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Kontakt-Synchronisierung

JT
Jenny Takahara, 14. Oktober 2021

Die Funktion Kontaktsynchronisierung ermöglicht es Ihnen, Ihre externen Kontakte (Google Contacts, Microsoft usw.) mit Pipedrive zu synchronisieren, damit Sie alle Ihre Informationen an einem Ort vorfinden.


Kontakt-Synchronisierung einrichten

Die Kontakt-Synchronisation von Pipedrive funktioniert mit den meisten wichtigen externen Kontaktanbietern und sorgt dafür, dass alle Ihre Informationen miteinander verknüpft und auf dem neuesten Stand sind.

Um die Kontakt-Synchronisierung zu aktivieren, gehen Sie zu Persönliche Einstellungen > Kontakt-Synchronisierung, geben Sie die E-Mail-Adresse für den Account an, den Sie mit Pipedrive synchronisieren möchten, und klicken Sie auf Neuen Account hinzufügen.

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Die folgenden Anbieter werden bei der Kontakt-Synchronisierung unterstützt:

  • Google
  • Microsoft
  • iCloud (nur Einweg-Sync aufgrund von Beschränkungen innerhalb iClouds)
Hinweis: Die kostenlosen persönlichen Microsoft-Accounts werden nicht unterstützt.

Bei der Einrichtung der Kontakt-Synchronisierung können Sie wählen, welche Gruppe von Kontakten synchronisiert werden soll, in welche Richtung die Synchronisierung erfolgen soll und welche Sichtbarkeitseinstellungen für diese synchronisierten Kontakte, wenn sie in Pipedrive übertragen werden, gelten sollen.

connection_settings_contact_sync.png



Die Option Gruppe synchronisieren ermöglicht es Ihnen, bestimmte Segmente Ihrer verknüpften Kontaktliste auszuwählen und mit Pipedrive zu synchronisieren. Der von Ihnen gewählte Anbieter, z. B. Outlook, verwendet möglicherweise andere Bezeichnungen für diese Segmente, diese erscheinen jedoch in dieser Dropdown-Liste unter "Sync-Gruppe".
Wenn es Gruppen gibt, die Sie getrennt halten möchten - wie z. B. Familie oder Freunde - empfehlen wir Ihnen, diese Kontakte in Ihrer Kontaktliste in Gruppen anzuordnen, um zu separieren und nur die entsprechende Gruppe für die Synchronisierung mit Pipedrive auszuwählen.

Die Option Sync-Richtung bestimmt, wie Pipedrive Ihre Informationen behandelt. Wenn Sie wollen, dass alle Informationen in beiden Accounts aktualisiert werden oder Ihre Accounts lieber segmentiert lassen wollen, können Sie das unter dieser Option einrichten.

  • Ein-Weg-Sync
    Wenn Kontakte in der verbundenen Kontaktliste erstellt, aktualisiert oder gelöscht werden, werden auch die synchronisierten Kontakte in Pipedrive erstellt, aktualisiert oder gelöscht. Allerdings werden Kontakte, die in Pipedrive erstellt wurden, nicht in die verbundene Kontaktliste übertragen.

  • Zwei-Wege-Sync
    Wenn Kontakte in der verbundenen Kontaktliste erstellt, aktualisiert oder gelöscht werden, werden auch die synchronisierten Kontakte in Pipedrive erstellt, aktualisiert oder gelöscht. Wenn Kontakte in Pipedrive erstellt, aktualisiert oder gelöscht werden, werden auch die synchronisierten Kontakte in der verbundenen Kontaktliste erstellt, aktualisiert oder gelöscht.

Hinweis: Es werden nur Kontakte, die Sie in Pipedrive besitzen, mit Ihrem Provider synchronisiert.
Bitte beachten Sie, dass, wenn zwei Nutzer in Ihrem Unternehmen die gleiche Kontaktperson in ihren Kontakten haben, diese bei der Synchronisierung nicht als Duplikat gekennzeichnet wird und beide separat angelegt werden.

