Kennisdatabase

Asana is een projectmanagementtool die wordt gebruikt om taken te organiseren en samen te werken binnen teams.

Als u gegevens van Pipedrive naar een ander team dat Asana gebruikt wilt doorsturen, is deze integratie daarvoor beschikbaar.

De integratie installeren

Om de integratie in te schakelen, ga naar de Asana-pagina in onze Marketplace en klik op “Nu installeren.”

Als je rechtstreeks naar de Marketplace gaat en de Asana-integratie selecteert, klik op “Autoriseren.”

In stap 1 van de autorisatie selecteer je het bedrijf waarin je de integratie wilt installeren en kies je wie deze kan gebruiken: alle gebruikers, alleen ik, of specifieke gebruikers.

Als je de optie specifieke gebruikers kiest, selecteer dan de gebruikers die de integratie gaan gebruiken en geef aan of je hen per e-mail wilt informeren; klik daarna op “Volgende.”

Als je alle gebruikers of alleen ik hebt geselecteerd, hoef je alleen op “Volgende” te klikken om verder te gaan.

In stap 2 word je gevraagd de machtigingen van de app te lezen en toe te staan. Nadat je ze hebt bekeken, klik op “Toestaan en installeren.”

Als je niet bent ingelogd of nog geen Asana-account hebt, word je gevraagd in te loggen of er een aan te maken.

Als je al bent ingelogd, wordt je gevraagd Pipedrive toestemming te geven om toegang te krijgen tot je Asana-account. Klik op “Toestaan” en je kunt doorgaan met het instellen van je integratie.

Integratie instellen

Zodra je Asana-account is gekoppeld, open je het Pipedrive Accountmenu > Tools en apps > Asana om de integratie in te stellen.

De triggergebeurtenis en de informatie die je zult overdragen kiezen

Om gegevens van Pipedrive naar Asana te verzenden, moet je een regel aanmaken die de actie activeert om de informatie uit Pipedrive op te halen en naar Asana te sturen.

Links, onder Pipedrive-gebeurtenis, kies je wat de informatieoverdracht zal triggeren.

De beschikbare triggers zijn:

• Deal is gewonnen

• Deal is verloren

• Deal wordt verplaatst (je moet aangeven naar welke fase)

Vergeet niet de pijplijn op te geven, want dat is verplicht.

Als je Deal wordt verplaatst als trigger kiest, moet je ook de fase specificeren. Wanneer je een deal naar de opgegeven fase verplaatst, wordt de regel geactiveerd.

Na het bepalen van de pijplijn kun je selecteren welke gegevens naar de nieuw aangemaakte Asana-taak/project worden overgedragen. De details die je kunt overdragen zijn:

• Dealtitel (kan niet worden uitgeschakeld)

• Dealwaarde

• Contactgegevens van een persoon of organisatie

• Vastgezette notities

• Bijlagen

Omdat een titel verplicht is voor een deal, kun je, behalve de dealtitel, alle informatie uitschakelen die je niet naar Asana wilt overdragen.

Kiezen wat er in Asana wordt aangemaakt

Bij het instellen van een regel kun je twee soorten items in Asana aanmaken: taken en projecten.

Een taak aanmaken in Asana

Als je ervoor kiest een taak in Asana aan te maken, moet je in de dropdownmenu's de workspace of organisatie selecteren die de taak ontvangt, en vervolgens de naam van het project kiezen.

Optioneel kun je deze ook toewijzen aan een bestaande Asana-gebruiker

Een project aanmaken in Asana

Als je wilt dat je regel een project in Asana aanmaakt, zie je dat de optie Bijlagen onder details om over te dragen automatisch wordt uitgeschakeld.

Kies in de dropdowns aan de rechterkant de workspace of organisatie waarin je een project wilt aanmaken en, optioneel, het team.

Als je tevreden bent met je keuzes, klik je op “Wijzigingen opslaan.” Daarna zal elke deal die aan je regelcriteria voldoet een taak of project binnen Asana aanmaken met de opgegeven informatie, zodat je teams je deals effectief kunnen opvolgen.

