Tietokanta

QuickBooks-integraatio-sovelluksen avulla voit luoda laskuja kaupan yksityiskohtien näkymästä ja lähettää ne vaivattomasti QuickBooks-tilillesi ilman, että sinun tarvitsee kopioida ja liittää tietoja kahden työkalun välillä.

Integraatio voi myös tarjota päivitettyjä tiloja Pipedrivesta luoduille laskuille, joten tiedät tarkalleen, milloin ne on maksettu tai erääntynyt ilman, että sinun tarvitsee poistua Pipedrive-sovelluksesta.

Integraation mahdollistaminen

Liittääksesi QuickBooks-tilisi, avaa tilivalikko oikeassa yläkulmassa, siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Laskutus, ja napsauta “Asenna” QuickBooks:n vieressä.

Sinut ohjataan Pipedrive Marketplaceen, jossa voit saattaa asennuksen loppuun ja myöntää oikeudet. Sovellus voidaan poistaa kohdasta Työkalut ja sovellukset > Markkinapaikan sovellukset.

Kun kirjautumistietosi on vahvistettu, palaat Pipedrive-asetuksiin määrittämään QuickBooks-asetuksia.

Seuraavat kentät täytetään automaattisesti QuickBooks:iin, kun lasku luodaan Pipedrivessa:

• Yhteystieto – Tämä kenttä täsmentää laskun saajan. Koska laskut maksetaan tyypillisesti yrityksen ostoreskontraosaston kautta, suosittelemme käyttämään Pipedriven Organisaatio – Nimi -kenttää. Voit myös valita muita organisaatio-, yhteystieto- ja kauppakenttiä.
• Osoite – Tämä kenttä on laskun saajan postiosoitetta varten. Koska laskut maksetaan tyypillisesti yrityksen ostoreskontraosaston kautta, suosittelemme käyttämään Pipedriven Organisaatio – Osoite -kenttää. Voit myös valita muita organisaatio-, yhteystieto- ja kauppakenttiä.
• Sähköposti – Tämä kenttä on laskun saajan sähköpostiosoitetta varten. Koska sähköpostikenttä Pipedrivessä on henkilötyyppinen kenttä, suosittelemme hyödyntämään Pipedriven Henkilö – Sähköposti -kenttää. Voit myös valita muita organisaatio-, yhteystieto- ja kauppakenttiä.
• Asiakkaan verotunnus – Kaikki laskut eivät vaadi tätä tietoa, mutta jos olet luonut räätälöidyn kentän Pipedrivessa asiakkaasi verotunnustiedon tallentamiseksi, suosittelemme käyttämään tätä kenttää täällä.
• Määräpäivä – Voit asettaa maksun määräpäivän. Esimerkiksi jos määräpäivä asetetaan seitsemän päivää myöntämispäivän jälkeen, 13. maaliskuuta luodun laskun määräpäivä on 20. maaliskuuta.
• Oletusverokanta – Käytä tätä kenttää täsmentääksesi uusien laskujen tuotteille käytettävän oletusverokannan. Voit muuttaa laskukohtaista oletusverokantaa tarvittaessa.
• Oletustili – Voit valita uusille laskuille käytettävän oletustulontilin. Voit muuttaa laskukohtaista oletustiliä tarvittaessa.

käyttäjäoikeus -asetuksella voit selventää, voitko sinä tai kaikki käyttäjät käyttää, laskea ja hallita laskuja yrityksesi puolesta.

Kun olet tyytyväinen valintoihisi, napsauta “Tallenna” -painiketta tallentaaksesi QuickBooks-integraatioasetuksesi Pipedrive-yritystiliisi.

Integraation käyttäminen

Kun olet suorittanut integraation käyttöönoton, siirry minkä tahansa kaupan yksityiskohtanäkymään luodaksesi ensimmäisen laskusi. Napsauta "Lasku"-välilehteä ja valitse "+ Lasku" aloittaaksesi.

Vaikka suurin osa tiedoista täytetään automaattisesti aiemmin valittujen kenttien ja kyseiseen kauppaan liittyvien arvojen perusteella, varmista, että lisäät kaikki puuttuvat tiedot.

Näet luo lasku -ikkunan, joka on jaettu kolmeen osioon:

Asiakkaan tiedot

Tämä osio sisältää tietoja laskun vastaanottajasta, kuten laskutettavan tahon nimen, osoitteen, sähköpostin ja verotunnisteen.

Aloita tarkistus asiakastiedot-osiosta. Jos "Vastaanottaja"-kentän kohdalle ilmestyy varoituskuvake, se tarkoittaa, ettei yhteystieto ole linkitetty QuickBooksiin.

Luodaksesi laskun onnistuneesti napsauta varoituskuvaketta ja luo uusi yhteystieto tai linkitä lasku olemassa olevaan asiakkaaseen QuickBooks-tililläsi. Kumpikin tapa vaatii, että napsautat "Vahvista" linkityksen varmistamiseksi.

Huomaat myös, että voit päivittää asiakastiedot palveluntarjoajan puolella. Kun ominaisuus on käytössä, laskun saajan osoite, sähköposti ja verotunniste tuodaan QuickBooksiin.

Laskun tiedot

Tämä osio sisältää tietoja laskutettavista erityisistä tiedoista, kuten vero, eräpäivä ja maksupäivämäärät, valuutta ja laskun numero.

Laskun tiedot -osiossa voit muokata kaikkia kenttiä yrityksesi tarpeiden mukaisesti. Huomaa, että valuutta on täytettävä, sillä se on pakollinen kenttä QuickBooksissa.

Laskun kohteet

Tässä osiossa luetellaan tuotteet tai palvelut, jotka muodostavat laskusi veloitukset.

Kun kauppaan liitetyt tuotteet lisätään automaattisesti laskun tuotteet -osioon, voit myös lisätä muita tuotteita luetteloosi. Lue lisää siitä, miten voit lisätä tuotteita kauppoihisi tästä artikkelista.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta “Luo lasku” -painiketta lähettääksesi tämän QuickBooks-tilillesi.

Laskujesi tarkastelu

Uusi laskusi näkyy laskut-välilehdellä historia-osiossa kaupan yksityiskohtanäkymässä. Pipedriven laskut näyttävät seuraavat liput tilansa perusteella:

• Avoin
• Maksettu
• Peruutettu
• Erääntynyt
• Osittain maksettu

Kolme ikonia laskun oikeassa yläkulmassa mahdollistavat seuraavat toiminnot:

• Lataa PDF – Lataa PDF-versio laskustasi lähetettäväksi suoraan asiakkaille
• Lähetä sähköpostitse – Lähetä kaikki maksetut tai erääntyvät laskut suoraan asiakkaallesi. Laskut lähetetään QuickBooksista.
• Kopioi linkki – Voit luoda julkisen linkin laskun jakamista varten. Tämä vaihtoehto on saatavilla vain, jos QuickBooks-tililläsi on verkkomaksut käytössä ja laskulta löytyy sähköpostiosoite.

Napsauta “...” saadaksesi lisää vaihtoehtoja:

• Mitätöi – Voit mitätöidä kaikki maksamattomat tai maksetut laskut. Mitätöityjä laskuja ei voi palauttaa voimaan.
• Poista – Poistaa laskun sekä Pipedrivesta että QuickBooksista
• Poista linkitys kaupasta – Poista lasku kaupasta
• Avaa QuickBooksissa – Tämän vaihtoehdon napsauttaminen vie sinut QuickBooks-tilillesi, jossa voit muokata laskuasi, lähettää sen ja hyväksyä maksun

Yksityiskohtanäkymän sivupalkki

Laskuhistoriasi näkyy kaupan yksityiskohtanäkymän sivupalkissa. Täällä voit päivittää noutaaksesi uudet päivitykset QuickBooksista tai napsauttaa “...”-kuvaketta siirtyäksesi asetuksiin tai poistaaksesi yhteystiedon linkityksen.

Napsauta “Näytä kaikki laskut” nähdäksesi lisää tietoja kaikista linkitetyistä laskuista, jotka on suodatettu mukautettavan aikarajan mukaan.

Voit tarkastella kaikkia linkitettyyn yhteyshenkilöön liittyviä laskuja ja hallita niiden linkittämistä ja linkityksen poistamista kauppaan, jota parhaillaan tarkastelet.