Base de connaissances

Les signatures électroniques sont devenues largement acceptées dans le monde des affaires, et elles constituent par conséquent un composant essentiel de tout logiciel de gestion des documents. De nombreuses organisations ont désormais décidé de passer à des processus zéro papier, ce qui porte la croissance des solutions de gestion de documents et de signatures électroniques en ligne.

DocuSign est une solution rapide et sûre permettant aux clients de signer électroniquement des documents et des accords. Avec l'intégration Pipedrive, vous pourrez demander des signatures, obtenir des informations en temps réel sur le statut des enveloppes et gérer les documents, le tout depuis un emplacement unique.

Configurer l'intégration

1. Allez dans Outils et applis > Intégrations DocuSign et cliquez sur « Connecter maintenant ».
   
2. Vous serez redirigé vers le Marketplace de Pipedrive. Cliquez ensuite sur « Installer maintenant ».
   
3. Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors, vous invitant à autoriser DocuSign à se connecter à Pipedrive. Choisissez le compte Pipedrive auquel vous souhaitez connecter DocuSign et cliquez sur « Autoriser et installer ».
   
4. Vous serez redirigé vers DocuSign, où vous serez invité à autoriser l'accès à l'intégration Pipedrive.
5. Une fois que vous aurez autorisé l'accès à l'intégration Pipedrive, vous serez redirigé vers les paramètres DocuSign dans les paramètres Pipedrive.
6. Étape importante : Pour créer des enveloppes et recevoir des mises à jour sur le statut des documents dans Pipedrive, vous devez commencer par configurer DocuSign. Pour ce faire, allez dans DocuSign, cliquez sur « Paramètres » dans la barre de navigation supérieure, puis sur « Mises à jour » dans la barre de navigation latérale.

• Si votre configuration a l'aspect suivant :
  

Dans ce cas, vous ne pouvez pas créer d'enveloppes ni recevoir des mises à jour de statut de Pipedrive car le statut du système de mises à jour par Envoi de messages individuels est configuré comme Actif. Pour modifier cela, un utilisateur administrateur doit désactiver ce paramètre depuis son compte.

Si votre configuration a l'aspect suivant :

Dans ce cas, l'intégration Pipedrive et DocuSign devrait fonctionner, et vous pouvez créer des enveloppes et recevoir des mises à jour de statut depuis Pipedrive.

Créer des enveloppes DocuSign

Pour créer une enveloppe dans DocuSign, vous pouvez soit utiliser notre extension Smart Docs, soit téléverser vos documents dans l'onglet Documents.

Si vous utilisez SmartDocs, cliquez sur « Partager » et sur « Créer une enveloppe DocuSign » dans la vue Modifier le document.

Vous pouvez également créer une enveloppe dans la vue détaillée d'une affaire ou d'un contact en cliquant sur le bouton Plus (…) > Créer une enveloppe DocuSign.

Vous pouvez aussi créer une enveloppe dans l'aperçu du document si vous téléversez un fichier PDF à l'aide de l'onglet Documents dans la vue détaillée.

Cliquez sur « Créer une enveloppe DocuSign », après quoi vous pouvez vérifier le document. Une fois prêt, cliquez sur « Continuer » pour générer l'enveloppe.

Il vous faut ensuite ajouter les destinataires de l'enveloppe. Vous pouvez ajouter jusqu'à dix destinataires dans un seul document, et vous pouvez fixer l'ordre de signature en cochant la case correspondante en haut de l'écran.

De plus, vous pouvez spécifier le rôle des destinataires dans ce document. Par exemple, certains destinataires sont invités à signer l'enveloppe, d'autres recevront simplement une copie. Voici l'aspect que peut prendre cette configuration :

Une fois que vous avez ajouté tous les destinataires, cliquez sur « Modifier le message » pour envoyer aux destinataires un message personnalisé demandant leur signature.

Après cela, vous serez invité à ajouter les champs de signature DocuSign aux destinataires. À cette étape, vous pouvez également modifier d'autres éléments de l'enveloppe que les champs signature, par exemple les destinataires, les documents de l'enveloppe et des configurations comme une date d'expiration.

Une fois que le document possède les champs de signature, cliquez sur « Envoyer ». Les destinataires recevront un e-mail envoyé par DocuSign leur demandant de vérifier et de signer le document.

Suivi des enveloppes et des destinataires

Une fois que vous avez envoyé une enveloppe DocuSign, vous pouvez suivre les informations principales sur le processus et les destinataires depuis Pipedrive. Cela vous permet de conserver toutes les données en un seul endroit, sans avoir besoin de retourner dans DocuSign pour assurer le suivi des informations ni de refaire une synchronisation dans Pipedrive.

Une fois le processus achevé, les documents signés seront téléchargés depuis DocuSign et stockés dans Pipedrive.

En bleu vous trouverez le compteur des destinataires. Ce compteur vous procure un résumé succinct des informations les plus importantes concernant les destinataires. Cliquez sur le modal du destinataire pour afficher les informations détaillées sur le statut actuel et le rôle de ce destinataire.

Lorsqu'une enveloppe DocuSign est envoyée, le tracker des ouvertures est affiché à côté de la version du document. Notez que pour le moment, DocuSign n'assure pas le suivi des documents en affichant le nombre de vues de l'enveloppe.

Cependant, vous pouvez toujours suivre le document grâce au lien de partage fourni par Pipedrive. Pour obtenir le lien, cliquez sur Plus (…) > Partager sous forme de lien.

Vous verrez une fenêtre avec le lien de traçage du document. Modifiez les paramètres du lien si nécessaire et cliquez sur « Copier le lien ».

Vous pourrez alors partager publiquement votre document et suivre les ouvertures depuis Pipedrive.