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Como solicitar uma assinatura
Assinando o documento
Como verificar o status das assinaturas do seu documento
Quantas assinaturas posso solicitar?

Smart Docs: Assinaturas eletrônicas

JT
Jenny Takahara, 23 de janeiro de 2024
Observação: o recurso Smart Docs está incluso nos planos Profissional, Power e Corporativo, podendo ser adquirido por usuários dos planos Essencial e Avançado que possuem acesso às configurações da conta como uma extensão. Esta inclui uma avaliação gratuita de 14 dias, durante a qual são disponibilizadas cinco assinaturas (é necessário inserir suas informações de cobrança). Saiba mais sobre os termos e condições da extensão nesta página.

O Smart Docs também inclui o recurso Assinaturas eletrônicas, que permite solicitar assinaturas dos clientes sem precisar recorrer a ferramentas adicionais.

O recurso Assinaturas eletrônicas do Pipedrive oferece assinaturas digitais básicas. Saiba mais sobre esse tipo de assinatura neste artigo.


Como solicitar uma assinatura

Enviando uma solicitação

Observação: após 60 dias, as solicitações de assinatura não concluídas expirarão, o que significa que os links não serão mais válidos, e o status do documento mudará para “expirado”.

Antes de solicitar uma assinatura, você precisa criar ou enviar um documento utilizando o recurso Smart Docs na página de detalhes do negócio ou do contato. Descubra como preparar um documento neste artigo.

É possível solicitar uma assinatura em dois lugares:

  • No editor de documentos


Na visualização de detalhes


Observação: a solicitação de uma assinatura fará com que uma nova versão do documento seja criada.

Ao clicar em Solicitar assinaturas, você receberá uma solicitação para revisar seu documento e gerenciar seus assinantes. O usuário que estiver solicitando a assinatura (você) e a pessoa de contato vinculada serão adicionados automaticamente como assinantes, mas você pode excluir ou adicionar pessoas a essa lista. É possível adicionar até 10 signatários por documento.

Você pode alterar o idioma do convite em "Idioma do convite".

Autenticando sua solicitação

As solicitações de assinatura exigem um código de autenticação.

Se esse recurso de segurança estiver ativado, os signatários receberão um código único de autenticação por e-mail para verificar (mas não garantir) a validade da mensagem. O signatário deve usar esse código para assinar o documento.

Personalizando sua solicitação

Personalize os e-mails de solicitação de assinaturas eletrônicas que seus clientes recebem adicionando uma linha de assunto e uma mensagem personalizadas.

Observação: os administradores com acesso às configurações da conta podem definir um estado padrão para o código de autenticação, bem como definir as mensagens padrão para os e-mails de solicitação de assinatura, nas configurações do Smart Docs. No entanto, qualquer usuário pode habilitar ou desabilitar os códigos de autenticação para cada signatário.

Clique em “Próximo”, adicione os campos de signatário ao documento e arraste-os e solte-os no lugar desejado.

Após adicionar um campo a um documento, você pode passar o mouse sobre ele para editá-lo e configurá-lo.

Observação: você pode adicionar até 1.000 campos de signatário a um documento. Apenas caracteres latinos são suportados nos campos de texto de signatário.

Atualmente, há quatro tipos de campos de signatário com configurações diferentes disponíveis:

Assinaturas
Este é um campo obrigatório que não possui configuração
Iniciais
Pode ser alternado como um campo obrigatório/opcional.
Campo de texto
  • Pode ser alternado como um campo obrigatório/opcional;
  • Pode adicionar textos de dicas para informar ao signatário o que escrever;
  • Pode alterar a formatação básica;
Caixa de seleção
Pode ser alternado como um campo obrigatório/opcional.

Ao adicionar campos de signatário ao documento, você deve incluir um campo de assinatura para cada signatário. Você pode alternar entre os signatários no menu suspenso "Selecionar signatário" do painel à esquerda.

Você também pode alocar um campo para um signatário diferente ao editar campos.

Após concluir a configuração do documento, clique em “Enviar” para enviá-lo com instruções para todos os signatários. Você receberá uma notificação por e-mail sempre que alguém aceitar ou se recusar assinar.

Se você não quiser adicionar campos de assinatura ao documento, pule esta etapa clicando em “Enviar mesmo assim”.

