Kennisdatabase

Asana is een projectmanagementtool die wordt gebruikt om taken te organiseren en samenwerking tussen teams mogelijk te maken.

Als u gegevens uit Pipedrive wilt doorsturen naar een ander team dat Asana gebruikt, is deze integratie daarvoor beschikbaar.

De integratie installeren

Om de integratie in te schakelen, ga naar de Asana-pagina in onze Marketplace en klik op “Installeer nu.”

Als je rechtstreeks naar de Marketplace navigeert en de Asana-integratie selecteert, klik dan op “Autoriseren.”

In stap 1 van de autorisatie, selecteer het bedrijf waar je de integratie wilt installeren en kies wie het kan gebruiken: alle gebruikers, alleen ik of specifieke gebruikers.

Als je de optie specifieke gebruikers kiest, selecteer dan de gebruikers die de integratie zullen gebruiken en geef aan of je hen per e-mail wilt informeren. Klik vervolgens op “Volgende.”

Als je alle gebruikers of alleen ik hebt geselecteerd, hoef je alleen op “Volgende” te klikken om verder te gaan.

In stap 2 word je gevraagd de machtigingen van de app te lezen en toe te kennen. Nadat je ze hebt gecontroleerd, klik op “Toestaan en installeren.”

Als je niet bent ingelogd, of als je nog geen Asana-account hebt, word je gevraagd in te loggen of er een aan te maken.

Als je al bent ingelogd, wordt je gevraagd Pipedrive toestemming te geven om toegang te krijgen tot je Asana-account. Klik op “Toestaan” en je kunt doorgaan met het instellen van je integratie.

Het instellen van de integratie

Zodra je Asana-account is gekoppeld, open het Pipedrive Accountmenu > Tools en apps > Asana om de integratie in te stellen.

Het kiezen van de trigger en de informatie die je overdraagt

Om gegevens van Pipedrive naar Asana te sturen, moet je een regel aanmaken die de actie triggert om de informatie vanuit Pipedrive op te halen en naar Asana te sturen.

Links, onder Pipedrive-event, kies je wat de overdracht van informatie zal triggeren.

De beschikbare triggers zijn:

• Deal is gewonnen

• Deal is verloren

• Deal is verplaatst (je moet opgeven naar welke fase)

Vergeet niet de pijplijn op te geven; dit is verplicht.

Als je Deal is verplaatst als trigger hebt gekozen, moet je ook de fase opgeven. Wanneer je een deal naar de opgegeven fase verplaatst, zal dat de regel activeren.

Nadat je de pijplijn hebt gedefinieerd, kun je selecteren welke gegevens worden overgezet naar de nieuw aangemaakte Asana-taak of -project. De details die je kunt overdragen zijn:

• Dealtitel (kan niet worden uitgeschakeld)

• Dealwaarde

• Contactgegevens van een persoon of organisatie

• Vastgezette notities

• Bijlagen

Omdat een titel vereist is voor een deal, kun je, behalve de dealtitel, alle informatie die je niet naar Asana wilt overdragen uitschakelen.

Kiezen wat er in Asana wordt aangemaakt

Bij het instellen van een regel kun je in Asana twee soorten items aanmaken: taken en projecten.

Een taak in Asana aanmaken

Als je kiest voor het aanmaken van een taak in Asana, moet je in de keuzemenu's de werkruimte of organisatie selecteren die de taak ontvangt, en vervolgens de naam van het project kiezen.

Optioneel kun je deze ook toewijzen aan een bestaande Asana-gebruiker.

Een project in Asana aanmaken

Als je wilt dat je regel een project in Asana aanmaakt, zul je zien dat de optie bijlagen onder te overdragen gegevens automatisch wordt uitgeschakeld.

Selecteer in de keuzelijsten aan de rechterkant de werkruimte of organisatie waar je het project wilt aanmaken en, optioneel, het team.

Als je tevreden bent met je keuzes, klik je op “Wijzigingen opslaan.” Daarna zal elke deal die aan je regelcriteria voldoet een taak of project in Asana aanmaken met de opgegeven informatie, zodat je teams je deals effectief kunnen opvolgen.

