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Pipedrive

Synchronisierung mit Google Drive


Wenn Sie bereits mit Google Drive vertraut sind, brauchen wir Ihnen nicht sagen, dass ein Wechsel von Pipedrives standardmäßigem Dateispeichersystem zu Google Drive viele Vorteile hat.

Wenn Sie jedoch bei auszuführenden Updates noch immer Dateien oder Dokumente herunterladen, bearbeiten und erneut hochladen, möchten wir Sie mit der wunderbaren Welt des Cloud-Dokumentenmanagements bekanntmachen.

Hinweis: E-Mail-Anhänge werden nicht in Google Drive gespeichert. Diese werden auf Pipedrives eigenem Speichersystem gehostet.

 

 Was zeichnet Google Drive aus? 

Hier sind einige der vielen Gründe, die für einen Wechsel zur Google Drive-Integration sprechen.

  • Zugänglichkeit: Ist die Synchronisierung mit Google Drive aktiviert, werden alle Dateien in Google Drive gespeichert und sind so auf verschiedene Weise zugänglich, nicht nur über die Benutzeroberfläche von Pipedrive.
  • Hinweis: E-Mail-Anhänge werden nicht in Google Drive gespeichert. Diese werden auf Pipedrives eigenem Speichersystem gehostet.
  • Effizienz: Ein und dieselbe Datei kann gleichzeitig mit verschiedenen Pipedrive-Elementen verknüpft werden. Dadurch werden weniger Duplikate erzeugt. Zudem wird dadurch sichergestellt, dass stets die aktuellste Version eines Dokuments mit den einzelnen Elementen verknüpft ist, denen es beigefügt wurde. Sie können also beruhigt davon ausgehen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.
  • Einfache Inline-Bearbeitung: Hochgeladene Dateien können zu Google-Dokumenten konvertiert und demzufolge direkt eingesehen und bearbeitet werden, ohne dass die Datei heruntergeladen und in einer anderen Software geöffnet werden muss.
  • Einfache Inline-Erstellung: Neue Google-Dokumente können direkt erstellt werden

Synchronisierung mit Google Drive

Hinweis: Bevor Sie Google Drive einrichten, muss Ihr Google-Account mit Pipedrive synchronisiert werden. Wurde dies noch nicht vorgenommen, sehen Sie einfach hier nach: Synchronisieren Ihres Google-Accounts.


Um Ihre Dateien mit Google Drive zu synchronisieren:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Persönlich > Google Drive, um auf die Sync-Optionen zuzugreifen.



  2. Wählen Sie Ja unter der Option Google Drive verwenden um die Sync-Funktion zu aktivieren.
  3. (Optional) Legen Sie fest, ob Pipedrive-Dateien auf Google Drive in einem separaten Ordner gespeichert werden sollen. Dies ist hilfreich, wenn Sie Ihre Pipedrive-Dateien getrennt von Ihren persönlichen Dateien speichern möchten.

 

Das war's auch schon! Google Drive steht zu Ihren Diensten!

Hinweis: Beim Hochladen von Dateien werden Sie sehen, dass Sie die Möglichkeit zum "Freigeben" haben. Dies gibt allen Pipedrive-Mitgliedern Ihres Unternehmens standardmäßig Lese- und Schreibzugriff auf alle zu Pipedrive hinzugefügten Dateien. Insoweit stehen Ihnen in Google Drive selbst folgende Vertraulichkeitseinstellungen zur Verfügung:

  • View Only: If you want all Pipedrive users to be able to view but not edit your files, set your file to"can view" or "can comment". Can comment will allow other users to be able to leave notes/comments on your files.
  • Privat: Wenn Sie bestimmte mit Geschäften verknüpfte Dateien privat halten oder nur mit Leseberechtigung freigeben möchten, müssen Sie die Freigabeoptionen direkt in Google bearbeiten. Ihre Dateien werden dann nach wie vor in Ihrer Datei-Warteschlange auf Pipedrive angezeigt, können von anderen jedoch nicht geöffnet werden.

Neue Dateien hinzufügen

Sobald Sie Ihren Pipedrive-Account mit Google Drive synchronisiert haben, können Sie mit dem Hinzufügen von Dateien loslegen. Fügen wir beispielsweise einmal eine Tabelle zu einem anhängigen Geschäft hinzu.

Navigieren Sie in Ihren Geschäftsdetails zum Tab Dateien. Wie Sie sehen, stehen Ihnen neben der Option Hochladen, die Sie bereits vor der Synchronisierung mit Google Drive hatten, nun verschiedene Optionen zur Verfügung:

  • Hochladen: Laden Sie eine Datei direkt von Ihrem Computer zu Pipedrive hoch. Dadurch bleibt Ihre Datei auf Pipedrive gespeichert und wird, solange Ihr Google-Account synchronisiert ist, zudem zu Google Drive übernommen.
  • Datei aus Google Drive hinzufügen: Fügen Sie eine bereits auf Google Drive gespeicherte Datei hinzu. Geben Sie dazu einfach den Namen Ihrer Datei ein und klicken Sie darauf, sobald Sie diese gefunden haben!
  • Erstellen: Zu guter Letzt können Sie über die Option Erstellen zudem eine komplett neue Datei erstellen. Dadurch wird automatisch auch eine neue Datei in Ihrem Google Drive erstellt.



Wenn Sie eine Datei über Google Drive erstellt oder hinzugefügt haben, können Sie diese einfach anklicken und Ihre Datei auf einfache Weise direkt von Pipedrive aus einsehen oder bearbeiten, und es auch anderen Pipedrive-Benutzern ermöglichen, Ihre Datei direkt von Pipedrive aus einzusehen oder zu bearbeiten.

Siehe nachstehendes Beispiel: