Kennisdatabase

Je kunt nu automatisch deals en leads in een sequence inschrijven met de Automations-functie. Dit helpt je tijd te besparen en opvolgacties te standaardiseren door inschrijving te activeren op basis van het aanmaken van een record, updates of datums zonder enige handmatige tussenkomst.

Opmerking: De Automation feature is alleen beschikbaar op het Growth plan en hoger.

Hoe automatische inschrijving werkt

In Automations kun je nu Sequences configureren als een action-stap. Dit betekent dat wanneer een deal of lead wordt aangemaakt, bijgewerkt of een specifieke datum bereikt, je automatisch de inschrijving in een specifieke sequence kunt activeren.

---

Automatisch inschrijven in Automatiseringen instellen

Om deals of leads automatisch in een sequentie in te schrijven, ga naar Tools and apps > Automations.

Je kunt een bestaand sjabloon voor sequenties selecteren in het tabblad deal of lead, een nieuwe automatisering aanmaken of een bestaande bewerken.

Een dealsjabloon gebruiken

Klik op het Template tab > Deal, kies ofwel het “Deals toevoegen aan sequenties” of het “Inactieve deals opnieuw benaderen met sequenties” sjabloon, en klik vervolgens op “Sjabloon gebruiken” in het Sjabloonvoorbeeld-scherm.

In dit voorbeeld stellen we een automatisering in om deals aan een sequentie toe te voegen.

Je wordt gevraagd de pijplijn en de sequentie te selecteren waaraan de deal wordt toegevoegd.

In deze stap moet je de sequentie selecteren waarnaar je je deals wilt sturen. Zodra je dat hebt gedaan, klik je op “Als concept opslaan,” waarna je naar de automatiseringsflow wordt gebracht, waar je deze kunt bewerken voordat je activeert.

Onthoud dat het pas begint te werken nadat je de “Actief”-schakelaar bovenaan hebt omgezet.

Een leadsjabloon gebruiken

Klik op het Template tab > Lead, kies ofwel het “Leads toevoegen aan sequenties” of het “Inactieve leads opnieuw benaderen met sequenties” sjabloon, en klik vervolgens op “Sjabloon gebruiken” in het Sjabloonvoorbeeld-scherm.

In dit voorbeeld stellen we een automatisering in om inactieve leads opnieuw te benaderen.

In het “Sjabloon instellen”-scherm kies je het label voor leads dat het versturen van leads naar de sequentie activeert, de wachttijd, en de sequentie waarnaar je ze stuurt, en klik je op “Als concept opslaan.”

Vervolgens ga je naar de automatiseringsflow om je automatisering te controleren. Je kunt nog delen ervan bewerken als je dat wilt, maar vergeet niet de schakelaar bovenaan te activeren.

Een sequentie-automatisering helemaal vanaf nul maken

Je kunt ook een automatisering helemaal vanaf nul maken door naar Tools and apps > Automations te gaan en op “+ Automation.” te klikken.

Kies je trigger uit de beschikbare opties:

• Deal aangemaakt/bijgewerkt: deal-specifiek

• Lead aangemaakt/bijgewerkt: lead-specifiek

• Activiteit bijgewerkt: actie verwijst naar de aan de activiteit gekoppelde deal

• Datum-trigger: kan worden gebruikt voor zowel leads als deals

In dit voorbeeld maken we een automatisering om deals in een sequentie in te schrijven nadat een belactiviteit die aan een deal is gekoppeld als voltooid is gemarkeerd.

Hiervoor heb je de Activiteit bijgewerkt-trigger nodig en voeg je de volgende voorwaarden toe met de EN-operator zodat ze allemaal vereist zijn:

• Activiteit gekoppelde deal is niet leeg: Dit zorgt ervoor dat de activiteit gekoppeld is aan een deal die later naar de sequentie wordt gestuurd; anders resulteert de automatisering in een fout

• Activiteitstype is oproep: Je kunt een ander type kiezen als je een andere voorwaarde wilt

• Activiteitsstatus is gewijzigd naar voltooid: De activiteit moet als voltooid worden gemarkeerd zodat deze stap werkt

Na het instellen van de voorwaarden, voeg je een actie toe en selecteer je “Deal/lead toevoegen aan sequentie” uit de Sequentie-groep. Klik daarna op “Volgende” en stel je gekoppelde deal in op Activiteit deal en kies je een sequentie uit de keuzemenu’s.

Klik op “Actie toepassen” en nadat je bovenaan op “Opslaan” hebt geklikt, kun je de automatisering inschakelen door de schakelaar om te zetten.

Opmerking: Je ziet alleen sequenties die minstens één stap bevatten. Als je nog geen sequentie hebt gemaakt, moet je er eerst een aanmaken voordat je deze aan een automatisering koppelt.

Wat je kunt verwachten na de setup

Zodra aan de triggervoorwaarden is voldaan, wordt de deal of lead automatisch toegevoegd aan de geselecteerde sequentie.

De eigenaar van de activiteit is de gebruiker die in de sequentiestap is opgegeven.

Je kunt automatische inschrijvingen volgen zowel in het Tabblad Sequentie-overzicht als in de uitvoeringsgeschiedenis van de automatisering.

---

Fouten oplossen en veelvoorkomende foutmeldingen

Als de inschrijving mislukt, zie je de foutdetails in het tabblad Geschiedenis in Automatiseringen. Veelvoorkomende problemen zijn:

De eigenaar van het item heeft zijn/haar e-mail niet gesynchroniseerd met Pipedrive

Stel je e-mail­synchronisatie in voordat je reeksen gebruikt met geautomatiseerde e-mails. Voor instructies over het instellen, zie dit artikel over e-mail­synchronisatie.

De eigenaar van het item heeft geen toestemming voor gedelegeerd verzenden geactiveerd in de reeks

Zorg dat de gebruiker gedelegeerd verzenden heeft ingeschakeld in zijn accountinstellingen. Lees meer hierover in de sectie Gedelegeerd verzenden van het artikel over de Sequences-functie.

Het item (deal of lead) was al ingeschreven in de reeks

Controleer het tabblad Reeksoverzicht om de inschrijving te bevestigen. Als je wilt dat het item de reeks opnieuw doorloopt, moet je het eerst verwijderen en daarna handmatig opnieuw inschrijven of via automatisering opnieuw inschrijven.

De reeks is verwijderd of kan niet worden gevonden

Ga naar Pulse > Sequenties en controleer of de reeks nog actief is. Als deze is verwijderd, maak dan een nieuwe reeks aan en werk je automatisering bij met de nieuwe reeks.

Je hebt de inschrijvingslimiet van de reeks bereikt

Bekijk de capaciteit van de reeks in het tabblad Reeksoverzicht. Voltooide of mislukte inschrijvingen tellen niet mee voor de capaciteit van de reeks, maar als je 100 items in een reeks bereikt, dupliceer de reeks of maak een nieuwe aan om door te gaan met het inschrijven van deals en leads.