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Pipedrive-Daten mit einer Tabellenkalkulation aktualisieren

YM
Yssel Marques, 6. Oktober 2021
Hinweis: Diese Funktion ist nur für Admin-Nutzer oder reguläre Nutzer mit der entsprechenden aktivierten Berechtigung verfügbar.

Die Verwaltung einer großen Datenbank mit Deals, Kontakten und anderen Elementen ist im Vertrieb gang und gäbe; allerdings muss davon ausgegangen werden, dass Teile dieser Informationen irgendwann nicht mehr auf dem aktuellsten Stand sind. Jeder einzelne Datensatz manuell zu aktualisieren ist zwar machbar, aber wenn viele Informationen aktualisiert werden müssen, kann dies viel Aufwand bedeuten - Zeit und Energie, die Sie für den Abschluss von Deals nutzen könnten.

Sie könnten die Massenbearbeitungs- und Filterfunktionen in der Listenansicht verwenden, um große Datenmengen zu bearbeiten, aber was, wenn Sie bereits alle benötigten Daten in einer Tabelle haben, um sie in Pipedrive zu übertragen, ohne Duplikate zu erzeugen? Für diesen Zweck bietet Pipedrive mit der Funktion Pipedrive System-ID die Möglichkeit einer Massenaktualisierung Ihrer Datenbank durch den Import einer Tabelle.


Pipedrive System-ID Funktion

In Pipedrive wird jedem Element - Deal, Kontakt, Organisation, Aktivität, Produkt, Notiz - bei der Erstellung eine individuelle ID zugewiesen. Sie finden diese ID in der URL der Detailansicht jedes Elements oder Sie können sie als Spalte in der Listenansicht hinzufügen.

Hinweis: Wenn Sie Duplikate in Ihrem Account zusammenführen wollen, lohnt sich ein Blick auf die Funktion "Duplikate zusammenführen" in Pipedrive. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über das Zusammenführen von Duplikaten.

Daten exportieren

Welche IDs und Felder sollte ich verwenden?

Um Ihre Elemente (Deals, Kontakte, Organisationen, Produkte usw.) zu aktualisieren, müssen Sie die Pipedrive System-ID und alle anderen Felder, die Sie anpassen möchten, angeben.

Nehmen wir an, Sie möchten den Wert, die Phase und den Besitzer von bestehenden Deals aktualisieren. Dafür müssen Sie eine Liste mit der Spalte ID sowie den Spalten Wert, Phase und Besitzer exportieren.

Bitte beachten Sie, dass Sie andere Spalten, wie beispielsweise den Titel, als Bezug exportieren können. Jegliche Änderungen, die Sie in diesen Spalten vornehmen, werden jedoch beim Importieren überschrieben.

Wie erhalte ich die Pipedrive System-IDs in der Listenansicht?

Um die ID-Spalte in der Listenansicht anzuzeigen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und öffnen Sie den Bereich Spalten auswählen, suchen und wählen Sie dann das gewünschte ID-Feld und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Deal-, Kontakt- und Organisations-IDs erhalten Sie in der Listenansicht der Registerkarte Deals. Wenn Sie jedoch Kontakte ohne Dealverlauf haben, werden diese nicht in der Listenansicht des Deals angezeigt. Diese IDs müssen Sie in der Listenansicht der Registerkarte Kontakte abrufen.


Sie können einen Filter erstellen, um die Liste auf die zu aktualisierenden Elemente einzuschränken. Wenn die Listenansicht für die Anzeige Ihrer Pipedrive System-ID-Felder konfiguriert ist, exportieren Sie die Liste hier:


Daten importieren

Nehmen Sie nach dem Exportieren alle erforderlichen Änderungen an den Daten in der Tabelle vor. Hier ist ein Beispiel, wie Ihre Tabelle nach dem Export und vor den Änderungen aussieht:

Und so sieht dieselbe Tabelle nach den vorgenommenen Änderungen aus. Beachten Sie, dass die ID-Felder nicht geändert werden müssen; Sie müssen nur die Informationen, die Sie in Pipedrive aktualisieren möchten, anpassen.

Importieren Sie die Tabelle anschließend in Pipedrive und ordnen Sie die entsprechenden ID-Felder den Spalten zu.

Wenn alle Felder richtig zugeordnet sind, klicken Sie auf Weiter und beenden den Import. Die Pipedrive System-ID aktualisiert Ihre Datenbank automatisch mit den neuen Informationen, da Pipedrive anhand der Pipedrive System-ID weiß, welche Elemente zu aktualisieren sind.

Hinweis: Wenn Sie beim Importieren einer Tabellenkalkulation eine Fehlermeldung erhalten, kann das Problem an Ihrer Tabelle liegen: Die Dateigröße ist auf maximal 50 MB begrenzt, mit einer Höchstgrenze von 50.000 Zeilen. Mehr über Import-Fehler erfahren Sie in diesem Artikel.


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