Kennisdatabase

Verstuur e-mails vanuit Sales Inbox of detailweergaven en voeg ze automatisch toe als activiteiten.

Dit helpt je rapportagegaten te verkleinen en de inspanningen van je team nauwkeuriger bij te houden in het rapport over de prestaties van activiteiten, zonder voor elke verzonden e-mail afzonderlijke activiteiten aan te maken.

Waarom e-mails als activiteiten toevoegen

In Pipedrive, activiteiten vertegenwoordigen geplande of voltooide acties, zoals telefoongesprekken, vergaderingen, taken en e-mails. Ze helpen je je volgende stappen te plannen, georganiseerd te blijven en consequent op te volgen.

Om je inspanningen bij te houden, maak je een rapport over activiteitenprestaties, dat inzicht geeft in:

• Hoeveel activiteiten je hebt voltooid
• Hoe de werklast over het team is verdeeld

Het verzenden van e-mails is een van de meest voorkomende activiteiten in de verkoop. Je ziet het resultaat als een verzonden gesprek, maar tenzij je dit toevoegt als activiteit, telt het niet als uitgevoerde werkzaamheden in het activiteitenrapport.

Om ervoor te zorgen dat je inspanningen worden weerspiegeld:

• Schakel de optie in om de e-mail als activiteit toe te voegen voordat je deze verzendt
• Verstuur de e-mail vanuit Pipedrive

Op deze manier is je e-mailcommunicatie zichtbaar in Sales Inbox en wordt deze als een voltooide activiteit in je rapporten meegeteld.

Hoe een e-mail als activiteit toe te voegen

U kunt deze optie standaard inschakelen in uw e-mailsynchronisatie-instellingen of aanpassen tijdens het opstellen van de e-mail.

E-mailactiviteit standaard toevoegen

Om e-mails automatisch als activiteiten toe te voegen, opent u het accountmenu in de rechterbovenhoek en gaat u naar Persoonlijke voorkeuren > E-mailsynchronisatie > Algemeen.

Schakel “E-mails die vanuit Pipedrive worden verzonden automatisch als activiteit toevoegen” in.

Kies vervolgens het type activiteit dat gebruikt moet worden bij het toevoegen van e-mails als activiteiten. De beschikbare activiteitstypen zijn afhankelijk van uw bedrijfsinstellingen.

Vanaf nu wordt elke e-mail die u vanuit Pipedrive verstuurt ook toegevoegd als een voltooide activiteit.

Vanuit Sales Inbox

Klik op “+ Nieuwe e-mail” of beantwoord een bestaand gesprek. Schrijf uw e-mail zoals gebruikelijk en schakel vervolgens in de e-mailopsteller “Deze e-mail als activiteit toevoegen” in.

Klik op “Verzenden”.

Vanaf de detailweergave

Open de detailweergave van een deal, lead, project, contact of organisatie en klik vervolgens op “E-mail” om de opsteller te openen.

Zodra u het bericht hebt opgesteld, schakelt u “Deze e-mail als activiteit toevoegen” in.

Klik op “Verzenden”.

Wat gebeurt er nadat je de e-mail hebt verstuurd

Wanneer je e-mails omzet in voltooide activiteiten, leg je zowel de communicatie als de inspanning vast.

Zodra je op “Versturen” klikt, maakt Pipedrive automatisch een e-mailactiviteit aan.

De activiteit wordt gemarkeerd als voltooid en gekoppeld aan dezelfde items als de e-mailconversatie.

Dit houdt je communicatiegeschiedenis en activiteitengeschiedenis op één lijn, zodat je rapporten een volledig beeld van je werk geven.

Hoe activiteiten toe te voegen voor e-mails die buiten Pipedrive zijn verzonden

Als je Smart Bcc gebruikt of e-mails verstuurt vanuit Gmail, Outlook of een andere aanbieder, worden die e-mails niet automatisch als activiteiten in Pipedrive toegevoegd.

Om in bulk activiteiten voor deze e-mails aan te maken, ga naar Sales Inbox en open de map Verzonden.

Selecteer één of meerdere gesprekken en klik “Activiteit toevoegen”.

Dit zorgt ervoor dat je inspanningen worden meegeteld, zelfs voor e-mails die oorspronkelijk niet vanuit Pipedrive zijn verzonden.

Rapportage over e-mails

Om zowel inzicht te krijgen in de inspanning als in het communicatievolume, gebruikt u twee aparte rapporten. De onderstaande tabel legt uit wanneer u elk rapport moet gebruiken.

Activiteitenprestatierapport vs. e-mailprestatierapport

Het gebruik van beide rapporten helpt u niet alleen te begrijpen hoeveel e-mails er werden verzonden, maar ook hoeveel inspanning uw team in het benaderen van contacten heeft gestoken.