Dit artikel is automatisch vertaald
Projects: zo plan je je project
Plan je project met een duidelijke structuur, heldere verantwoordelijkheden en een realistische tijdlijn. Met Projects kun je werk organiseren met verschillende itemtypen, taken koppelen met afhankelijkheden en alles visualiseren in de Gantt-weergave.
Zodra je project is opgezet, kun je het omzetten in een projectsjabloon om dezelfde structuur opnieuw te gebruiken en tijd te besparen bij toekomstige projecten.
Inzicht in projectgerelateerde werkitems
Binnen een project wordt je werk georganiseerd met de volgende itemtypen:
| Item | Waarvoor het dient | Beste te gebruiken wanneer | Belangrijkste kenmerken |
|---|---|---|---|
| Taken | Taken of op te leveren resultaten | Je wilt werk bijhouden dat nog moet worden afgerond | Flexibel, geen eigenaar, startdatum of vervaldatum vereist |
| Subtaken | Kleinere stappen binnen een taak | Een taak bestaat uit meerdere stappen | Aangemaakt binnen taken en altijd gekoppeld aan een bovenliggende taak |
| Mijlpalen | Belangrijke prestaties | Je wilt belangrijke voortgangsmomenten markeren | Volg voortgang, geen werk |
| Activiteiten | Geplande gebeurtenissen (gesprekken, vergaderingen) | Je wilt tijdgebonden interacties plannen | Datum, tijd en eigenaar zijn vereist. Kan worden gesynchroniseerd met je externe agenda. |
Een eenvoudige manier om ernaar te kijken:
- Gebruik taken en subtaken voor werk dat gedaan moet worden
- Gebruik mijlpalen om belangrijke voortgangsmomenten te markeren
- Gebruik activiteiten voor tijdgebonden gebeurtenissen
Welke details kun je aan elk item toevoegen
Elk itemtype bevat verschillende velden om je te helpen je project te plannen en bij te houden.
| Item | Belangrijke details die je kunt toevoegen | Belangrijkste verschillen |
|---|---|---|
| Taken, subtaken en mijlpalen | Onderwerp, meerdere toegewezen personen, prioriteit, start- en vervaldatum, project, fase, groep, beschrijving | Taken kunnen subtaken bevatten. Subtaken worden aangemaakt binnen taken en kunnen geen andere subtaken bevatten. Mijlpalen bevatten geen subtaken. |
| Activiteiten | Onderwerp, activiteitstype, datum en tijd, prioriteit, gasten, locatie, videogesprek, notities, koppelingen naar project, contactpersoon en organisatie, fase en groep | Toegewezen aan één gebruiker en kan worden gesynchroniseerd met je externe agenda |
Plan je project
Je kunt je project plannen in de projectdetailweergave, met zowel de planweergave als de Gantt-weergave.
- De planweergave helpt je werk te structureren en organiseren
- De Gantt-weergave helpt je tijdlijnen en afhankelijkheden te visualiseren
Projectwerkitems toevoegen
Om te beginnen met plannen voeg je taken, activiteiten of mijlpalen toe aan je project. Je kunt het volgende doen:
- Voeg items met alle details toe via “+ Taak” of gebruik het vervolgkeuzemenu ernaast om “+ Activiteit” of “+ Mijlpaal” te selecteren
- Voeg tijdelijke items direct toe in een fase en vul de details later in
Items bewerken en bijwerken
Wanneer je een werkitem opent, wordt de detailweergave de centrale plek om je projectplan verder uit te werken.
Hier kun je velden zoals toegewezen persoon, prioriteit, datums en beschrijving bijwerken, en ook notities toevoegen om extra context aan je team te geven.
Voor taken kun je complexer werk ook opdelen in kleinere stappen door subtaken toe te voegen. Zo kun je gedetailleerd werk beheren zonder de algemene structuur van het project uit het oog te verliezen.
Je kunt ook afhankelijkheden definiëren om taken en mijlpalen met elkaar te verbinden, zodat werk in de juiste volgorde gebeurt.
Open een taak of mijlpaal, ga naar het tabblad Afhankelijkheden, klik op “Afhankelijkheid toevoegen”, selecteer vervolgens een taak en definieer de relatie.
Een werkitem kan een andere taak blokkeren of wachten tot een andere taak is voltooid.
Gebruik de Gantt-weergave voor tijdlijnplanning
De Gantt-weergave geeft je een visueel overzicht van de volledige tijdlijn van je project, zodat je begrijpt hoe taken, subtaken, activiteiten en mijlpalen in de tijd met elkaar verbonden zijn.
Klik op “Weergave uitbreiden” om een breder beeld van je project te krijgen.
Je kunt ook aanpassen hoe tijd wordt weergegeven door te schakelen tussen dag, week, maand, kwartaal of jaar.
Afhankelijkheden worden weergegeven als pijlen tussen taken en mijlpalen, zodat je gemakkelijk ziet hoe werk met elkaar verbonden is en welke items van elkaar afhankelijk zijn. Je kunt deze afhankelijkheden ook rechtstreeks in de tijdlijn aanpassen om taakrelaties snel bij te werken.
Tijdens het plannen of bijwerken van je project kun je direct in de tijdlijn werken. Sleep een werkitem om het opnieuw in te plannen of pas de duur aan door de randen te verslepen.
Deze wijzigingen worden in je hele project doorgevoerd, zodat je snel op updates kunt reageren zonder elk item handmatig te bewerken.
Hergebruik je projectopzet met sjablonen
Zodra je projectplan klaar is, kun je het omzetten in een projectsjabloon en dezelfde structuur opnieuw gebruiken in toekomstige projecten.
Open hiervoor je project, klik op “…” en selecteer “Omzetten naar sjabloon”.
Door sjablonen te onderhouden op basis van echte projectplannen, kan je team na verloop van tijd efficiënter werken en hoeven processen minder vaak helemaal opnieuw te worden opgebouwd.
Was dit artikel nuttig?
Ja
Nee