Base de connaissances

Asana est un outil de gestion de projet utilisé pour organiser les tâches et collaborer entre équipes.

Si vous devez transmettre des données de Pipedrive à une autre équipe qui utilise Asana, c'est précisément la fonction de cette intégration.

Installation de l'intégration

Pour activer l'intégration, allez dans la page Asana de notre Marketplace et cliquez sur « Installer maintenant ».

Si vous naviguez directement dans la Marketplace et que vous sélectionnez l'intégration Asana, cliquez sur « Autoriser ».

À l'étape 1 de l'autorisation, sélectionnez l'entreprise pour laquelle vous voulez installer l'intégration et décidez qui peut l'utiliser : tous les utilisateurs, seulement moi ou des utilisateurs spécifiques.

Si vous choisissez l'option d'utilisateurs spécifiques, sélectionnez les utilisateurs qui utiliseront l'intégration et indiquez si vous voulez le leur notifier par e-mail, puis cliquez sur « Suivant ».

Si vous sélectionnez tous les utilisateurs ou seulement moi, vous pourrez directement cliquer sur « Suivant » pour avancer.

À l'étape 2, vous devrez lire et accorder des autorisations à l'appli. Après avoir passé ces autorisations en revue, cliquez sur « Autoriser et installer ».

Si vous n'êtes pas connecté(e), ou si vous n'avez pas encore de compte Asana, vous serez invité à vous connecter ou à créer un compte.

Si vous êtes déjà connecté(e), vous serez invité à accorder à Pipedrive l'autorisation d'accéder à votre compte Asana. Cliquez sur « Autoriser » pour passer à la configuration de votre intégration.

Configurer l'intégration

Une fois connecté(e) à votre compte Asana, ouvrez dans Pipedrive Menu du compte > Outils et applis > Asana pour configurer l'intégration.

Choix de l'événement déclencheur et de l'information à transférer

Pour envoyer des données de Pipedrive dans Asana, vous devrez créer une règle qui déclenchera l'action d'obtenir l'information dans Pipedrive et de l'envoyer dans Asana.

Sur la gauche, sous « Événement Pipedrive », vous choisirez ce qui déclenchera le transfert d'information.

Les déclencheurs disponibles sont :

• Une affaire est gagnée

• Une affaire est perdue

• Une affaire est déplacée (vous devrez spécifier vers quelle étape)

N'oubliez pas de spécifier le pipeline, il s'agit d'une information obligatoire.

Si vous choisissez le déclencheur Une affaire est déplacée, vous devrez également spécifier vers quelle étape. Lorsque vous avancerez une affaire jusqu'à l'étape spécifiée, cela déclenchera la règle.

Après avoir défini le pipeline, vous pouvez sélectionner quelles données transférer dans le projet/la tâche Asana nouvellement créés. Les informations que vous pouvez transférer sont :

• Titre de l'affaire (ne peut pas être désélectionné)

• Valeur de l'affaire

• Informations de contact d'une personne ou d'une organisation

• Notes épinglées

• Pièces jointes

Le titre de l'affaire étant un renseignement obligatoire, vous pouvez désélectionner toutes les informations que vous ne souhaitez pas transférer dans Asana, à l'exception du titre de l'affaire.

Choix de ce qui sera créé dans Asana

Lorsque vous configurez une règle, vous pouvez choisir deux types d'éléments dans Asana : des tâches ou des projets.

Création d'une tâche dans Asana

Si vous choisissez de créer une tâche dans Asana, vous devez aller dans les menus déroulants, sélectionner l'espace de travail ou l'organisation qui recevra la tâche, puis choisissez le nom du projet.

Vous avez également la possibilité de l'assigner à un utilisateur Asana existant

Création d'un projet dans Asana

Si vous voulez que votre règle crée un projet dans Asana, vous constaterez que l'option pièces jointes sous les informations à transférer sera automatiquement désélectionnée.

Dans les menus déroulants sur la droite, sélectionnez l'espace de travail ou l'organisation dans lesquels vous voulez créer un projet, ainsi que l'équipe (facultatif).

Une fois que vous avez vérifié vos sélections, cliquez sur « Enregistrer les modifications ». Par la suite, chaque affaire répondant aux critères de votre règle créera une tâche ou un projet dans Asana avec les informations spécifiées, permettant ainsi à vos équipes d'assurer un suivi efficace.