Se você enviar o documento sem os campos de signatário, as assinaturas serão inseridas em uma página adicional no verso.

Tipos de documento não suportados

Os seguintes tipos de documento não são suportados para obtenção de assinaturas:

  • Documentos encriptados (protegidos por uma senha);
  • Documentos já assinados digitalmente;
  • Documentos com permissões apenas de leitura.

Ao usar um desses tipos de documento, nenhuma mensagem de erro aparecerá, e o processo de assinatura ocorrerá normalmente. Entretanto, o Pipedrive não receberá a versão assinada, e o documento não aparecerá como "concluído" no CRM.


Assinando o documento

Sempre que abrirem uma solicitação de assinatura por e-mail, os signatários podem revisar o documento. Eles podem clicar no campo "Assinatura" para assiná-lo digitando ou desenhando seu nome, ou usar o menu suspenso no canto superior direito para "Recusar assinatura" ou "Baixar como PDF".

Observação: se os signatários concordarem em armazenar cookies, você poderá ver quando e quantas vezes os documentos foram abertos.

Depois que todos os campos forem preenchidos, os signatários podem clicar em "Concluir assinaturas" para continuar.

Observação: as assinaturas digitais só serão aplicadas a um documento depois que todos os signatários concluírem a solicitação.

Os signatários receberão uma solicitação para enviar um código de autenticação e precisarão marcar uma caixa confirmando que o documento foi lido. Depois disso, é só clicar "Assinar" para concluir o envio do documento.

Depois que todos os envolvidos tiverem assinado o documento, um PDF da versão final e uma trilha de auditoria serão enviados automaticamente para os e-mails deles e do usuário que solicitou a assinatura.

Observação: se você conectou o Smart Docs a um serviço de armazenamento em nuvem, o documento assinado e a trilha de auditoria serão automaticamente salvos no seu drive. Saiba mais sobre a conexão a serviços de armazenamento na nuvem neste artigo.

Como verificar o status das assinaturas do seu documento

O status de assinatura dos documentos será exibido na página de detalhes do seu negócio ou contato.

Clique no status para ver informações sobre cada signatário, visualizações do documento e situação das assinaturas.

  • Recusada — o signatário recusou a assinatura do documento. Você pode reenviar a solicitação de assinatura clicando em “Reenviar convite”.
  • Enviada – a solicitação de assinatura ainda está pendente. Você pode clicar em “Enviar lembrete” para lembrar o destinatário da solicitação.
  • Concluída – a assinatura já foi feita.


Nesta janela, você pode "Cancelar a assinatura" e usar a opção "Download" para baixar a versão original do documento. Depois que ele for assinado por todos os envolvidos, você também poderá baixar a versão assinada, bem como a trilha de auditoria.

Observação: apenas uma versão dos documentos pode estar em assinatura por vez. Para assinar uma versão adicional de um documento, antes é necessário cancelar aquela que está aguardando assinaturas. Se você tiver uma versão assinada do documento, não poderá solicitar assinaturas para outras versões. Será necessário criar outra.

Quantas assinaturas posso solicitar?

Observação: apenas usuários com acesso à seção de cobrança podem adquirir extensões e pacotes de assinatura. O número mensal de solicitações de assinatura varia por conta de empresa.

O número de assinaturas varia de acordo com o seu plano.

  • Profissional e Corporativo: esses planos oferecem solicitações de assinatura ilimitadas (aplica-se a Política de uso razoável).
  • Essencial e Avançado (extensão): empresas assinantes desses planos com a extensão ativada podem adquirir solicitações de assinatura em duas modalidades:
    • 30 solicitações de assinatura por mês;
    • 100 solicitações de assinatura por mês;
  • Essencial e Avançado (durante avaliação da extensão): empresas assinantes desses planos que estiverem testando a extensão têm direito a 5 solicitações.
Observação: nos planos anuais Essencial e Avançado, sua empresa tem direito a 30 ou 100 assinaturas mensais, dependendo da categoria escolhida. As assinaturas não utilizadas não são transferidas para o mês seguinte.

O que é a Política de uso razoável?

A Pipedrive monitora de perto o uso do recurso Assinaturas eletrônicas. Se detectarmos que ele está sendo utilizado para revenda ou qualquer outra atividade não permitida, ou se estiver indevidamente oneroso, resguardamo-nos o direito de impedir ou suspender o acesso do usuário a ele.

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