Artikel ini diproduksi dengan menggunakan Penerjemahan Mesin.
Projects: cara merencanakan proyek Anda
Rencanakan proyek Anda dengan struktur yang jelas, tanggung jawab yang terdefinisi, dan linimasa yang realistis. Dengan Projects, Anda dapat mengatur pekerjaan menggunakan berbagai jenis item, menghubungkan tugas dengan dependensi, dan memvisualisasikan semuanya di tampilan Gantt.
Setelah proyek Anda disiapkan, Anda dapat mengubahnya menjadi template proyek untuk menggunakan kembali struktur yang sama dan menghemat waktu pada proyek-proyek mendatang.
Memahami item pekerjaan yang terkait dengan proyek
Di dalam proyek, pekerjaan Anda diatur menggunakan jenis item berikut:
| Item | Fungsinya | Paling tepat digunakan saat | Karakteristik utama |
|---|---|---|---|
| Tugas | Item tugas atau hasil kerja | Anda perlu melacak pekerjaan yang harus diselesaikan | Fleksibel, tidak memerlukan pemilik, tanggal mulai, atau tanggal jatuh tempo |
| Subtugas | Langkah-langkah kecil dalam sebuah tugas | Sebuah tugas memiliki beberapa langkah | Dibuat di dalam tugas dan selalu terhubung ke tugas induk |
| Titik pencapaian | Pencapaian utama | Anda ingin menyoroti titik progres yang penting | Lacak progres, bukan pekerjaan |
| Aktivitas | Acara terjadwal (panggilan, rapat) | Anda perlu merencanakan interaksi berbasis waktu | Memerlukan tanggal, waktu, dan pemilik. Dapat disinkronkan ke kalender eksternal Anda. |
Cara sederhananya seperti ini:
- Gunakan tugas dan subtugas untuk pekerjaan yang perlu diselesaikan
- Gunakan titik pencapaian untuk menandai titik progres yang penting
- Gunakan aktivitas untuk acara berbasis waktu
Detail apa saja yang dapat Anda tambahkan ke setiap item
Setiap jenis item mencakup bidang yang berbeda untuk membantu Anda merencanakan dan melacak proyek Anda.
| Item | Detail utama yang dapat Anda tambahkan | Perbedaan utama |
|---|---|---|
| Tugas, subtugas, dan titik pencapaian | Subjek, beberapa penerima tugas, prioritas, tanggal mulai dan jatuh tempo, proyek, fase, grup, deskripsi | Tugas dapat mencakup subtugas. Subtugas dibuat di dalam tugas dan tidak dapat mencakup subtugas lain. Titik pencapaian tidak mencakup subtugas. |
| Aktivitas | Subjek, jenis aktivitas, tanggal dan waktu, prioritas, tamu, lokasi, panggilan video, catatan, tautan ke proyek, kontak, dan organisasi, fase, dan grup | Ditugaskan ke satu pengguna dan dapat disinkronkan ke kalender eksternal Anda |
Rencanakan proyek Anda
Anda dapat merencanakan proyek Anda di tampilan detail proyek, menggunakan tampilan paket dan tampilan Gantt.
- Tampilan paket membantu Anda menyusun dan mengatur pekerjaan
- Tampilan Gantt membantu Anda memvisualisasikan linimasa dan dependensi
Tambahkan item pekerjaan proyek
Untuk mulai merencanakan, tambahkan tugas, aktivitas, atau titik pencapaian ke proyek Anda. Anda dapat memilih salah satu cara berikut:
- Tambahkan item dengan detail lengkap menggunakan “+ Task” atau menu dropdown di sebelahnya untuk memilih “+ Activity” atau “+ Milestone”
- Tambahkan placeholder item langsung di sebuah fase dan isi detailnya nanti
Edit dan perbarui item
Saat Anda membuka item pekerjaan apa pun, tampilan detailnya menjadi tempat utama untuk menyempurnakan rencana proyek Anda.
Di sini, Anda dapat memperbarui bidang seperti penerima tugas, prioritas, tanggal, dan deskripsi, serta menambahkan catatan untuk memberikan konteks tambahan kepada tim Anda.
Untuk tugas, Anda juga dapat memecah pekerjaan yang lebih kompleks menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dengan menambahkan subtugas. Ini membantu Anda mengelola pekerjaan yang terperinci tanpa kehilangan struktur keseluruhan proyek.
Anda juga dapat menentukan dependensi untuk menghubungkan tugas dan titik pencapaian, sehingga pekerjaan berlangsung dalam urutan yang tepat.
Buka tugas atau titik pencapaian, buka tab dependensi, klik “Add dependency”, lalu pilih tugas dan tentukan hubungannya.
Sebuah item pekerjaan dapat memblokir tugas lain atau menunggu hingga tugas tersebut selesai.
Gunakan tampilan Gantt untuk perencanaan linimasa
Tampilan Gantt memberi Anda gambaran visual tentang seluruh linimasa proyek Anda, sehingga Anda dapat memahami bagaimana tugas, subtugas, aktivitas, dan titik pencapaian saling terhubung dari waktu ke waktu.
Klik “Expand view” untuk mendapatkan perspektif yang lebih luas atas proyek Anda.
Anda juga dapat menyesuaikan tampilan waktu dengan beralih antara hari, minggu, bulan, kuartal, atau tahun.
Dependensi ditampilkan sebagai panah di antara tugas dan titik pencapaian, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat bagaimana pekerjaan saling terhubung dan item mana yang bergantung satu sama lain. Anda juga dapat menyesuaikan dependensi ini langsung di linimasa untuk memperbarui hubungan antar tugas dengan cepat.
Saat merencanakan atau memperbarui proyek Anda, Anda dapat berinteraksi langsung dengan linimasa. Seret item pekerjaan untuk menjadwalkannya ulang atau sesuaikan durasinya dengan menyeret tepinya.
Perubahan ini akan tercermin di seluruh proyek Anda, sehingga Anda dapat merespons pembaruan dengan cepat tanpa perlu mengedit setiap item secara manual.
Gunakan kembali pengaturan rencana Anda dengan template
Setelah rencana proyek Anda selesai, Anda dapat mengubahnya menjadi template proyek dan menggunakan kembali struktur yang sama di proyek-proyek mendatang.
Untuk melakukannya, buka proyek Anda, klik “…” dan pilih “Convert to template”.
Seiring waktu, memelihara template berdasarkan rencana proyek nyata membantu tim Anda bekerja lebih efisien dan mengurangi kebutuhan untuk membangun ulang proses dari awal.
Apakah artikel ini berguna?
Ya
Tidak