Automatisation de tâches avec l'intégration Asana

Vous pouvez utiliser l'intégration Asana pour automatiser la facturation ou les tâches administratives liées à votre pipeline de vente. Par exemple, lorsqu'une affaire atteint l'étape de facturation, vous pouvez déclencher une tâche dans Asana pour générer une facture ou adresser une notification à votre département juridique sans devoir communiquer quoi que ce soit manuellement.

Pour démarrer, allez dans les Automatisations dans Pipedrive, ouvrez l'onglet des Modèles et sélectionnez la catégorie Asana pour choisir l'un de nos quatre modèles tout prêts.

• Ajouter des tâches lorsque vous déplacez des affaires : Lorsqu'une affaire avance jusqu'à une certaine étape, créer une tâche ou un projet dans Asana

  • Peut être utilisé pour des transferts internes liés par exemple à la facturation, à l'intégration ou à la mise en œuvre

• Transférer les affaires gagnées : Lorsqu'une affaire est marquée comme gagnée, créer une tâche ou un projet dans Asana

  • Peut être utilisé pour lancer un projet dès qu'une affaire est conclue

• Action de suivi pour les affaires perdues : Lorsqu'une affaire est marquée comme perdue, créer une tâche ou un projet dans Asana

  • Peut être utilisé pour créer des tâches de relance ou déclencher des boucles de feedback

• Réchauffer les nouveaux prospects : Lorsqu'un nouveau prospect est ajouté, créer une tâche ou un projet dans Asana.

  • Peut être utilisé pour aiguiller des tâches d'entretien des prospects vers les équipes de développement marketing ou vente

Suivons pas à pas un exemple d'utilisation du modèle « Ajouter des tâches lors de l'avancée d'une affaire » pour automatiser des actions relatives à la facturation.

Configuration d'une automatisation de facturation à l'aide d'un modèle

Sélectionnez Ajouter des tâches lors de l'avancée d'une affaire et, dans le premier écran, définissez ce qui devra se passer une fois que l'affaire a avancé dans l'étape du pipeline que vous avez sélectionnée, en l'occurrence « Ajouter une tâche dans Asana », puis cliquez sur « Utiliser un modèle ».

Dans le second écran, sélectionnez précisément le pipeline et l'étape que vous utiliserez pour la préparation d'une facture ou d'un contrat. Disons que cela se passe à l'étape finale – nous sélectionnerons donc « Négociations entamées », qui est l'étape finale de notre pipeline.

Sous la section « Ajouter une tâche dans Asana », renseignez le nom de la tâche et sa description. Les champs grisés seront automatiquement remplis sur la base des données Pipedrive. Vous pouvez désélectionner toute information dont votre équipe n'a pas besoin, afin que les tâches créées soient précisément munies du strict contexte nécessaire.

Sélectionnez le projet dans lequel vous voulez créer la tâche, indiquez si vous souhaitez épingler des notes à la description pour compléter le contexte, puis cliquez sur « Enregistrer en tant que brouillon ».

L'écran suivant affiche tous les détails de votre automatisation, et à ce stade vous pouvez encore y apporter des modifications avant de l'activer.

Disons que vous préférez que l'automatisation se déclenche lorsqu'une affaire est gagnée. Cliquez sur l'icône crayon à côté de la condition de date, sélectionnez dans le menu déroulant Le statut de l'affaire est passé à gagnée et cliquez sur « Appliquer les conditions ».

Lorsque vous êtes prêt(e), passez l'automatisation sur active au sommet de l'écran.

Après l'activation, chaque fois qu'une affaire passe dans l'étape sélectionnée (ou qu'une affaire est gagnée, si vous avez changé la condition), une tâche sera automatiquement créée dans Asana, sur la base des informations que vous avez indiquées.

Développez vos flux de travail

Ce cas d'usage de facturation n'est qu'un exemple. Vous pouvez utiliser ces modèles comme point de départ pour faciliter les transferts entre un grand nombre d'équipes.

• De la vente à la mise en œuvre : Lancez automatiquement des tâches d'intégration dès qu'une affaire est gagnée

• Vente vers Assistance : Créez des tâches de relance lorsqu'une affaire est perdue

• De la vente au marketing : Ajoutez des tâches pour entretenir les prospects ajoutés manuellement ou via des importations

Chaque modèle peut être personnalisé pour coller à vos processus internes, vous apportant de la flexibilité sans vous imposer de repartir de zéro.

Pour plus d'informations sur la personnalisation des automatisations, consultez Automatisations : le guide des premiers pas.