Tudástár

Asana egy projektmenedzsment-eszköz, amelyet a feladatok rendszerezésére és a csapatok közötti együttműködésre használnak.

Ha adatokat kell továbbítania a Pipedrive-ból egy Asana-t használó csapatnak, ez az integráció erre a célra rendelkezésre áll.

Az integráció telepítése

Az integráció engedélyezéséhez nyissa meg a Asana oldalt a Marketplace-en, és kattintson a „Telepítés most.”

Ha közvetlenül a Marketplace-re navigál és kiválasztja az Asana integrációt, kattintson a „Engedélyezés.”

Az engedélyezés 1. lépésében válassza ki azt a céget, ahová telepíteni szeretné az integrációt, és döntse el, kik használhatják: minden felhasználó, csak én vagy meghatározott felhasználók.

Ha a meghatározott felhasználók opciót választja, jelölje ki azokat a felhasználókat, akik használni fogják az integrációt, és ha szeretné őket e-mailben értesíteni, kattintson a „Tovább.”

Ha a minden felhasználó vagy a csak én lehetőséget választotta, csak a „Tovább” gombra kell kattintania a folytatáshoz.

A 2. lépésben felkérik, hogy olvassa el és adja meg az alkalmazás engedélyeit. Áttekintés után kattintson a „Engedélyezés és telepítés.”

Ha nincs bejelentkezve, vagy még nincs Asana-fiókja, felkérik, hogy jelentkezzen be vagy hozzon létre egyet.

Ha már be van jelentkezve, felkérik, hogy adjon engedélyt a Pipedrive-nak az Asana-fiókjához való hozzáféréshez. Kattintson a „Engedélyezés”, és folytathatja az integráció beállítását.

Integráció beállítása

Miután csatlakoztattad az Asana fiókodat, nyisd meg a Pipedrive Account menu > Tools and apps > Asana menüpontot az integráció beállításához.

A kiváltó esemény és az átvitelre kerülő információk kiválasztása

Ahhoz, hogy adatokat küldj Pipedrive-ból Asanába, létre kell hoznod egy szabályt, amely kiváltja az adatok lekérését a Pipedrive-ból és küldését Asanába.

Bal oldalon, a Pipedrive event alatt kiválaszthatod, mi indítja el az információátvitelt.

A rendelkezésre álló kiváltó események:

• Üzlet megnyerése

• Üzlet elvesztése

• Üzlet áthelyezése (meg kell adnod, melyik szakaszba)

Ne felejtsd el megadni a pipeline-t, mert kötelező.

Ha a kiváltó eseményként az Üzlet áthelyezése opciót választod, akkor meg kell adnod a szakaszt. Amikor egy üzletet a megadott szakaszba helyezel, a szabály aktiválódik.

A pipeline meghatározása után kiválaszthatod, mely adatokat szeretnéd átküldeni az újonnan létrehozott Asana feladatba/projektbe. Az átküldhető részletek:

• Üzlet címe (nem kapcsolható ki)

• Üzlet értéke

• Személy vagy szervezet kapcsolati adatai

• Kitűzött megjegyzések

• Mellékletek

Mivel az üzlethez kötelező cím tartozik, a Üzlet címe kivételével kikapcsolhatod az összes olyan információt, amelyet nem szeretnél átküldeni Asanába.

Mit hozzon létre Asanában

A szabály beállításakor kétféle elemet hozhatsz létre Asanában: feladatokat és projekteket.

Feladat létrehozása Asanában

Ha feladat létrehozását választod Asanában, a legördülő menükben ki kell választanod a munkaterületet vagy a szervezetet, amely megkapja a feladatot, majd ki kell választanod a projekt nevét.

Opcionálisan egy meglévő Asana felhasználóhoz is hozzárendelheted azt.

Projekt létrehozása Asanában

Ha azt szeretnéd, hogy a szabály projektet hozzon létre Asanában, észre fogod venni, hogy az Átküldendő részletek alatt a Mellékletek opció automatikusan ki lesz kapcsolva.

A jobb oldali legördülőkben válaszd ki a munkaterületet vagy a szervezetet, ahol projektet hozol létre, és opcionálisan a csapat.

Ha elégedett vagy a választásaiddal, kattints a „Változtatások mentése.” gombra. Ezután minden olyan üzlet, amely megfelel a szabályod feltételeinek, létrehoz Asanában egy feladatot vagy projektet a megadott információkkal, lehetővé téve csapataid számára az ügyletek hatékony követését.

