Base de connaissances

Il peut toujours arriver que deux de vos contacts portent le même nom (Jean Martin, par exemple). C'est pourquoi, lorsque vous effectuez une importation vers Pipedrive, vous aurez la possibilité de repérer les doublons et de les fusionner. Vous pouvez aussi choisir de sauter cette étape de fusion si vous préférez créer des enregistrements multiples.

Si vous ne savez pas quel est celui que vous devez conserver, il peut être utile de savoir comment Pipedrive recherche les doublons et comment il les traite, grâce à cet article.

Affaires

Comme il est naturel, dans les ventes, que vous possédiez plusieurs affaires portant le même nom, Pipedrive n'a pas d'identificateur de doublons pour les affaires. Cela signifie que si vous importez plusieurs affaires portant le même nom, celles-ci ne seront pas considérées comme des doublons et elles seront toutes importées.

Personnes

Lorsque le nom d'une personne est reconnu au cours de l'importation, Pipedrive recherche les informations suivantes pour déterminer s'il s'agit d'un enregistrement en double :

• Personne – Organisation

• Personne – Téléphone

• Personne – E-mail

Si Pipedrive découvre que l'UN de ces trois champs coïncide avec une autre personne dans la base de données de Pipedrive ou dans le fichier en cours d'importation, il fusionnera ces personnes et ajoutera toutes les nouvelles données éventuellement contenues dans le fichier importé.

Organisations

Lorsque le nom d'une organisation est reconnu au cours de l'importation, Pipedrive recherche les informations suivantes pour déterminer s'il s'agit d'un enregistrement en double :

• Organisation – Adresse

Vous pouvez avoir plusieurs organisations portant le même nom à condition de toujours spécifier le champ Adresse. Si l'adresse coïncide avec celle d'une autre organisation dans la base de données de Pipedrive ou dans le fichier en cours d'importation, il fusionnera ces organisations et ajoutera toutes les nouvelles données éventuellement contenues dans le fichier importé.

Exemples

Fusion de données

Supposons que vous importiez cette liste de personnes, qui portent toutes le même nom. Dans cet exemple, vous vous retrouveriez finalement avec deux Jon Snow, parce que des critères de correspondance ont été trouvés entre trois de ces lignes.

Critères de mise en correspondance :

1. La personne Jon Snow dans la ligne 1 est créée.

2. Pipedrive reconnaît « Jon Snow » dans la ligne 2 et cherche une éventuelle coïncidence dans les champs Organisation, Téléphone et/ou E-mail. Pipedrive se rend compte que les champs Personne - Nom et Organisation - Nom sont les mêmes dans la ligne 2 que dans la ligne 1 et ne crée donc pas de deuxième Jon Snow. Au lieu de cela, Pipedrive ajoute le numéro de téléphone nouveau de la ligne 2 au numéro déjà créé dans la ligne 1.

3. Pipedrive reconnaît « Jon Snow » dans la ligne 3 et cherche une éventuelle coïncidence dans les champs Organisation, Téléphone et/ou E-mail. Pipedrive se rend compte ensuite que le champ Personne - E-mail est le même que dans la ligne 1 et ne crée donc pas de nouveau Jon Snow. Au lieu de cela, Pipedrive ajoute le nouveau numéro de téléphone de la ligne 3 à l'enregistrement existant dans la ligne 1 et met également à jour le champ Organisation - Nom avec l'information « The Wall ».

4. Pipedrive reconnaît « Jon Snow » dans la ligne 4, mais cette fois il n'y a pas de coïncidence dans les champs Organisation - Nom, Personne - Téléphone ou Personne - E-mail avec le Jon Snow déjà existant. Pipedrive crée donc un deuxième Jon Snow, avec ces numéro de téléphone et adresse e-mail uniques.

Création de plusieurs enregistrements

Comme il a été dit au début de cet article, vous avez la possibilité de sauter cette étape de fusion. La possibilité de créer plusieurs enregistrements peut être utile lorsque vous souhaitez que chaque utilisateur ait sa propre liste de contacts pour travailler. Il est important de se rappeler que chaque contact créé ne peut être lié qu'à un seul propriétaire.

Remarquez cependant que les enregistrements multiples peuvent conduire à une base de données encombrée. Si vous désirez lier plus d'un utilisateur à un contact, vous pouvez créer un élément unique et ajouter les autres utilisateurs avec le statut d'Abonnés. De cette façon, le propriétaire et les abonnés conserveront la visibilité et auront la possibilité de travailler avec cet élément, sans qu'il soit nécessaire de créer plusieurs enregistrements.