Kennisdatabase

Elektronische handtekeningen worden wijd geaccepteerd in de zakenwereld en talloze organisaties stappen over op papierloze processen gedreven door de groei van online documentbeheeroplossingen.

DocuSign is een snel en betrouwbaar instrument voor het elektronisch ondertekenen van documenten en overeenkomsten, en met de Pipedrive integratie kunt u handtekeningen aanvragen, updates ontvangen over de status van de envelop en documenten beheren op één plek.

De integratie instellen

1. Ga naar Tools en apps > Integraties > DocuSign en klik op "Nu verbinden".
   
2. Je wordt doorgestuurd naar de Pipedrive Marktplaats. Klik daar op "Nu installeren".
   
3. Er wordt een nieuw venster geopend en je wordt gevraagd om DocuSign toestemming te geven om verbinding te maken met Pipedrive. Kies het Pipedrive-account waarmee je wilt verbinden en klik op "Toestaan en installeren".
   
4. Je wordt doorgestuurd naar DocuSign, waar je toegang moet geven tot de Pipedrive-integratie.
5. Vervolgens word je teruggeleid naar de DocuSign-instellingen in je Pipedrive-account.

Docusign configureren

Om enveloppen te maken en statusupdates te ontvangen in Pipedrive, moet u eerst DocuSign configureren. Ga hiervoor naar DocuSign, ga naar instellingen > updates en controleer vervolgens de status van individuele berichten verzenden.

Als het actief is, kunt u geen enveloppen maken of statusupdates ontvangen van Pipedrive totdat u op de rechterkant op "deactiveren" klikt om de status op inactief te zetten.

Zodra het inactief is, kunt u enveloppen maken en statusupdates ontvangen van Pipedrive met behulp van de integratie.

Het maken van DocuSign enveloppen

Waar u uw enveloppen kunt maken

Er zijn drie plaatsen waar u een DocuSign envelop in Pipedrive kunt maken:

• Gebruik Smart Docs, klik op “Delen”> “Een DocuSign envelop maken.”

• In de detailweergave van een deal of contact, klik op “...” naast een gekoppeld document en kies vervolgens “Een DocuSign envelop maken.”

• In de voorbeeldweergave van een document, klik op “Delen”> “Een DocuSign envelop maken.”

Hoe te bewerken voordat u verzendt

Nadat u op “Een DocuSign envelop maken” heeft geklikt, bevestigt u de ontvangers voor de envelop.

Daarna bewerkt u uw verzendbericht en klikt u op “Bewerken in DocuSign.”

U wordt doorgestuurd naar DocuSign, waar u velden vanaf de linkerkant van het scherm naar uw document kunt slepen en neerzetten.

U kunt ook op “Voorbeeld” klikken in de rechterbovenhoek om te zien hoe uw envelop eruit zal zien wanneer deze aankomt.

Zodra het document de handtekeningvelden heeft, klikt u op“Verzenden”. Ontvangers ontvangen een e-mail van DocuSign waarin ze worden gevraagd het document te bekijken en te ondertekenen.

Enveloppe- en ontvangerstracering

Uw handtekeningen traceren

Zodra u een DocuSign envelop verstuurt, kunt u het ondertekeningsproces en de meest relevante informatie van de ontvangers traceren vanuit de detailweergave waar het document is gekoppeld.

Klik op “X/X voltooid” om de ondertekenings-tracker te openen, waar u kunt zien wie wel en niet heeft ondertekend, evenals hun basisinformatie.

Vanuit dit venster kunt u ook:

• De envelop verwijderen
• Het aantal resterende dagen om te ondertekenen bekijken
• Het document downloaden

Traceren van documentweergaven

Wanneer u een DocuSign envelop verzendt, wordt de weergavetracker getoond naast de documentversie. DocuSign ondersteunt echter geen documenttracering door het aantal weergaven van de envelop weer te geven.

Toch kunt u het document volgen met de deellink die wordt geleverd door Pipedrive. Om de link te verkrijgen, klikt u op “...” > “Delen als link”.

Pas indien nodig de linkinstellingen aan en klik op “Kopieer link”.

Nu kunt u uw document openbaar delen en de weergaven ervan bijhouden vanuit Pipedrive.