Kennisdatabase

Onze Smart Docs-functie helpt je bij het maken van voorstellen of offertes rechtstreeks vanuit de deal of contactpersoon detailweergave. Het kennen van de werking van velden en sjablonen zal je helpen nog meer tijd te besparen in je onderhandelingsproces.

Ondersteunde velden

Pipedrive-velden zijn verdeeld in twee categorieën op elk tabblad - standaard en aangepaste velden.

Om Pipedrive-velden aan uw sjabloon toe te voegen, moet u het veld kopiëren en plakken vanaf de rechterkant van uw sjablooneditor naar de sjabloonbody.

Het veld wordt weergegeven tussen haakjes "[ ]" in de sjabloon en vervangt automatisch de dealgegevens wanneer de sjabloon wordt gebruikt voor een document.

Adresvelden en subvelden

U kunt het standaardadres van een organisatie of contactpersoon toevoegen aan uw sjablonen en documenten, of het opdelen om alleen de specifieke adresregels toe te voegen die u nodig heeft.

Productvelden en -tabellen

Productvelden werken alleen met sjablonen als ze in een producttabel bestaan. Kopieer eerst de tabel en plak deze in de inhoud van uw sjabloon om de producttabel toe te voegen. De tabel wordt automatisch gevuld met een set standaard productvelden, maar u kunt ze naar wens aanpassen.

Vanwege het bestandstype werken producttabellen anders in Spreadsheets en Slides. Leer meer over producttabellen in dit artikel.

Sjablonen en documenten

Voordat u documenten en voorstellen voor uw deals of contacten maakt, kunt u een sjabloon maken. U kunt dit direct doen, maar we raden aan om eerst een sjabloon te maken. Hiermee bespaart u tijd bij toekomstige documenten. U vindt beide opties onder het tabblad Documenten in de detailweergave.

Sjablonen zijn niet gekoppeld aan specifieke deals of contacten. Daarom zijn alle velden die u aan een sjabloon toevoegt altijd zichtbaar.

Bij het genereren en bewerken van een document dat gekoppeld is aan een deal, ziet u echter alleen de velden waarin gegevens voor de specifieke deal zijn opgenomen. Als er geen informatie beschikbaar is voor een veld dat u in uw document heeft, is dat specifieke veld niet beschikbaar bij het bewerken van het document.

Om een document met dealspecifieke velden te maken, moet u dit doen vanuit de detailweergave van de deal. Om een document met persoonspecifieke velden te maken, moet u dit doen vanuit de detailweergave van de deal of het contact met de persoon.

Sjabloon benoeming

Wanneer u een nieuw sjabloon maakt, is het eerste voorstel van het systeem om een titel toe te voegen. De titel zal verschijnen als gereed om te bewerken. Alle wijzigingen aan het sjabloon worden automatisch opgeslagen.

Bij het genereren van een document uit een sjabloon zal de documenttitel de naam van het sjabloon niet bevatten, maar in plaats daarvan de dealtitel, de datum en het tijdstip waarop het werd gegenereerd.

Om uw documenten georganiseerd te houden binnen de deal, kunt u Pipedrive-velden toevoegen aan de sjabloontitel (bijv. dealtitel). Bij het genereren van een document uit een sjabloon met Pipedrive-velden in de titel, wordt de oorspronkelijke sjabloontitel en de Pipedrive-velden opgeslagen.

Sjabloon- en documentcategorieën

Om uw documenten en sjablonen te organiseren, kunt u ze in categorieën onderverdelen. Kies uit de bestaande:

• Offertes
• Voorstellen
• Contracten
• Of maak een aangepaste categorie

Lege velden in documenten wissen

Als u een document maakt op basis van een sjabloon en een deal of contact ontbreekt in een van de velden, blijft de aanduiding van de veldnaam in het document staan.

Om deze instelling te wijzigen, ga naar Tools en apps > Documenten > Bedrijfsinstellingen en scroll naar beneden om de relevante optie te vinden.

Zodra deze optie is ingeschakeld, verschijnt een veld leeg wanneer een document wordt gemaakt vanuit een sjabloon als er ontbrekende informatie is in de deal of contact.