Feladatok automatizálása az Asana integrációval

Az Asana-integrációt használhatja számlázási vagy adminisztratív feladatok automatizálására az értékesítési csővezeték alapján. Például ha egy ügylet eléri a számlázási fázist, automatikusan indíthat egy feladatot Asanában számla létrehozásához vagy a jogi csapat értesítéséhez manuális átadás nélkül.

A kezdéshez lépjen a Pipedrive Automations menüjébe, nyissa meg a Templates lapot, és válassza az Asana kategóriát, ahol négy kész sablon közül választhat:

• Add tasks when moving deals: Amikor egy ügyletet áthelyeznek egy fázisba, hozzon létre egy feladatot vagy projektet Asanában

  • Belső átadásokhoz használható, például számlázáshoz, bevezetéshez vagy megvalósításhoz

• Hand over won deals: Amikor egy ügyletet nyernek meg, hozzon létre egy feladatot vagy projektet Asanában

  • Használható a projektmunka azonnali elindítására, amint egy ügylet lezárul

• Offboard lost deals: Amikor egy ügyletet elveszítenek, hozzon létre egy feladatot vagy projektet Asanában

  • Használható utókövető feladatok létrehozására vagy visszajelzési folyamatok elindítására

• Warm new leads: Amikor egy új leadet adnak hozzá, hozzon létre egy feladatot vagy projektet Asanában.

  • Használható az érdeklődők gondozásához kapcsolódó feladatok marketing vagy sales development csapatokhoz irányítására

Nézzünk egy példát arra, hogyan használható a “Add tasks when moving deals” sablon a számlázással kapcsolatos műveletek automatizálására.

Számlázási automatizmus beállítása sablonnal

Válassza a Add tasks when moving deals sablont, és az első képernyőn határozza meg, mi történjen, miután az ügylet áthelyezésre kerül a kiválasztott csővezetékfázisba; ebben az esetben válassza a “Add a task in Asana”-t, majd kattintson a “Use template.”-re.

A második képernyőn válassza ki azt a konkrét csővezetékét és fázist, amelyet a számlázáshoz vagy szerződés-előkészítéshez használ. Tegyük fel, hogy ez az utolsó fázisban történik; ezért kiválasztjuk a “Negotiations started,” fázist, amely a csővezetékünk utolsó lépése.

A “Add a task in Asana” szakaszban töltse ki a feladat nevét és leírását. A szürke mezőket a Pipedrive adatai automatikusan kitöltik. Kikapcsolhat bármely olyan információt, amelyre a csapatának nincs szüksége, így a feladatok a megfelelő kontextussal jönnek létre.

Válassza ki azt a projektet, ahol létrehozza a feladatot, ha szeretne kitűzött jegyzeteket hozzáadni a leíráshoz a nagyobb kontextus érdekében, majd végül kattintson a “Save as draft.”-re.

A következő képernyő az automatizálás összes részletét megjeleníti, és aktiválás előtt még szerkesztheti azt.

Tegyük fel, hogy azt szeretné, hogy az automatizálás akkor induljon el, amikor egy deal is won. Kattintson a pencil icon-ra az azonnali feltétel mellett, majd módosítsa a legördülőket Deal status has changed to won-re, és kattintson a “Apply conditions.”-re.

Ha készen áll, kapcsolja az automatizálást a tetején active állásba.

Az aktiválás után minden alkalommal, amikor egy ügylet a kiválasztott fázisba kerül (vagy, ha megváltoztatta a feltételt, és az ügylet megnyerésre kerül), automatikusan létrejön egy feladat Asanában az Ön által konfigurált adatokkal.

Bővítse munkafolyamatait

Ez a számlázási példa csak egy a sok közül. Ezeket a sablonokat kiindulópontként használhatja az átadások egyszerűsítésére több csapat között:

• Értékesítés → megvalósítás: Automatikusan indítsa el a bevezetési feladatokat, amikor egy ügyletet megnyernek

• Értékesítés → ügyfélszolgálat: Követési feladatok létrehozása, amikor egy ügyletet elveszítenek

• Értékesítés → marketing: Feladatok hozzáadása a manuálisan vagy importtal hozzáadott leadek gondozásához

Minden sablon testreszabható, hogy illeszkedjen a belső folyamataihoz, rugalmasságot biztosítva anélkül, hogy nulláról kellene kezdenie.

Az automatizálások testreszabásáról bővebben lásd a Automations: first steps guide című útmutatónkat.