Tietokanta

QuickBooks-integraatio-sovelluksen avulla voit luoda laskuja kaupan tietonäkymästä ja siirtää ne vaivattomasti QuickBooks-tilillesi ilman, että sinun tarvitsee kopioida ja liittää tietoja kahden työkalun välillä.

Integraatio voi myös tarjota ajantasaisia tietoja Pipedrivesta luotuista laskuista, joten tiedät tarkalleen, milloin ne on hyväksytty, maksettu tai myöhässä, ilman että sinun tarvitsee poistua Pipedrive-sovelluksesta.

QuickBooks-integraation mahdollistaminen

Yhdistääksesi QuickBooks-tilisi, siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Laskutus ja valitse “QuickBooks”.

Sinut ohjataan Pipedrive-markkinapaikalle, jossa voit suorittaa asennusprosessin ja myöntää sovellukselle pääsyn tiliisi. Sovelluksen poistaminen käytöstä löytyy kohdasta Työkalut ja sovellukset > Markkinapaikan sovellukset.

Kun voimassa olevat kirjautumistietosi on vahvistettu, sinut ohjataan takaisin Pipedrive-asetuksiisi määrittämään QuickBooks-integraatioasetuksesi.

Asettaessasi QuickBooks-integraatiota, sinun on valittava Pipedrive-kentät ja eräpäivä, jotka täytetään automaattisesti, kun lasku luodaan Pipedrivessa.

• Vastaanottaja – Tämä kenttä on tarkoitettu sille, kenelle haluat lähettää laskun. Koska laskut maksetaan yleensä yrityksen ostoreskontran toimesta, suosittelemme käyttämään Pipedriven Organisaatio – Nimi -kenttää. Voit myös valita muita organisaatioita, henkilökontakteja ja kauppakenttiä.
• Osoite – Tämä kenttä on laskun vastaanottajan fyysinen osoite. Koska laskut maksetaan yleensä yrityksen ostoreskontran toimesta, suosittelemme käyttämään Pipedriven Organisaatio – Osoite -kenttää. Voit myös valita muita organisaatioita, henkilökontakteja ja kauppakenttiä.
• Sähköposti –Tämä kenttä on laskun vastaanottajan sähköpostiosoite. Koska sähköpostikenttä Pipedrivessa on henkilötietokenttä, suosittelemme käyttämään Pipedriven Henkilö – Sähköposti -kenttää. Voit myös valita muita organisaatioita, henkilökontakteja ja kauppakenttiä.
• Asiakkaan verotunnus –Ei kaikki laskut vaadi tätä tietoa, mutta jos olet luonut räätälöidyn kentän Pipedrivessa asiakkaasi verotunnustietojen tallentamiseksi, suosittelemme käyttämään tätä kenttää tässä.
• Eräpäivä – Täällä voit määrittää maksun eräpäivän. Esimerkiksi, jos eräpäivä on asetettu seitsemän päivää laskun päiväyksen jälkeen, 13. maaliskuuta luodussa laskussa on eräpäivä 20. maaliskuuta.

Kun olet tyytyväinen valintoihisi Pipedrive-kentistä, joita käytetään QuickBooks-laskujesi täyttämiseen, napsauta “Tallenna” -painiketta tallentaaksesi integraatioasetuksesi Pipedrive-yritystiliäsi varten.

Integraation käyttäminen

Kun olet valmis asetusten kanssa integraatiossasi, voit siirtyä minkä tahansa sopimuksen yksityiskohtaiselle näkymälle luodaksesi ensimmäisen laskusi. Klikkaa Lasku-välilehteä > + Lasku aloittaaksesi.

Sinua pyydetään täyttämään laskusi tiedot. Täällä lisätty tieto lähetetään QuickBooks-tilillesi, kun lasku tallennetaan.

• Asiakastiedot – Nämä täytetään automaattisesti sen perusteella, mitä kenttiä on valittu QuickBooks-laskutusasetuksia määrittäessäsi.
• Laskun tiedot – Nämä tiedot on täytettävä yrityksesi tarpeiden mukaan. Esimerkiksi, jos haluat säätää tämän laskun verotoimintoja, mikä valuutta tulisi käyttää tässä laskussa tai mitä QuickBooks-laskupohjia haluaisit käyttää. Valuutta on pakollinen kenttä QuickBooksissa.
• Laskun kohteet – Tämä kenttä heijastaa kohteita – kuten tavaroita tai palveluita – jotka muodostavat syytteitä laskussasi. Tämä täytetään automaattisesti tuotteilla, jotka on linkitetty sopimukseesi. Lue lisää siitä, kuinka lisätä tuotteita sopimuksiisi tästä. Voit myös lisätä lisää kohteita luetteloosi.

Osiossa “Asiakastiedot” sinun on linkitettävä lasku olemassa olevaan asiakkaaseen QuickBooks-tililläsi tai luotava uusi.

Kun yhteystieto on linkitetty, sinulla on mahdollisuus päivittää asiakastiedot palveluntarjoajan puolella.

Jos tämä on käytössä, alle Osoite, Sähköposti ja Verotunnus lisätty tieto otetaan mukaan QuickBooksiin, jos se on eri kuin tallennettu tieto.

Klikkaa “Luo lasku” painiketta, kun olet syöttänyt kaikki laskusi tiedot.

Tiliesi tarkastelu

Uusi laskusi näkyy Muutoshistoriassa yksityiskohtaisessa näkymässäsi. Pipedrivessä laskut heijastavat seuraavia merkintöjä niiden tilojen mukaan:

• Avoin
• Maksettu
• Peruutettu
• Erääntynyt
• Poistettu
• Osittain maksettu

Jos napsautat Lisää “...”, sinulla on seuraavat vaihtoehdot:

• Peruuta – Peruuta mikä tahansa maksamaton tai maksettu lasku. Peruutettuja laskuja ei voi palauttaa.
• Poista – Poista lasku.
• Lähetä sähköpostilla – Lähetä mikä tahansa maksettu tai erääntynyt lasku suoraan asiakkaallesi. Sähköpostitse lähetetyt laskut lähetetään QuickBooksista.
• Lataa PDF – Lataa laskustasi PDF-versio lähetettäväksi asiakkaille suoraan.
• Avaa QuickBooksissa – Napsauttamalla tätä vaihtoehtoa pääset QuickBooks-tilillesi, jossa voit muokata, lähettää laskusi ja hyväksyä maksun.

Yksityiskohtaisen näkymän sivupalkki

Laskuhistoriasi lisätään myös yksityiskohtaisen näkymän sivupalkkiin. Tässä voit päivittää tuodaksesi esiin uusia päivityksiä QuickBooksista tai napsauttaa Lisää (“...”) siirtyäksesi asetuksiin tai irrottaaksesi yhteystietosi.