Basis Pengetahuan

Selalu ada kemungkinan bahwa Anda mungkin memiliki kontak dengan nama yang sama (misalnya, John Smith). Untuk alasan ini, setiap kali Anda menjalankan impor di Pipedrive, Anda akan diberikan opsi untuk mengenali dan menggabungkan duplikat bersama-sama. Anda juga dapat memilih untuk melewati langkah penggabungan ini jika Anda lebih suka membuat beberapa catatan.

Jika Anda tidak yakin mana yang tepat untuk Anda, bisa membantu untuk memahami bagaimana Pipedrive mencari duplikat dan bagaimana mengatasinya dalam artikel ini.

Penawaran

Mengingat sifat penjualan adalah bahwa Anda mungkin memiliki beberapa penawaran dengan nama yang sama, tidak ada identifikasi duplikat untuk penawaran dalam Pipedrive. Ini berarti bahwa jika Anda mengimpor lebih dari satu penawaran dengan nama yang sama, penawaran-penawaran tersebut tidak akan dianggap duplikat dan semuanya akan diimpor.

Orang-orang

Setelah nama Seseorang telah dikenali dalam impor, Pipedrive akan mencari informasi berikut ini untuk menentukan apakah ada catatan duplikat:

• Orang - Organisasi

• Orang - Telepon

• Orang - Email

Jika Pipedrive menemukan bahwa SALAH SATU dari tiga bidang tersebut cocok dengan orang lain dalam database Pipedrive atau file impor, maka akan digabungkan dan ditambahkan data baru yang terdapat dalam impor.

Organisasi

Setelah nama organisasi diakui dalam imporan, Pipedrive akan mencari informasi berikut untuk menentukan apakah ada catatan duplikat:

• Organisasi - Alamat

Anda dapat memiliki organisasi dengan nama yang sama selama Anda selalu menentukan field alamat. Jika alamat cocok dengan organisasi yang sudah ada di database Pipedrive atau file impor Anda, maka akan digabungkan dengan organisasi lainnya dan menambahkan informasi baru yang ada dalam impor tersebut.

Contoh

Menggabungkan data

Misalkan Anda mengimpor daftar orang ini dan semua memiliki nama yang sama. Dalam contoh ini, Anda pada akhirnya akan memiliki dua Jon Snow, karena kriteria pencocokan ditemukan dalam tiga baris yang sama.

Kriteria pencocokan:

1. Jon Snow pada baris 1 dibuat.

2. Pipedrive mengenali "Jon Snow" pada baris 2 dan memeriksa adanya pencocokan organisasi, telepon, dan/atau email. Kemudian Pipedrive menyadari bahwa nama orang dan nama organisasi pada baris 2 sama seperti pada baris 1 dan oleh karena itu tidak membuat 2 Jon Snow. Sebaliknya, Pipedrive memetakan nomor telepon unik dari baris 2 ke nomor telepon yang sama yang dibuat pada baris 1.

3. Pipedrive mengenali "Jon Snow" pada baris 3 dan memeriksa adanya pencocokan nama organisasi, telepon orang, dan email orang. Kemudian Pipedrive menemukan bahwa email orang sama seperti pada baris 1 dan oleh karena itu tidak membuat Jon Snow tambahan. Sebaliknya, Pipedrive menambahkan nomor telepon baru ke catatan baris 1, serta memperbarui nama organisasi pada baris 3 menjadi "The Wall".

4. Pipedrive mengenali "Jon Snow" pada baris 4 tetapi kali ini tidak menemukan pencocokan nama organisasi, telepon orang, atau email orang dengan Jon Snow yang ada. Oleh karena itu, Pipedrive membuat Jon Snow kedua dengan nomor telepon dan alamat email unik ini.

Membuat catatan ganda

Seperti yang disebutkan di awal artikel ini, Anda dapat memilih opsi untuk melewati langkah penggabungan. Opsi untuk membuat catatan ganda bisa berguna dalam skenario ketika Anda ingin setiap pengguna memiliki salinan sendiri dari kontak-kontak tersebut untuk dikerjakan. Penting untuk diingat bahwa setiap kontak yang dibuat hanya dapat memiliki satu pemilik yang terhubung.

Harap dicatat bahwa membuat catatan ganda dapat menciptakan basis data yang berantakan. Jika Anda ingin lebih dari satu pengguna terhubung dengan suatu kontak, Anda dapat membuat satu item tunggal dan menambahkan pengguna lain sebagai pengikut. Dengan melakukan ini, pemilik dan pengikut akan dapat melihat item ini dan bekerja pada item tersebut tanpa perlu membuat catatan ganda.