Base de connaissances

Lorsque plusieurs membres de votre équipe introduisent de nouvelles données dans votre compte Pipedrive, il est forcé que certaines informations se recoupent et créent des doublons. Comme tout le monde ne peut pas savoir exactement ce sur quoi travaillent tous les autres membres de l'équipe, c'est tout simplement inévitable dans le travail.

Ces doublons peuvent rapidement générer des problèmes conséquents, et ainsi vous complexifier la tâche : ajout du mauvais contact, deux commerciaux contactant le même client, etc.
Une base de données propre est une base de données efficace, et le meilleur moyen de garantir cela est d'utiliser la fonctionnalité de fusion des doublons.

Accéder à la fonctionnalité de fusion des doublons

Il existe plusieurs façons d'accéder à la fonctionnalité de fusion des doublons.

La première est de vous rendre dans «... » (Plus) > Fusionner les doublons pour voir la liste des doublons potentiels parmi les personnes et les organisations.

Une fois que vous avez accédé à la fonctionnalité de fusion des doublons, vous voyez s'afficher une liste des personnes et des organisations susceptibles de figurer en double dans votre compte Pipedrive.

Vous pouvez aussi accéder au menu de fusion des doublons par la vue détaillée de n'importe quelle personne ou organisation qui aura été signalée comme élément susceptible de figurer en double.

Les détails de ces personnes et organisations – leurs nom, offres, activités, date de création, propriétaire, paramètres de visibilité – seront également affichés. Ces informations seront cruciales au moment de décider si un élément est un doublon, et pour choisir celles qui doivent être conservées au moment de fusionner des éléments.

Fusionner les doublons

Une fois que vous avez décidé quels éléments de cette liste sont effectivement des doublons, sélectionnez quel élément d'une paire vous voulez instaurer comme Primaire. Les informations de l'élément primaire seront priorisées en cas de conflits durant la fusion.

Par exemple, si deux Tom Smith aux numéros de téléphone différents sont fusionnés, le numéro de téléphone associé au Tom Smith sélectionné comme étant primaire sera conservé une fois la fusion terminée.

Une fois que vous avez choisi votre Primaire, cliquez sur le bouton Afficher pour continuer.
Si vous trouvez que les doublons éventuels qui s'affichent ne sont en réalité pas des doublons, il vous suffit de cliquer sur le bouton Garder séparés pour retirer ces éléments de la page de Fusion des doublons.

L'affichage de cette information vous donne un aperçu de la façon dont ce contact apparaîtra une fois la fusion effectuée. C'est la dernière étape avant la fusion complète des éléments, et il est recommandé de veiller à ce que les informations soient correctes et cohérentes.

Si vous trouvez des informations que vous souhaitez corriger à l'étape précédente, cliquez sur le bouton Retour pour changer les priorités d'informations avant de continuer.

Fusion d'éléments qui ne sont pas des doublons

Pipedrive possède une fonctionnalité de fusion manuelle, à utiliser lorsque vous trouvez des éléments qui n'ont pas été identifiés comme doublons. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour fusionner des offres, des personnes ou des organisations.

Sur la vue détaillée de l'offre, de la personne ou de l'organisation, cliquez sur Plus (…) et sélectionnez Fusionner.

Le menu de Fusion s'affiche alors. Entrez le nom de l'offre ou du contact que vous voulez fusionner dans la barre de recherche dans le coin supérieur droit, et une fois que vous avez sélectionné l'offre ou le contact à fusionner, vous verrez s'afficher les informations des deux éléments.

Dans la bannière inférieure, choisissez quelle information conserver en cas de conflit. Cliquez sur Afficher et, si tout vous semble correct, sur Fusionner.