Taken automatiseren met de Asana-integratie

Je kunt de Asana-integratie gebruiken om facturatie- of administratietaken te automatiseren op basis van je verkooppipeline. Bijvoorbeeld: wanneer een deal een factureringsfase bereikt, kun je een taak in Asana activeren om een factuur aan te maken of je juridische team te informeren zonder handmatige overdracht.

Om te beginnen, ga in Pipedrive naar Automations, open het tabblad Templates en selecteer de Asana-categorie om te kiezen uit vier kant-en-klare sjablonen:

• Add tasks when moving deals: Wanneer een deal naar een fase wordt verplaatst, maak je een taak of een project in Asana aan

  • Kan worden gebruikt voor interne overdrachten zoals facturatie, onboarding of implementatie

• Hand over won deals: Wanneer een deal als gewonnen wordt gemarkeerd, maak je een taak of een project in Asana aan

  • Kan worden gebruikt om projectwerk te starten zodra een deal is gesloten

• Offboard lost deals: Wanneer een deal als verloren wordt gemarkeerd, maak je een taak of een project in Asana aan

  • Kan worden gebruikt om opvolgtaken te maken of feedbackloops te activeren

• Warm new leads: Wanneer een nieuwe lead wordt toegevoegd, maak je een taak of een project in Asana aan.

  • Kan worden gebruikt om lead-nurturingtaken naar marketing- of sales development-teams te routeren

Laten we een voorbeeld doorlopen van hoe je de “Add tasks when moving deals”-sjabloon gebruikt om factureringsgerelateerde handelingen te automatiseren.

Stel een facturatie-automatisering in met een sjabloon

Selecteer Add tasks when moving deals en bepaal in het eerste scherm wat er gebeurt nadat de deal naar de door jou gekozen pijplijnfase is verplaatst — in dit geval “Add a task in Asana” — en klik op “Use template.”

In het tweede scherm selecteer je de specifieke pijplijn en fase die je gebruikt voor facturatie of contractvoorbereiding. Stel dat dit gebeurt in de laatste fase; we selecteren daarom “Negotiations started,” wat de laatste fase in onze pijplijn is.

Vul onder de sectie “Add a task in Asana” de naam en beschrijving van de taak in. De grijze velden worden automatisch ingevuld op basis van Pipedrive-gegevens. Je kunt alle informatie uitschakelen die je team niet nodig heeft, zodat taken met precies de juiste context worden aangemaakt.

Selecteer het project waarin je de taak wilt aanmaken, voeg eventueel vastgezette notities aan de beschrijving toe voor extra context en klik tot slot op “Save as draft.”

Het volgende scherm toont alle details van je automatisering, en je kunt het nog bewerken voordat je het activeert.

Stel dat je wilt dat de automatisering wordt geactiveerd wanneer een deal is won. Klik op het potloodpictogram naast de voorwaarde en verander de dropdowns naar Deal status has changed to won en klik op “Apply conditions.”

Wanneer je er klaar voor bent, zet je de automatisering bovenaan op active.

Na activatie wordt elke keer dat een deal naar de geselecteerde fase gaat (of wanneer deze wordt gewonnen als je de voorwaarde hebt aangepast), er automatisch een taak in Asana aangemaakt met de door jou geconfigureerde informatie.

Breid je workflows uit

Deze facturatiecase is slechts één voorbeeld. Je kunt deze sjablonen gebruiken als uitgangspunt om overdrachten tussen meerdere teams te stroomlijnen:

• Sales naar implementatie: Start automatisch onboarding-taken wanneer een deal wordt gewonnen

• Sales naar support: Maak taken aan voor opvolging wanneer een deal verloren gaat

• Sales naar marketing: Voeg taken toe voor het begeleiden van leads die handmatig zijn toegevoegd of via import

Elk sjabloon kan worden aangepast aan je interne proces, waardoor je flexibiliteit krijgt zonder dat je vanaf nul hoeft te beginnen.

Voor meer informatie over het aanpassen van automatiseringen, zie onze Automations: first steps guide.