Ez a cikk gépi fordítás segítségével készült el.
Projektek: hogyan tervezd meg a projekted
Tervezze meg projektjét világos struktúrával, egyértelműen meghatározott felelősségi körökkel és reális idővonallal. A Projektek segítségével különböző elemtípusokkal rendszerezheti a munkát, függőségekkel kapcsolhatja össze a feladatokat, és mindezt a Gantt nézetben jelenítheti meg.
Miután beállította a projektjét, projektsablonná alakíthatja, hogy ugyanazt a struktúrát újra felhasználhassa, és időt takarítson meg a jövőbeli projekteknél.
A projekthez kapcsolódó munkaelemek megértése
A projekten belül a munkája a következő elemtípusok szerint szerveződik:
| Elem | Mire szolgál | Akkor a leghasznosabb, ha | Fő jellemzők |
|---|---|---|---|
| Feladatok | Teendők vagy teljesítendő feladatok | Nyomon kell követnie az elvégzendő munkát | Rugalmas, nem kötelező megadni felelőst, kezdési dátumot vagy határidőt |
| Alfeladatok | Kisebb lépések egy feladaton belül | Egy feladat több lépésből áll | Feladatokon belül jönnek létre, és mindig egy szülőfeladathoz kapcsolódnak |
| Mérföldkövek | Kulcsfontosságú eredmények | Fontos előrehaladási pontokat szeretne kiemelni | Az előrehaladást követik, nem a munkát |
| Tevékenységek | Ütemezett események (hívások, megbeszélések) | Időponthoz kötött interakciókat kell megterveznie | Dátum, időpont és felelős megadása kötelező. Szinkronizálható a külső naptárával. |
Egyszerűen így érdemes gondolni rá:
- Az elvégzendő munkához használjon feladatokat és alfeladatokat
- A fontos előrehaladási pontok jelölésére használjon mérföldköveket
- Időponthoz kötött eseményekhez használjon tevékenységeket
Milyen adatokat adhat hozzá az egyes elemekhez
Minden elemtípus különböző mezőket tartalmaz, hogy segítse projektje megtervezését és nyomon követését.
| Elem | Hozzáadható fő adatok | Fő különbségek |
|---|---|---|
| Feladatok, alfeladatok és mérföldkövek | Tárgy, több hozzárendelt személy, prioritás, kezdési dátum és határidő, projekt, fázis, csoport, leírás | A feladatok tartalmazhatnak alfeladatokat. Az alfeladatok feladatokon belül jönnek létre, és nem tartalmazhatnak további alfeladatokat. A mérföldkövek nem tartalmaznak alfeladatokat. |
| Tevékenységek | Tárgy, tevékenységtípus, dátum és időpont, prioritás, résztvevők, helyszín, videóhívás, megjegyzések, hivatkozások projektre, kapcsolattartóra és szervezetre, fázis és csoport | Egy felhasználóhoz rendelhető, és szinkronizálható a külső naptárával |
Tervezze meg projektjét
Projektjét a projekt részletes nézetében tervezheti meg, a terv- és a Gantt nézet használatával.
- A terv nézet segít a munka strukturálásában és rendszerezésében
- A Gantt nézet segít az idővonalak és függőségek vizualizálásában
Projekt munkaelemeinek hozzáadása
A tervezés megkezdéséhez adjon hozzá feladatokat, tevékenységeket vagy mérföldköveket a projekthez. Két lehetősége van:
- Adjon hozzá elemeket teljes adatokkal a „+ Feladat” használatával, vagy a mellette lévő legördülő menüben válassza a „+ Tevékenység” vagy a „+ Mérföldkő” lehetőséget
- Adjon hozzá elemhelyőrzőket közvetlenül egy fázisban, és töltse ki a részleteket később
Elemek szerkesztése és frissítése
Amikor megnyit bármelyik munkaelemet, annak részletes nézete lesz a projektterv finomhangolásának központi helye.
Itt frissítheti például a hozzárendelt személy, a prioritás, a dátumok és a leírás mezőit, valamint megjegyzéseket is hozzáadhat, hogy további kontextust adjon a csapatának.
A feladatoknál összetettebb munkát is kisebb lépésekre bonthat alfeladatok hozzáadásával. Ez segít a részletes munka kezelésében anélkül, hogy elveszne a projekt átfogó struktúrája.
Függőségeket is meghatározhat a feladatok és a mérföldkövek összekapcsolásához, így biztosítva, hogy a munka a megfelelő sorrendben történjen.
Nyisson meg egy feladatot vagy mérföldkövet, lépjen a függőségek lapra, kattintson a „Függőség hozzáadása” lehetőségre, majd válasszon ki egy feladatot, és határozza meg a kapcsolatot.
Egy munkaelem vagy blokkolhat egy másik feladatot, vagy megvárhatja, hogy az elkészüljön.
Használja a Gantt nézetet az idővonal tervezéséhez
A Gantt nézet vizuális áttekintést ad a projekt teljes idővonaláról, így könnyebben megértheti, hogyan kapcsolódnak egymáshoz időben a feladatok, alfeladatok, tevékenységek és mérföldkövek.
Kattintson a „Nézet kibővítése” lehetőségre, hogy szélesebb rálátást kapjon a projektjére.
Az idő megjelenítését is módosíthatja a nap, hét, hónap, negyedév és év közötti váltással.
A függőségek nyilakként jelennek meg a feladatok és a mérföldkövek között, így könnyen látható, hogyan kapcsolódik össze a munka, és mely elemek támaszkodnak egymásra. Ezeket a függőségeket közvetlenül az idővonalon is módosíthatja, hogy gyorsan frissítse a feladatok közötti kapcsolatokat.
A projekt tervezése vagy frissítése során közvetlenül az idővonallal is dolgozhat. Húzzon egy munkaelemet az átütemezéséhez, vagy módosítsa az időtartamát a széleinek húzásával.
Ezek a változtatások a projekt egészében érvényesülnek, így gyorsan reagálhat a frissítésekre anélkül, hogy minden elemet kézzel kellene szerkesztenie.
Használja újra a terv beállításait sablonokkal
Ha elkészült a projektterv, projektsablonná alakíthatja, és ugyanazt a struktúrát újra felhasználhatja a jövőbeli projektekben.
Ehhez nyissa meg a projektjét, kattintson a „…” ikonra, és válassza a „Konvertálás sablonná” lehetőséget.
Idővel a valós projektterveken alapuló sablonok karbantartása segít a csapatának hatékonyabban dolgozni, és csökkenti annak szükségét, hogy a folyamatokat minden alkalommal a nulláról kelljen újra felépíteni.
Hasznos volt ez a cikk?
Igen
Nem