczna w statystykach.

 

Przykładowy arkusz kalkulacyjny do pobrania

Załączony do tego artykułu arkusz kalkulacyjny stanowi gotowy wzór danych do zaimportowania. Oznaczone kolorami kolumny zawierają opisy różnych pól.

Nasz system importowania łatwo rozpozna zawarte w nim nagłówki.

Możesz wypełnić ten arkusz własnymi danymi lub posłużyć się nim, aby lepiej zrozumieć sposób mapowania różnych pól Pipedrive do kolumn we własnym arkuszu kalkulacyjnym.