Base di conoscenza

Ora puoi iscrivere automaticamente deals e leads a una sequenza utilizzando la funzione Automations. Questo ti aiuta a risparmiare tempo e a standardizzare le azioni di follow-up, attivando l'iscrizione in base alla creazione del record, agli aggiornamenti o a date specifiche, senza alcun intervento manuale.

Nota: La Automation feature è disponibile solo nel piano Growth o in quelli superiori.

Come funziona l'iscrizione automatica

In Automations, puoi ora configurare Sequences come un passaggio di tipo action. Ciò significa che quando un deal o un lead viene creato, aggiornato o raggiunge una data specifica, puoi attivare automaticamente la sua iscrizione in una sequenza specifica.

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Impostare l'iscrizione automatica in Automations

Per iscrivere automaticamente deal o lead a una sequenza, vai su Strumenti e app > Automations.

Puoi selezionare un modello esistente per le sequenze nella scheda Deal o Lead, creare una nuova automazione o modificare una esistente.

Utilizzo di un modello per deal

Clicca la scheda Template > Deal, scegli il modello “Add deals to sequences” o il modello “Re-engage idle deals using sequences”, poi clicca “Use template” nella schermata Template preview.

In questo esempio configureremo un'automazione per aggiungere i deal a una sequenza.

Ti verrà chiesto di selezionare la pipeline e la sequenza a cui verrà aggiunto il deal.

In questo passaggio devi selezionare la sequenza a cui inviare i tuoi deal. Una volta fatto, clicca “Save as draft,” e verrai portato al flusso dell'automazione, dove potrai modificarla prima dell'attivazione.

Ricorda che inizierà a funzionare solo dopo aver attivato l'interruttore “Active” in alto.

Utilizzo di un modello per lead

Clicca la scheda Template > Lead, scegli il modello “Add deals to sequences” o il modello “Re-engage idle leads using sequences”, poi clicca “Use template” nella schermata Template preview.

In questo esempio configureremo un'automazione per riattivare i lead inattivi.

Nella schermata “Set up template”, scegli l'etichetta del lead che farà scattare l'invio dei lead alla sequenza, il tempo di attesa e la sequenza a cui inviarli e clicca “Save as draft.”

Poi accederai al flusso dell'automazione per rivedere la tua automazione. Puoi ancora modificare alcune parti se vuoi, ma ricordati di attivare l'interruttore in alto.

Creare un'automazione di sequenza da zero

Puoi anche creare un'automazione da zero andando su Strumenti e app > Automations e cliccando “+ Automation.”

Scegli il tuo trigger tra le opzioni disponibili:

• Deal created/updated: specifico per i deal

• Lead created/updated: specifico per i lead

• Activity updated: l'azione si riferisce al deal collegato all'attività

• Date trigger: può essere usato sia per lead che per deal

In questo esempio creeremo un'automazione per iscrivere i deal a una sequenza dopo che un'attività di chiamata collegata al deal è stata contrassegnata come completata.

Per questo, hai bisogno del trigger Activity updated, aggiungendo le seguenti condizioni con l'operatore AND in modo che tutte siano richieste:

• Activity deal is not empty: Questo garantisce che l'attività sia collegata a un deal che verrà poi inviato alla sequenza, altrimenti l'automazione genererà un errore

• Activity type is call: Puoi scegliere un altro tipo se desideri una condizione diversa per il tuo caso

• Activity status has changed to done: L'attività deve essere contrassegnata come completata perché questo passaggio funzioni

Dopo aver impostato le condizioni, aggiungi un'azione e seleziona “Add deal/lead to sequence” dal gruppo Sequence. Poi clicca “Next” e imposta il deal collegato su Activity deal e scegli una sequenza dai menu a tendina.

Clicca “Apply action” e, dopo aver cliccato “Save” in alto, potrai attivare l'automazione.

Nota: Vedrai solo le sequenze che contengono almeno un passaggio. Se non hai creato una sequenza, dovrai crearne una prima di collegarla a un'automazione.

Cosa aspettarsi dopo la configurazione

Non appena le condizioni del trigger sono soddisfatte, il deal o il lead verrà automaticamente aggiunto alla sequenza selezionata.

Il proprietario dell'attività è l'utente definito nello step della sequenza.

Puoi monitorare le iscrizioni automatiche sia nella scheda Sequence overview sia nella cronologia di esecuzione dell'automazione.

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Risoluzione dei problemi e messaggi di errore comuni

Se l'iscrizione fallisce, vedrai i dettagli dell'errore nella scheda Cronologia in Automazioni. I problemi comuni includono:

Il proprietario dell'elemento non ha sincronizzato la propria email con Pipedrive

Configura la sincronizzazione della tua email prima di usare le sequenze con email automatiche. Per le istruzioni di configurazione, consulta questo articolo sulla sincronizzazione delle email.

Il proprietario dell'elemento non ha attivato il consenso per l'invio delegato nella sequenza

Assicurati che l'utente abbia abilitato l'invio delegato nelle impostazioni dell'account. Leggi di più su questo nella sezione Invio delegato dell'articolo sulla funzionalità Sequenze.

L'elemento (deal o lead) era già iscritto nella sequenza

Controlla la scheda Panoramica della sequenza per confermare l'iscrizione. Se vuoi che l'elemento ripeta la sequenza, dovrai prima rimuoverlo e poi reinscriverlo manualmente o tramite automazione.

La sequenza è stata eliminata o non può essere trovata

Vai a Pulse > Sequenze e conferma che la sequenza sia ancora attiva. Se è stata eliminata, crea una nuova sequenza e aggiorna la tua automazione con quella nuova.

Hai raggiunto il limite di iscrizioni della sequenza

Verifica la capacità della sequenza nella scheda Panoramica della sequenza. Le iscrizioni completate o non riuscite non vengono conteggiate nella capacità della sequenza, ma se raggiungi 100 elementi in una sequenza, duplichala o creane una nuova per continuare a inserire deal e lead.