Kontakt-Sichtbarkeit

Hinweis: Für Admin-Nutzer sind immer alle Kontakte sichtbar.


Wenn Sie die Sichtbarkeit für Ihre Kontakt-Synchronisierung auswählen, bestimmen Sie, welche Nutzer im Pipedrive-Account die Kontakte, die Sie aus Ihrer Kontaktliste übernommen haben, sehen oder bearbeiten dürfen.
Pipedrive-Unternehmensaccounts mit den Plänen Essential und Advanced haben Zugang zu den folgenden Sichtbarkeitsberechtigungen für synchronisierte Kontakte in der Kontakt-Synchronisierung:

  • Besitzer & Follower
    Nur der Besitzer der synchronisierten Kontakte - und die Follower dieser Kontakte - können Details sehen oder bearbeiten.
  • Gesamtes Unternehmen
    Alle Nutzer im Pipedrive-Unternehmensaccount können Details der synchronisierten Kontakte sehen oder bearbeiten.

Ein Unternehmensaccount, der auf dem Professional- oder Enterprise-Plan in Pipedrive läuft, hat folgende Sichtbarkeitsberechtigungen für alle synchronisierten Kontakte in der Kontakt-Synchronisierung:

  • Nur Besitzer
    Nur der Besitzer des synchronisierten Kontakts kann die Details der synchronisierten Kontakte sehen oder bearbeiten.
  • Rolle des Besitzers
    Nur Pipedrive-Nutzer in der gleichen Rolle wie der Besitzer des synchronisierten Kontakts können die Details dieser synchronisierten Kontakte sehen oder bearbeiten.
  • Rolle des Besitzers und Rollen darunter
    Nutzer in der gleichen Rolle wie der Besitzer - und Nutzer in Rollen unterhalb der Rolle des Besitzers - können die Details der synchronisierten Kontakte sehen oder bearbeiten.
  • Gesamtes Unternehmen
    Alle Nutzer im Pipedrive-Unternehmensaccount können Details der synchronisierten Kontakte sehen oder bearbeiten.

Welche Felder werden synchronisiert?

Die folgenden Kontaktfelder werden mit Ihren Kontakten und Ihrem Provider synchronisiert:

  • Name
  • E-Mail-Adressen
  • Telefonnummern
  • Adresse
  • Instant Messenger
  • Postanschrift
  • Organisation/Unternehmen
  • Notizen
  • Geburtsdatum
  • Jobtitel
  • Foto (nur für Ein-Weg-Sync und nur, sofern bisher noch kein Foto für den Kontakt in Pipedrive eingestellt wurde)
Hinweis: Die Felder für Instant Messenger, Postanschrift, Notizen, Geburtsdatum und Jobtitel sind keine Standardfelder in Pipedrive und werden nur erstellt, wenn Sie die Kontakt-Synchronisierung aktivieren. Wenn Sie Outlook.com, Microsoft Exchange oder Microsoft Office 365 nutzen, werden Notizen nicht mit Ihren Pipedrive-Kontakten synchronisiert.


Nachdem Sie Ihre Einstellungen für die Kontakt-Synchronisierung bestimmt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Synchronisierung starten, um diese Details abzuschließen und mit der Synchronisierung zu beginnen.
Wenn die Synchronisierung läuft, kehren Sie zu Tools und Apps > Verbindungen > Kontakt-Synchronisation zurück, wo Ihnen ein Dashboard mit den Informationen zur aktuellen Synchronisation angezeigt wird, darunter die Gesamtzahl der synchronisierten Kontakte und eine Übersicht über die zuletzt hinzugefügten, aktualisierten oder gelöschten Kontakte.

contacts_in_sync.png



Falls Sie das Gefühl haben, dass gewisse Kontakte noch nicht synchronisiert wurden, klicken Sie auf Aktualisieren.
Das Anklicken dieser Schaltfläche bewirkt eine sofortige Aktualisierung der Kontakt-Synchronisierung und aktualisiert alle Synchronisierungsinformationen.

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