Tietokanta

Quickbooks-integraatio sovelluksen avulla voit luoda laskuja diilin yksityiskohtanäkymästä ja lähettää ne saumattomasti Quickbooks-tilillesi ilman että sinun tarvitsee kopioida ja liittää tietoja näiden kahden työkalun välillä.

Integraatio voi myös tarjota päivitettyjä tietoja Pipedrivesta luoduista laskuista, joten tiedät tarkalleen milloin ne on hyväksytty, maksettu tai myöhässä poistumatta Pipedrive-sovelluksesta.

Ota Quickbooks-integraatio käyttöön

Yhdistääksesi Quickbooks-tilisi siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Laskutus ja valitse “Quickbooks”.

Sinut ohjataan Pipedrive-markkinapaikalle, jossa voit suorittaa asennusprosessin ja myöntää sovellukselle pääsyn tilillesi. Sovelluksen poistaminen on mahdollista kohdasta Työkalut ja sovellukset > Markkinapaikan sovellukset.

Kun validit kirjautumistietosi on vahvistettu, sinut ohjataan takaisin Pipedrive-asetuksiisi määrittämään Quickbooks-integraation asetuksiasi.

Asettaessasi Quickbooks-integraatiota, sinun on valittava Pipedrive-kentät ja eräpäivä, jotka täytetään automaattisesti, kun lasku luodaan Pipedrivessa.

• Vastaanottaja – Tämä kenttä on kenelle haluat osoittaa laskun. Koska laskuja yleensä maksetaan yrityksen ostovelkakirjanpidon osastolta, suosittelemme käyttämään Pipedriven Organisaatio - Nimi -kenttää. Voit myös valita muita organisaatioita, henkilöitä ja diilitietoja.
• Osoite – Tämä kenttä on laskun vastaanottajan fyysinen osoite. Koska laskuja yleensä maksetaan yrityksen ostovelkakirjanpidon osastolta, suosittelemme käyttämään Pipedriven Organisaatio - Osoite -kenttää. Voit myös valita muita organisaatioita, henkilöitä ja diilitietoja.
• Sähköposti –Tämä kenttä on laskun vastaanottajan sähköpostiosoite. Koska sähköpostikenttä Pipedrivessa on henkilötyyppinen kenttä, suosittelemme käyttämään Pipedriven Henkilö - Sähköposti -kenttää. Voit myös valita muita organisaatioita, henkilöitä ja diilitietoja.
• Asiakkaan verotunniste –Kaikki laskut eivät vaadi tätä tietoa, mutta jos olet luonut mukautetun kentän Pipedriveen pitääksesi yllä asiakkaasi verotunnistetietoja, suosittelemme soveltamaan kyseistä kenttää tähän.
• Eräpäivä – Täällä voit asettaa maksun eräpäivän. Esimerkiksi jos eräpäivä asetetaan seitsemän päivää laskun luomisen jälkeen, laskulle, joka on luotu 13. maaliskuuta, eräpäivä on 20. maaliskuuta.

Kun olet tyytyväinen valintoihisi Pipedrive-kenttiin, jotka täyttävät Quickbooks-laskusi, napsauta “Tallenna” -painiketta tallentaaksesi integraatioasetuksesi Pipedrive-yritystilillesi.

Integraation käyttäminen

Kun olet valmis asettamaan integraation, voit siirtyä minkä tahansa diilin yksityiskohtien näkymään luodaksesi ensimmäisen laskusi. Napsauta Invoice tab > + Invoice aloittaaksesi.

Sinua pyydetään täyttämään laskusi yksityiskohdat. Tässä lisätty tieto lähetetään Quickbooks-tilillesi, kun lasku on tallennettu.

• Asiakkaan tiedot – Nämä täytetään automaattisesti perustuen kenttiin, jotka valittiin määritettäessä laskutusta varten Quickbooks-valintoja.
• Laskun tiedot – Nämä tiedot on täytettävä yrityksesi tarpeiden mukaan. Esimerkiksi, jos haluat säätää tämän laskun verotoimintoja, minkä valuutan pitäisi olla käytössä tässä laskussa tai mitä Quickbooks-laskupohjia haluaisit käyttää. Valuutta on pakollinen kenttä Quickbooksille.
• Laskun rivit – Tämä kenttä heijastaa eriä – kuten tavaroita tai palveluita – jotka muodostavat laskusi veloitukset. Tämä täyttyy automaattisesti tuotteilla, jotka on linkitetty diiliisi. Lue lisää siitä, kuinka lisätä tuotteita diileihisi täältä. Voit myös lisätä lisää kohteita luetteloon.

“Asiakkaan tiedot” alla sinun on linkitettävä lasku olemassa olevaan asiakkaaseen Quickbooks-tililläsi tai luotava uusi.

Kun yhteystieto on linkitetty, sinulla on vaihtoehto päivittää asiakastietoja palveluntarjoajan puolella.

Jos tämä on otettu käyttöön, Osoite, Sähköposti ja Verotunnus tiedot vedetään Quickbooksiin, jos se eroaa tallennetuista tiedoista.

Napsauta “Luo lasku” -painiketta kun olet syöttänyt kaikki laskusi tiedot.

Näytä laskut

Uusi laskusi näkyy Muutosloki yksityiskohdanäkymässä. Pipedrivessa laskut heijastavat seuraavia tunnuslippuja niiden tilojen perusteella:

• Avoin
• Maksettu
• Peruutettu
• Erääntynyt
• Poistettu
• Osa maksettu

Jos napsautat Lisää “...”, sinulla on seuraavat vaihtoehdot:

• Peruuta – Peru laskemattomat tai maksetut laskut. Peruutetut laskut eivät voi olla peruuttamattomia.
• Poista – Poista lasku.
• Lähetä sähköpostilla – Lähetä maksetut tai erääntyneet laskut suoraan asiakkaallesi. Quickbooksista lähetetyt laskut lähetetään sähköpostitse.
• Lataa PDF – Lataa PDF-versio laskustasi lähettääksesi sen suoraan asiakkaillesi.
• Avaa QuickBooksissa – Napsauttamalla tätä vaihtoehtoa pääset Quickbooks-tilillesi, jossa voit muokata, lähettää laskusi ja ottaa vastaan maksun.

Yksityiskohdanäkymän sivupalkki

Laskuhistoriasi lisätään myös yksityiskohdanäkymän sivupalkkiin. Täällä voit päivittää tuodaksesi uusia päivityksiä Quickbooksista, tai napsauttaa Lisää (“...”) mennäksesi asetuksiin tai poistaa yhteydenotosta.