Base de connaissances

Les signatures électroniques sont désormais largement acceptées dans le monde commercial et de nombreuses organisations, soutenues par la multiplication des solutions en ligne de gestion des documents, passent à des processus sans papier.

DocuSign est un outil rapide et fiable de signature électronique de documents et d'accords, et avec l'intégration Pipedrive, vous pouvez demander des signatures, recevoir des mises à jour sur le statut des enveloppes et gérer vos documents depuis un unique emplacement.

Configurer l'intégration

1. Allez dans Outils et applis > Intégrations DocuSign et cliquez sur « Connecter maintenant ».
   
2. Vous serez redirigé vers la Marketplace de Pipedrive. Cliquez ensuite sur « Installer maintenant ».
   
3. Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors, vous invitant à autoriser DocuSign à se connecter à Pipedrive. Choisissez le compte Pipedrive auquel vous souhaitez connecter DocuSign et cliquez sur « Autoriser et installer ».
   
4. Vous serez redirigé vers DocuSign, où vous devrez autoriser l'accès à l'intégration Pipedrive.
5. Vous serez ensuite redirigé vers les paramètres DocuSign dans votre compte Pipedrive.

Configuration de DocuSign

Pour créer des enveloppes et recevoir des mises à jour sur le statut des documents dans Pipedrive, vous devez commencer par configurer DocuSign. Pour ce faire, allez dans DocuSign puis dans paramètres > mises à jour, puis vérifiez le statut de envoyer des messages individuels.

S'il est actif, vous ne pouvez pas créer des enveloppes ou recevoir des mises à jour de statut depuis Pipedrive jusqu'à ce que vous ayez cliqué sur « désactiver » sur la droite, pour faire passer le statut à inactif.

Une fois que le statut est inactif, vous pouvez créer des enveloppes et recevoir des mises à jour sur le statut depuis Pipedrive en utilisant l'intégration.

Création d'enveloppes DocuSign

Où créer vos enveloppes

Il y a trois emplacements dans Pipedrive où vous pouvez créer des enveloppes DocuSign :

• En utilisant Smart Docs, cliquez sur « Partager » > « Créer une enveloppe DocuSign ».

• Dans la vue détaillée d'une affaire ou d'un contact, cliquez sur « … » à côté d'un document lié, puis sélectionnez « Créer une enveloppe DocuSign ».

• Dans l'aperçu d'un document, cliquez sur « Partager » > « Créer une enveloppe DocuSign ».

Comment modifier avant d'envoyer

Après avoir cliqué sur « Créer une enveloppe DocuSign », confirmez les destinataires de l'enveloppe.

Modifiez ensuite le message que vous envoyez et cliquez sur « Modifier dans DocuSign ».

Vous serez redirigé vers DocuSign, où vous pourrez faire glisser et déposer des champs depuis le côté gauche de l'écran vers votre document.

Vous pouvez également cliquer sur « Aperçu » dans le coin supérieur droit pour voir l'allure qu'aura votre enveloppe pour ses destinataires.

Une fois que le document possède ses champs de signature, cliquez sur « Envoyer ». Les destinataires recevront un e-mail de DocuSign leur demandant de prendre connaissance du document et de le signer.

Suivi des enveloppes et des destinataires

Suivi de vos signatures

Une fois que vous avez envoyé une enveloppe DocuSign, vous pouvez suivre les informations principales sur le processus de signature et les destinataires depuis la vue détaillée à laquelle le document est lié.

Cliquez sur « X/X effectué » pour ouvrir la fenêtre de suivi des signatures, dans laquelle vous pourrez voir qui a ou n'a pas signé, avec les informations principales sur chacun.

Dans cette fenêtre, vous pourrez également :

• Supprimer l'enveloppe
• Voir le nombre de jours restants pour signer
• Télécharger le document

Suivi des ouvertures du document

Lorsqu'une enveloppe DocuSign est envoyée, le tracker des ouvertures est affiché à côté de la version du document. Cependant, DocuSign n'assure pas le suivi des documents en affichant le nombre de vues de l'enveloppe.

Cependant, vous pouvez toujours suivre le document grâce au lien de partage fourni par Pipedrive. Pour obtenir le lien, cliquez sur « … » > « Partager sous forme de lien ».

Modifiez les paramètres du lien si nécessaire et cliquez sur « Copier le lien ».

Vous pourrez alors partager publiquement votre document et suivre les ouvertures depuis Pipedrive.