Taken automatiseren met de Asana-integratie

Je kunt de Asana-integratie gebruiken om facturerings- of administratieve taken te automatiseren op basis van je verkooppijplijn. Bijvoorbeeld: wanneer een deal een factureringsfase bereikt, kun je een taak in Asana activeren om een factuur te genereren of je juridische team te informeren zonder handmatige overdracht.

Om te beginnen, ga in Pipedrive naar Automations, open het tabblad Templates en selecteer de Asana-categorie om te kiezen uit vier kant-en-klare sjablonen:

• Taken toevoegen bij het verplaatsen van deals: Wanneer een deal naar een fase wordt verplaatst, maak een taak of project aan in Asana

  • Kan worden gebruikt voor interne overdrachten zoals facturering, onboarding of implementatie

• Overdragen van gewonnen deals: Wanneer een deal als gewonnen wordt gemarkeerd, maak een taak of project aan in Asana

  • Kan worden gebruikt om projectwerk te starten zodra een deal is gesloten

• Verwerken van verloren deals: Wanneer een deal als verloren wordt gemarkeerd, maak een taak of project aan in Asana

  • Kan worden gebruikt om opvolgtaken aan te maken of feedbackloops te activeren

• Nieuwe leads opwarmen: Wanneer een nieuwe lead wordt toegevoegd, maak een taak of project aan in Asana.

  • Kan worden gebruikt om lead-opvolgingstaken naar marketing- of sales development-teams te sturen

Laten we een voorbeeld doorlopen van hoe je het sjabloon “Taken toevoegen bij het verplaatsen van deals” gebruikt om factureringsgerelateerde acties te automatiseren.

Een factureringsautomatisering instellen met een sjabloon

Selecteer Taken toevoegen bij het verplaatsen van deals en definieer op het eerste scherm wat er moet gebeuren nadat de deal naar je geselecteerde pijplijnfase is verplaatst; in dit geval “Een taak toevoegen in Asana” en klik op “Sjabloon gebruiken.”

Selecteer op het tweede scherm de specifieke pijplijn en fase die je gebruikt voor facturering of contractvoorbereiding. Stel dat dit gebeurt in de laatste fase; kies dan “Negotiations started,” wat de laatste fase in onze pijplijn is.

Vul in de sectie “Een taak toevoegen in Asana” de naam en beschrijving van de taak in. De grijze velden worden automatisch ingevuld op basis van Pipedrive-gegevens. Je kunt informatie die je team niet nodig heeft uitschakelen, zodat taken worden aangemaakt met precies de juiste context.

Selecteer het project waarin je de taak wilt aanmaken, voeg eventueel vastgemaakte notities toe aan de beschrijving voor extra context en klik tot slot op “Opslaan als concept.”

Het volgende scherm toont alle details van je automatisering, en je kunt deze nog bewerken voordat je deze activeert.

Stel dat je wilt dat de automatisering wordt geactiveerd telkens wanneer een deal is gewonnen. Klik op het potloodpictogram naast de directe voorwaarde en wijzig de dropdowns naar Dealstatus is gewijzigd naar gewonnen en klik op “Voorwaarden toepassen.”

Wanneer je klaar bent, zet je de automatisering bovenaan op actief.

Na activatie wordt er telkens wanneer een deal naar de geselecteerde fase gaat (of wanneer deze wordt gewonnen als je de voorwaarde hebt gewijzigd), automatisch een taak in Asana aangemaakt met de door jou geconfigureerde informatie.

Breid je workflows uit

Dit factureringsvoorbeeld is slechts één voorbeeld. Je kunt deze sjablonen gebruiken als uitgangspunt om overdrachten tussen veel teams te stroomlijnen:

• Sales naar implementatie: Start automatisch onboardingtaken wanneer een deal gewonnen is

• Sales naar support: Maak taken aan voor opvolging wanneer een deal verloren gaat

• Sales naar marketing: Voeg taken toe voor de opvolging van leads die handmatig zijn toegevoegd of via imports

Elk sjabloon kan worden aangepast aan je interne proces, waardoor je flexibiliteit krijgt zonder vanaf nul te hoeven beginnen.

Meer informatie over het aanpassen van automatiseringen vind je in onze Automations: eerste stappen-gids.