Kennisdatabase

Elektronische handtekeningen zijn wijd geaccepteerd in de zakenwereld, en talloze organisaties stappen over op papierloze processen die worden aangedreven door de groei van online documentbeheeroplossingen.

DocuSign is een snel en betrouwbaar hulpmiddel voor het elektronisch ondertekenen van documenten en overeenkomsten, en met de Pipedrive integratie, kunt u handtekeningen aanvragen, envelopstatusupdates ontvangen en documenten beheren op één plek.

Het opzetten van de integratie

1. Ga naar Tools en apps > Integraties > DocuSign en klik op "Nu verbinden".
   
2. Je wordt doorgestuurd naar de Pipedrive Marktplaats. Klik daar op "Nu installeren".
   
3. Er zal een nieuw venster geopend worden en je wordt gevraagd om DocuSign toestemming te geven om met Pipedrive te verbinden. Kies het Pipedrive account waarmee je wilt verbinden en klik op "Toestaan en installeren."
   
4. Je wordt doorgestuurd naar DocuSign, waar je toegang moet verlenen tot de Pipedrive integratie.
5. Vervolgens word je teruggeleid naar de DocuSign instellingen in je Pipedrive account.

Docusign configureren

Om enveloppen te maken en statusupdates te ontvangen in Pipedrive, moet je eerst DocuSign configureren. Ga naar DocuSign, ga naar instellingen > updates, en controleer dan de status individuele berichten verzenden.

Als het actief is, kun je geen enveloppen maken of statusupdates van Pipedrive ontvangen totdat je op de rechterkant klikt op “deactiveren” om de status te veranderen naar inactief.

Eenmaal inactief, kun je enveloppen maken en statusupdates van Pipedrive ontvangen via de integratie.

Het maken van DocuSign-enveloppen

Waar u uw enveloppen kunt maken

Er zijn drie plaatsen waar u een DocuSign enveloppe kunt maken in Pipedrive:

• Gebruik Smart Docs, klik op “Delen”> “Maak een DocuSign enveloppe.”

• In de detailweergave van een deal of contact, klik op de “...” naast een gekoppeld document, selecteer vervolgens “Maak een DocuSign enveloppe.”

• In de voorbeeldweergave van een document, klik op “Delen”> “Maak een DocuSign enveloppe.”

Hoe u kunt bewerken voordat u verzendt

Na het klikken op “Maak een DocuSign enveloppe,” bevestig de ontvangers voor de enveloppe.

Bewerk vervolgens uw verzendbericht en klik op “Bewerken in DocuSign.”

U wordt doorgestuurd naar DocuSign, waar u velden vanaf de linkerkant van het scherm naar uw document kunt slepen en neerzetten.

U kunt ook op “Voorbeeld” klikken in de rechterbovenhoek om te zien hoe uw enveloppe eruit zal zien wanneer deze wordt ontvangen.

Zodra het document de handtekeningsvelden heeft, klik op “Verzenden.” Ontvangers ontvangen een e-mail van DocuSign waarin ze worden gevraagd om het document te bekijken en te ondertekenen.

Envelop en ontvanger tracking

Je handtekeningen bijhouden

Nadat je een DocuSign envelop hebt verstuurd, kun je het ondertekeningsproces en de meest relevante informatie van de ontvangers volgen vanuit de detailweergave waar het document is gekoppeld.

Klik op “X/X voltooid” om de ondertekenings tracker te openen, waar je kunt zien wie wel en niet heeft ondertekend, evenals hun basisinformatie.

Vanuit dit venster kun je ook:

• De envelop verwijderen
• Zien hoeveel dagen er nog zijn om te ondertekenen
• Het document downloaden

Documentweergaven bijhouden

Wanneer je een DocuSign envelop verstuurt, wordt de weergavetracker weergegeven naast de documentversie. Echter, DocuSign ondersteunt geen documenttracking door het aantal envelopweergaven te tonen.

Toch kun je het document bijhouden met de deellink die door Pipedrive wordt verstrekt. Om de link te verkrijgen, klik op “...” > “Delen als link”.

Pas indien nodig de linkinstellingen aan en klik op “Link kopiëren”.

Nu kun je jouw document openbaar delen en de weergaven ervan bijhouden vanuit Pipedrive.