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Mit der Verwaltung Ihres Vertriebs ist in der Regel eine umfangreiche Datenbank mit Deals, Kontakten oder anderen Elementen verbunden. Es ist allerdings davon auszugehen, dass manche Informationen im Lauf der Zeit veralten. Jeder einzelne Datensatz manuell zu aktualisieren ist zwar machbar, aber wenn viele Informationen aktualisiert werden müssen, kann dies viel Aufwand bedeuten – Zeit und Energie, die Sie für den Abschluss von Deals nutzen könnten.

Sie können die Massenbearbeitungs- und Filterfunktionen in der Listenansicht zur Bearbeitung von großen Datenmengen zu verwenden, aber was, wenn Sie bereits alle benötigten Daten in einer Tabelle haben, um sie in Pipedrive zu übertragen, ohne Duplikate zu erstellen? Für diesen Zweck bietet Pipedrive mit der Funktion Pipedrive System-ID die Möglichkeit einer Massenaktualisierung Ihrer Datenbank durch den Import einer Tabelle.

Pipedrive System-ID Funktion

In Pipedrive wird jedem Element – Deal, Kontakt, Organisation, Aktivität, Produkt, Notiz – bei der Erstellung eine individuelle ID zugewiesen. Sie finden diese ID in der URL der Detailansicht jedes Elements oder Sie können sie als Spalte in der Listenansicht hinzufügen.

Daten exportieren

Welche IDs und Felder sollte ich verwenden?

Um Ihre Elemente (Deals, Kontakte, Organisationen, Produkte usw.) zu aktualisieren, müssen Sie die Pipedrive System-ID und alle anderen Felder, die Sie anpassen möchten, angeben.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten den Wert, die Phase und den Besitzer von bestehenden Deals aktualisieren. Dazu müssen Sie eine Liste mit der Spalte ID sowie den Spalten Wert, Phase und Besitzer exportieren.

Bitte beachten Sie, dass Sie andere Spalten, wie beispielsweise den Titel, als Bezug exportieren können. Jegliche Änderungen, die Sie in diesen Spalten vornehmen, werden jedoch beim Importieren überschrieben.

Wie erhalte ich die Pipedrive System-IDs in der Listenansicht?

Um die ID-Spalte in der Listenansicht anzuzeigen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und öffnen Sie den Bereich „Spalten auswählen“, suchen und wählen Sie dann das gewünschte ID-Feld und klicken Sie auf „Speichern“.

Sie können einen Filter erstellen, um die Liste auf die zu aktualisierenden Elemente einzuschränken. Wenn die Listenansicht so konfiguriert ist, dass Ihre Pipedrive System ID-Felder angezeigt werden, exportieren Sie die Liste hier:

Daten importieren

Nehmen Sie nach dem Exportieren alle erforderlichen Änderungen an den Daten in der Tabelle vor. Hier ist ein Beispiel, wie Ihre Tabelle nach dem Export und vor den Änderungen aussieht:

Und so sieht dieselbe Tabelle nach den vorgenommenen Änderungen aus. Beachten Sie, dass die ID-Felder nicht geändert werden müssen. Sie müssen nur die Informationen ändern, die in Pipedrive aktualisiert werden müssen.

Importieren Sie die Tabelle anschließend in Pipedrive und ordnen Sie die entsprechenden ID-Felder den Spalten zu.

Wenn alle Felder richtig zugeordnet sind, klicken Sie auf "Weiter" und beenden den Import. Die Pipedrive System-ID aktualisiert Ihre Datenbank automatisch mit den neuen Informationen, da Pipedrive anhand der Pipedrive System-ID weiß, welche Elemente zu aktualisieren sind.