Tämä artikkeli on tuotettu käyttämällä konekäännöstä.
Projects: näin suunnittelet projektisi
Suunnittele projektisi selkeällä rakenteella, määritellyillä vastuualueilla ja realistisella aikataululla. Projectsin avulla voit organisoida työtä eri kohdetyyppien avulla, yhdistää tehtäviä riippuvuuksilla ja visualisoida kaiken Gantt-näkymässä.
Kun projektisi on määritetty, voit muuntaa sen projektimalliksi, jotta voit käyttää samaa rakennetta uudelleen ja säästää aikaa tulevissa projekteissa.
Ymmärrä projektiin liittyvät työkohteet
Projektin sisällä työsi organisoidaan seuraavien kohdetyyppien avulla:
| Kohde | Käyttötarkoitus | Paras käyttötilanne | Keskeiset ominaisuudet |
|---|---|---|---|
| Tehtävät | Tehtävät tai toimitettavat kokonaisuudet | Kun sinun täytyy seurata tehtävää työtä | Joustava – omistajaa, aloituspäivää tai määräpäivää ei vaadita |
| Alitehtävät | Pienempiä vaiheita tehtävän sisällä | Kun tehtävässä on useita vaiheita | Luodaan tehtävien sisällä ja liitetään aina ylätason tehtävään |
| Virstanpylväät | Keskeiset saavutukset | Kun haluat korostaa tärkeitä edistymisen vaiheita | Seuraa edistymistä, ei työtä |
| Toiminnot | Aikataulutetut tapahtumat (puhelut, kokoukset) | Kun sinun täytyy suunnitella aikaan sidottuja vuorovaikutuksia | Vaatii päivämäärän, kellonajan ja omistajan. Voidaan synkronoida ulkoiseen kalenteriisi. |
Yksinkertainen tapa ajatella tätä:
- Käytä tehtäviä ja alitehtäviä työhön, joka pitää saada tehtyä
- Käytä virstanpylväitä tärkeiden edistymispisteiden merkitsemiseen
- Käytä aktiviteetteja aikaan sidottuihin tapahtumiin
Mitä tietoja voit lisätä kuhunkin kohteeseen
Jokainen kohdetyyppi sisältää eri kenttiä, jotka auttavat sinua suunnittelemaan projektiasi ja seuraamaan sitä.
| Kohde | Keskeiset lisättävät tiedot | Keskeiset erot |
|---|---|---|
| Tehtävät, alitehtävät ja virstanpylväät | Aihe, useita vastuuhenkilöitä, prioriteetti, aloitus- ja määräpäivä, projekti, vaihe, ryhmä, kuvaus, muistiinpanot | Tehtävät voivat sisältää alitehtäviä. Alitehtävät luodaan tehtävien sisällä, eivätkä ne voi sisältää muita alitehtäviä. Virstanpylväät eivät sisällä alitehtäviä. |
| Aktiviteetit | Aihe, aktiviteetin tyyppi, päivämäärä ja kellonaika, prioriteetti, vieraat, sijainti, videopuhelu, huomautus, linkit projektiin, yhteystietoon ja organisaatioon, vaihe ja ryhmä | Määritetään yhdelle käyttäjälle ja voidaan synkronoida ulkoiseen kalenteriisi |
Suunnittele projektisi
Avaa projektisi suunnitelma-välilehti aloittaaksesi suunnittelun. Täällä voit vaihtaa seuraavien välillä:
- Suunnitelmanäkymä – auttaa jäsentämään ja organisoimaan työtä
- Gantt-näkymä – auttaa hahmottamaan aikatauluja ja riippuvuuksia
Lisää projektin työkohteita
Aloita suunnittelu lisäämällä projektiisi tehtäviä, aktiviteetteja tai virstanpylväitä. Voit:
- Lisätä kohteita täydellisillä tiedoilla käyttämällä “+ Tehtävä” -painiketta tai sen vieressä olevaa pudotusvalikkoa, josta voit valita “+ Aktiviteetti” tai “+ Virstanpylväs”
- Käytä samaa avattavaa valikkoa olemassa olevan projektimallin käyttämiseen sen sijaan, että lisäisit kohteita yksitellen
- Lisätä kohteiden paikkamerkkejä suoraan vaiheeseen ja täydentää tiedot myöhemmin
Muokkaa ja päivitä kohteita
Kun avaat minkä tahansa työkohteen, sen tietonäkymästä tulee keskeinen paikka projektisuunnitelmasi tarkentamiseen.
Tässä voit päivittää kenttiä, kuten vastuuhenkilöä, prioriteettia, päivämääriä ja kuvausta, sekä lisätä huomautuksia tarjotaksesi tiimillesi lisätietoja.
Tehtävissä voit myös pilkkoa monimutkaisemman työn pienempiin vaiheisiin lisäämällä alitehtäviä. Tämä auttaa hallitsemaan yksityiskohtaista työtä ilman, että projektin kokonaisrakenne hämärtyy.
Voit myös määrittää riippuvuuksia yhdistääksesi tehtäviä ja virstanpylväitä toisiinsa, jotta työ etenee oikeassa järjestyksessä.
Avaa tehtävä tai virstanpylväs, siirry riippuvuudet-välilehdelle, napsauta “Lisää riippuvuus” ja valitse sitten tehtävä sekä määritä suhde.
Työkohde voi joko estää toisen tehtävän etenemisen tai odottaa, että toinen valmistuu.
Käytä Gantt-näkymää aikataulun suunnitteluun
Gantt-näkymä antaa visuaalisen yleiskuvan projektisi koko aikataulusta ja auttaa ymmärtämään, miten tehtävät, alitehtävät, aktiviteetit ja virstanpylväät liittyvät toisiinsa ajan kuluessa.
Napsauta “Laajenna näkymää”, niin saat projektistasi laajemman kokonaiskuvan.
Voit myös säätää ajan näyttötapaa vaihtamalla vaihtoehtojen päivä, viikko, kuukausi, kvartaali ja vuosi välillä.
Riippuvuudet näkyvät nuolina tehtävien ja virstanpylväiden välillä, joten on helppo nähdä, miten työ liittyy yhteen ja mitkä kohteet ovat riippuvaisia toisistaan. Voit myös muokata näitä riippuvuuksia suoraan aikajanalla, jotta voit päivittää tehtävien välisiä suhteita nopeasti.
Kun suunnittelet projektiasi tai päivität sitä, voit käsitellä aikajanaa suoraan. Vedä työkohdetta ajoittaaksesi sen uudelleen tai säädä sen kestoa vetämällä sen reunoista.
Nämä muutokset näkyvät koko projektissasi, joten voit reagoida päivityksiin nopeasti ilman, että joudut muokkaamaan jokaista kohdetta käsin.
Hyödynnä suunnitelman asetuksia uudelleen mallien avulla
Kun projektisuunnitelmasi on valmis, voit muuttaa sen projektimalliksi ja käyttää samaa rakennetta uudelleen tulevissa projekteissa.
Avaa tätä varten projektisi, napsauta “…” ja valitse “Muunna malliksi”.
Samassa valikossa on myös ”Käytä mallia” -vaihtoehto, jonka avulla voit ottaa olemassa olevan mallin käyttöön tässä projektissa.
Ajan mittaan todellisiin projektisuunnitelmiin perustuvien mallien ylläpitäminen auttaa tiimiäsi työskentelemään tehokkaammin ja vähentää tarvetta rakentaa prosesseja uudelleen alusta alkaen.
Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
Kyllä
Ei