Tudástár

Mi az az elektronikus aláírás?

Az Egyesült Államok szövetségi ESIGN törvénye az „elektronikus aláírás” fogalmát olyan elektronikus hangként, szimbólumként vagy folyamatként határozza meg, amely egy szerződéshez vagy más dokumentumhoz van csatolva, illetve azzal logikailag összekapcsolódik, és amelyet egy személy a dokumentum aláírásának szándékával hajt végre vagy fogad el.

Elektronikus aláírásokat használnak ajánlati levelek, adásvételi szerződések, engedélynyilatkozatok, bérleti/lízingmegállapodások, felelősségkizáró nyilatkozatok, pénzügyi dokumentumok és sok más dokumentum aláírására.

Az Európai Unió eIDAS rendelete (910/2014 – az elektronikus azonosításról és az elektronikus tranzakciók belső piacon belüli bizalmi szolgáltatásairól) szerint az elektronikus aláírás a valamennyi elektronikus aláírás széles kategóriájára terjed ki, beleértve az „elektronikus formában lévő adatokat, melyek hozzá vannak csatolva vagy logikailag kapcsolódnak más elektronikus formában lévő adatokhoz, és amelyeket az aláíró az aláíráshoz használ”.

A Pipedrive eSignature funkciója által kínált alapvető digitális aláírás az elektronikus aláírás egyik, fejlett biztonsági funkciókkal rendelkező altípusa.

Egy alapvető digitális aláírás PKI-t (nyilvános kulcsú infrastruktúrát) használ. Az alapvető elektronikus aláírás kulcsfontosságú jellemzői a következők:

• Harmadik fél által kibocsátott digitális tanúsítvány (megbízható)

• Aszimmetrikus vagy nyilvános kulcsú titkosítás

• IP-cím rögzítése

A Pipedrive e-aláírás funkciójával az aláírók egyszeri hitelesítési kódot kaphatnak e-mail címük érvényességének ellenőrzésére, de ez nem garantálja azt. Ez egy opcionális biztonsági funkció, amely minden aláírási kérelemhez külön-külön engedélyezhető vagy letiltható.

Jogilag kötelező érvényűek az e-aláírások?

Az elektronikus aláírásokat számos országban már hosszú évek óta széles körben elfogadják és használják. A Pipedrive digitális aláírásait úgy alakítottuk ki, hogy megfeleljenek a szabványos biztonsági követelményeknek, beleértve az aszimmetrikus vagy nyilvános kulcsú titkosítást is.

Hogyan profitálhat az értékesítési csapatom az eSignatures funkció használatából?

Az eSignatures funkció használata segít az értékesítési csapatnak felgyorsítani a munkát a manuális folyamatok digitalizálásával. Különösen hasznos távoli csapatok számára, vagy amikor az ügyfelek nem férnek hozzá könnyen nyomtatási eszközökhöz.

A legfontosabb előnyök:

• Integráció olyan felhőalapú tárhelymegoldásokkal, mint a Google Drive, a Microsoft OneDrive és a SharePoint

• Az aláírt dokumentumok automatikus tárolása a kapcsolódó üzletben, hogy a tulajdonos és a követők könnyen hozzáférhessenek

• Opcionális biztonsági funkciók, például az aláírók ellenőrzésére e-mailben küldött egyszer használatos hitelesítési kódok

Mi az ésszerű használat politikája?

A Pipedrive szorosan figyelemmel kíséri az eSignature funkció használatát. Ha azt észleljük, hogy a funkciót viszonteladásra használják, bármilyen más módon visszaélnek vele, vagy indokolatlan terhet jelent, fenntartjuk a jogot arra, hogy saját belátásunk szerint megakadályozzuk vagy felfüggesszük a felhasználó hozzáférését a funkcióhoz.

Ha a dokumentumom már tartalmazza az összes szükséges aláírást, visszavonhatom még?

Amint egy dokumentum összegyűjtötte az összes szükséges aláírást, a folyamat befejezettnek minősül, és már nem vonható vissza.

Az eSignatures funkciót úgy terveztük, hogy a dokumentumot véglegesítse, amint minden fél aláírta. Ha módosítani szeretne egy már befejezett dokumentumot, új verziót kell létrehoznia, és újra kell indítania az aláírási folyamatot.

Használhatom még ugyanazt a dokumentumverziót, ha visszavonom az aláírást?

Igen, visszavonás után ugyanaz a dokumentumverzió újra felhasználható. Ha például azért von vissza egy aláírási folyamatot, mert elfelejtett hozzáadni egy aláírót, a dokumentum továbbra is elérhető marad az üzlet vagy a dokumentumtár területén.

A folyamat újraindításához:

• Nyissa meg az üzlet részletező nézetét, majd a dokumentum fület

• Válassza ki az elküldeni kívánt dokumentumverziót

• Adja hozzá az aláírókat (dokumentumonként legfeljebb tízet), majd kattintson a "Küldés" gombra

Az új aláírási folyamat új, 60 napos lejárati idővel indul.

Elküldtem egy dokumentumot aláírásra, de elfelejtettem hozzáadni egy aláírót. Hozzáadhatom őket a dokumentum elküldése után?

Nem lehetséges új aláírót hozzáadni egy meglévő aláírási folyamathoz. Ha a dokumentum elküldése után kell aláírót hozzáadnia, le kell állítania a meglévő aláírási folyamatot, és új folyamatot kell indítania.

Hány aláírót adhatok hozzá egy dokumentumhoz?

Egy dokumentumhoz legfeljebb 10 aláírót adhat hozzá. Kérjük, tartsa szem előtt, hogy az aláírási folyamat elindulása után már nem adhat hozzá új aláírókat.

Ha elfelejt hozzáadni valakit, vissza kell vonnia a meglévő folyamatot, és újat kell létrehoznia. Amint egy dokumentum összegyűjtötte az összes szükséges aláírást, már nem vonható vissza.

Mennyi idejük van az aláíróknak az aláírásra?

Az aláírási folyamat a kérelem elküldésének dátumától számítva 60 napig marad aktív. Ha a dokumentumot ezen időtartamon belül nem írják alá, a link lejár.

Ha úgy dönt, hogy még a befejezés előtt visszavon egy dokumentumot, később ugyanazzal a dokumentumverzióval továbbra is indíthat új aláírási folyamatot.