Kennisdatabase

U kunt nu automatisch deals en leads inschrijven in een sequentie met behulp van de Automations-functie. Dit helpt u tijd te besparen en follow-upacties te standaardiseren door inschrijving te activeren op basis van het aanmaken van een record, updates of datums, zonder handmatige invoer.

Hoe automatische inschrijving werkt

In Automatiseringen kun je Sequences nu configureren als actiestap. Dit betekent dat wanneer een deal of lead wordt aangemaakt, bijgewerkt of een specifieke datum bereikt, je deze automatisch kunt inschrijven voor een specifieke sequentie.

Automatische inschrijving instellen in Automatiseringen

Ga naar Tools en apps > Automatiseringen om deals of leads automatisch in te schrijven voor een sequence.

Je kunt een bestaande template voor sequences selecteren op het tabblad deal of lead, een nieuwe automatisering maken of een bestaande automatisering bewerken.

Een dealtemplate gebruiken

Klik op Template-tabblad > Deal, kies de template “Deals toevoegen aan sequences” of “Inactieve deals opnieuw benaderen met sequences” en klik vervolgens op “Template gebruiken” in het scherm Templatevoorbeeld.

In dit voorbeeld stellen we een automatisering in om deals aan een sequence toe te voegen.

Je wordt gevraagd de pijplijn en de sequence te selecteren waaraan de deal wordt toegevoegd.

In deze stap moet je de sequence selecteren waarnaar je je deals wilt sturen. Zodra je dat hebt gedaan, klik je op “Opslaan als concept,” waarna je naar de automatiseringsflow gaat. Daar kun je de automatisering vóór activering bewerken.

Houd er rekening mee dat deze pas begint te werken nadat je de schakelaar “Actief” bovenaan hebt ingeschakeld.

Een leadtemplate gebruiken

Klik op Template-tabblad > Lead, kies de template “Deals toevoegen aan sequences” of “Inactieve leads opnieuw benaderen met sequences” en klik vervolgens op “Template gebruiken” in het scherm Templatevoorbeeld.

In dit voorbeeld stellen we een automatisering in om inactieve leads opnieuw te benaderen.

Kies in het scherm “Template instellen” het leadlabel waarmee leads naar de sequence worden gestuurd, de wachttijd en de sequence waarnaar je ze wilt sturen. Klik daarna op “Opslaan als concept.”

Daarna ga je naar de automatiseringsflow om je automatisering te controleren. Je kunt desgewenst nog enkele onderdelen bewerken, maar vergeet niet de schakelaar bovenaan te activeren.

Een sequentieautomatisering vanaf nul maken

Je kunt ook een automatisering vanaf nul maken door naar Tools en apps > Automatiseringen te gaan en op “+ Automatisering” te klikken.

Kies je trigger uit de beschikbare opties:

• Deal aangemaakt/bijgewerkt: deal-specifiek

• Lead aangemaakt/bijgewerkt: lead-specifiek

• Activiteit bijgewerkt: de actie heeft betrekking op de deal die aan de activiteit is gekoppeld

• Datum-trigger: kan zowel voor leads als deals worden gebruikt

In dit voorbeeld maken we een automatisering om deals in te schrijven voor een sequence nadat een belactiviteit die aan een deal is gekoppeld, als voltooid is gemarkeerd.

Hiervoor heb je de trigger Activiteit bijgewerkt nodig. Voeg de volgende voorwaarden toe met de operator EN, zodat ze allemaal moeten plaatsvinden:

• Activiteitsdeal is niet leeg: hiermee zorg je ervoor dat de activiteit is gekoppeld aan een deal die later naar de sequence wordt gestuurd. Anders leidt de automatisering tot een fout

• Activiteitstype is oproep: Je kunt een andere kiezen als je een andere voorwaarde wilt instellen

• Activiteitsstatus is gewijzigd naar voltooid: De activiteit moet als voltooid zijn gemarkeerd voor dit onderdeel om te werken

Nadat je de voorwaarden hebt ingesteld, voeg je een actie toe en selecteer je “Deal/lead toevoegen aan sequence” in de groep Sequence. Klik vervolgens op “Volgende”, stel de gekoppelde deal in op Activiteitsdeal en kies een sequence in de vervolgkeuzemenu's.

Klik op “Actie toepassen” en nadat je bovenaan op “Opslaan” hebt geklikt, kun je de automatisering op actief zetten.

Wat je kunt verwachten na het instellen

Zodra aan de triggervoorwaarden is voldaan, wordt de deal of lead automatisch toegevoegd aan de geselecteerde sequence.

De activiteitseigenaar is de gebruiker die in de sequencestap is gedefinieerd.

Je kunt automatische inschrijvingen volgen op het Sequence-overzichtstabblad en in de uitvoeringsgeschiedenis van automatiseringen.

Problemen oplossen en veelvoorkomende foutmeldingen

Als de inschrijving mislukt, zie je de foutdetails op het tabblad Geschiedenis in Automatiseringen. Veelvoorkomende problemen zijn:

De eigenaar van het item heeft zijn of haar e-mail niet met Pipedrive gesynchroniseerd

Stel je e-mailsynchronisatie in voordat je sequences met geautomatiseerde e-mails gebruikt. Bekijk voor installatie-instructies dit artikel over e-mailsynchronisatie.

De eigenaar van het item heeft geen toestemming voor gedelegeerde verzending in de sequentie geactiveerd

Zorg ervoor dat de gebruiker gedelegeerd verzenden heeft ingeschakeld in de accountinstellingen. Lees hier meer over in het gedeelte Gedelegeerd verzenden van het functieartikel over Sequences.

Het item (deal of lead) was al ingeschreven voor de sequentie

Controleer het Sequence-overzichtstabblad om de inschrijving te bevestigen. Als je wilt dat het item de sequence herhaalt, moet je het eerst verwijderen en vervolgens handmatig of via automatisering opnieuw inschrijven.

De sequentie is verwijderd of kan niet worden gevonden

Ga naar Pulse > Sequences en controleer of de sequence nog actief is. Als deze is verwijderd, maak je een nieuwe sequence en werk je je automatisering bij met de nieuwe sequence.

Je hebt de inschrijvingslimiet van de sequentie bereikt

Controleer de sequencecapaciteit op het Sequence-overzichtstabblad. Voltooide of mislukte inschrijvingen tellen niet mee voor de sequencecapaciteit, maar als je 100 items in een sequence bereikt, kun je de sequence dupliceren of een nieuwe maken om door te gaan met het inschrijven van deals en leads.