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Synchronisierung mit Google Drive

BF
Breandan Flood, 21. Mai 2021

Mit der Google Drive Synchronisierung können Sie Google Drive als Speicherort für Ihre in Pipedrive hochgeladenen Anhänge und Dateien verwenden. Darüber hinaus können Sie innerhalb von Pipedrive neue Google-Dokumente erstellen und in Google Drive vorhandene Dokumente mit Elementen (Geschäfte, Kontakte, Organisationen) in Pipedrive verknüpfen.

Hinweis: Während Anhänge und Dateien, die zu Ihren Deals und Kontakten hochgeladen werden, in Google Drive gespeichert werden können, werden E-Mail-Anhänge nicht in Google Drive gespeichert. Diese werden im eigenen Speichersystem von Pipedrive gespeichert.

Warum Google Drive nutzen?

  • Barrierefreiheit: Wenn Google Drive Synchronisation aktiviert ist, werden alle Dateien in Google Drive gespeichert, sodass Sie über die Pipedrive-Interface zugänglich sind.
  • Effizienz: Die gleiche Datei kann in Pipedrive mehrmals verknüpft werden, um sicherzustellen, dass stets die aktuellste Version eines Dokuments angefügt wird.
  • Einfache Inline-Bearbeitung: Hochgeladene Dateien können in Google Docs konvertiert, angezeigt und bearbeitet werden, ohne die Datei heruntergeladen und in einer separaten Software geöffnet werden muss.
  • Einfache Inline-Erstellung: Ein neues Google-Dokument kann Inline erstellt werden.

Synchronisierung mit Google Drive

Um Ihre Dateien mit Google Drive zu synchronisieren:

  • Gehen Sie zuPersönliche Einstellungen > Google Drive, um auf die Synchronisierungsoptionen zuzugreifen.
  • Wählen Sie Jetzt verbinden, um Ihr Google Drive Account zu verbinden.
  • Wählen Sie Ja unter der Option Google Drive verwenden um die Sync-Funktion zu aktivieren.
  • Wählen Sie aus, ob Pipedrive-Dateien in einem separaten Ordner auf Google Drive gespeichert werden sollen oder nicht.
  • Wählen Sie aus, ob die gemeinsame Nutzung aller Google Drive-Dateien mit anderen Pipedrive Benutzern in Ihrem Unternehmen aktiviert werden soll.

Hinweis: Beim Hochladen von Dateien sehen Sie, dass Sie die Option „Teilen“haben. Dies gibt allen Pipedrive-Mitgliedern Ihres Unternehmens standardmäßig Lese- und Schreibzugriff auf alle zu Pipedrive hinzugefügten Dateien.
Insoweit stehen Ihnen in Google Drive selbst folgende Vertraulichkeitseinstellungen zur Verfügung:
  • Nur anzeigen: Wenn Sie möchten, dass alle Pipedrive-Nutzer Ihre Dateien sehen, aber nicht bearbeiten können, setzen Sie Ihre Datei auf „Kann sehen“ oder „Kann kommentieren“. „Kann kommentieren“erlaubt anderen Nutzern, Kommentare zu Ihren Dateien zu hinterlassen.
  • Privat: Wenn Sie bestimmte mit Geschäften verknüpfte Dateien privat halten oder nur mit Leseberechtigung freigeben möchten, müssen Sie die Freigabeoptionen direkt in Google bearbeiten. In diesem Fall werden die Dateien weiterhin der Datei-Warteschlange auf Pipedrive angezeigt, können von anderen Nutzer jedoch nicht geöffnet werden.

Neue Dateien hinzufügen

Hinweis: Dokumente, die aus Google Drive importiert oder dort gespeichert werden, werden in Google Drive und nicht in Pipedrive gespeichert. Dies bedeutet, dass wenn die Datei aus Google Drive entfernt wird, sie ebenfalls aus Pipedrive entfernt wird.

Gehen Sie zur Registerkarte Dateien hochladen in der Detailansicht eines Ihrer Deals, einer Organisation oder eines Personenkontaktes. Sie werden sehen, dass Sie jetzt mehrere Optionen haben, anstatt nur die Option „ Von Ihrem Computer hochladen“ zu aktivieren, die Sie vor der Aktivierung des Google Drive Synchronisation hatten.

  • Wählen Sie von IhremComputer aus: Laden Sie eine Datei direkt von Ihrem Computer hoch, wodurch Ihre Datei in Pipedrive gespeichert und in Google Drive migriert wird.
  • Aus Google Drive importieren: Fügen Sie eine Datei hinzu, die bereits in Google Drive lebt. Tippen Sie dafür einfach den Namen der Datei ein und wählen Sie diese aus.
  • Neu erstellen: Erstellen Sie eine Datei von Grund auf Google Drive und speichern Sie die Datei automatisch in Pipedrive und Google Drive gleichzeitig.

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Wenn Sie eine Datei über Google Drive erstellt oder hinzugefügt haben, können Sie diese einfach anklicken und Ihre Datei auf einfache Weise direkt von Pipedrive aus einsehen oder bearbeiten, und es auch anderen Pipedrive-Benutzern ermöglichen, Ihre Datei direkt von Pipedrive aus einzusehen oder zu bearbeiten.

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