Kunnskapsbase

Planlegg prosjektet ditt med en tydelig struktur, klart definerte ansvarsområder og en realistisk tidslinje. Med Projects kan du organisere arbeidet ved hjelp av ulike elementtyper, knytte oppgaver sammen med avhengigheter og visualisere alt i Gantt-visningen.

Når prosjektet ditt er satt opp, kan du gjøre det om til en prosjektmal for å gjenbruke den samme strukturen og spare tid på fremtidige prosjekter.

Forstå prosjektrelaterte arbeidselementer

I et prosjekt organiseres arbeidet ditt med følgende elementtyper:

En enkel måte å tenke på det på:

• Bruk oppgaver og deloppgaver for arbeid som må gjøres
• Bruk milepæler for å markere viktige fremdriftspunkter
• Bruk aktiviteter for tidsbaserte hendelser

Hvilke detaljer kan du legge til i hvert element

Hver elementtype har ulike felt som hjelper deg med å planlegge og følge opp prosjektet ditt.

Planlegg prosjektet ditt

Åpne prosjektets Plan-fane for å begynne å planlegge. Her kan du bytte mellom:

• Planvisning – hjelper deg med å strukturere og organisere arbeidet
• Gantt-visning – hjelper deg med å visualisere tidslinjer og avhengigheter

Legg til arbeidselementer i prosjektet

For å komme i gang med planleggingen legger du til oppgaver, aktiviteter eller milepæler i prosjektet ditt. Du kan:

• Legge til elementer med fullstendige detaljer ved å bruke “+ Task” eller rullegardinmenyen ved siden av for å velge “+ Activity” eller “+ Milestone”

• Bruk samme rullegardinmeny til å bruke en eksisterende prosjektmal i stedet for å legge til elementer én etter én
• Legge til plassholdere for elementer direkte i en fase og fylle inn detaljene senere

Rediger og oppdater elementer

Når du åpner et arbeidselement, blir detaljvisningen det sentrale stedet for å finjustere prosjektplanen din.

Her kan du oppdatere felt som ansvarlig, prioritet, datoer og beskrivelse, samt legge til notater for å gi teamet mer kontekst.

For oppgaver kan du også dele opp mer komplekst arbeid i mindre trinn ved å legge til deloppgaver. Dette hjelper deg med å håndtere detaljert arbeid uten å miste prosjektets overordnede struktur.

Du kan også definere avhengigheter for å knytte sammen oppgaver og milepæler, slik at arbeidet skjer i riktig rekkefølge.

Åpne en oppgave eller milepæl, gå til fanen for avhengigheter, klikk på “Add dependency”, velg deretter en oppgave og definer relasjonen.

Et arbeidselement kan enten blokkere en annen oppgave eller vente på at en oppgave fullføres.

Bruk Gantt-visningen til tidslinjeplanlegging

Gantt-visningen gir deg en visuell oversikt over hele prosjektets tidslinje, slik at du lettere forstår hvordan oppgaver, deloppgaver, aktiviteter og milepæler henger sammen over tid.

Klikk på “Expand view” for å få et bredere perspektiv på prosjektet ditt.

Du kan også justere hvordan tiden vises ved å bytte mellom dag, uke, måned, kvartal eller år.

Avhengigheter vises som piler mellom oppgaver og milepæler, slik at det er enkelt å se hvordan arbeidet henger sammen og hvilke elementer som er avhengige av hverandre. Du kan også justere disse avhengighetene direkte i tidslinjen for raskt å oppdatere relasjonene mellom oppgaver.

Når du planlegger eller oppdaterer prosjektet ditt, kan du samhandle direkte med tidslinjen. Dra et arbeidselement for å flytte det til et nytt tidspunkt, eller juster varigheten ved å dra i kantene.

Disse endringene gjenspeiles i hele prosjektet ditt, slik at du raskt kan reagere på oppdateringer uten å redigere hvert element manuelt.

Gjenbruk planoppsettet ditt med maler

Når prosjektplanen din er ferdig, kan du gjøre den om til en prosjektmal og gjenbruke den samme strukturen i fremtidige prosjekter.

For å gjøre dette åpner du prosjektet ditt, klikker på “…” og velger “Convert to template”.

Den samme menyen har også et «Bruk mal»-alternativ, som lar deg bruke en eksisterende mal i dette prosjektet.

Over tid vil det å vedlikeholde maler basert på faktiske prosjektplaner hjelpe teamet ditt med å jobbe mer effektivt og redusere behovet for å bygge opp prosesser fra bunnen av.