Kennisdatabase

Technologie speelt een belangrijke rol in ons dagelijks leven in onze snel veranderende wereld. Hoewel een van de belangrijkste doelen van Pipedrive is om een gebruiksvriendelijke en intuïtieve tool te bouwen, is niet iedereen goed bekend met technologie en kan hulp nodig hebben bij het instellen van bepaalde functies.

De mogelijkheid om automatiseringen te delen met andere gebruikers heeft als doel technisch onderlegde beheerders tijd te besparen door automatiseringen in te stellen voor minder ervaren gebruikers.

Automatiseringen delen met anderen

Voordat je een automatisering deelt, moet je in gedachten houden dat alleen automatiseringen met de trigger "Geactiveerd door geselecteerde gebruikers" kunnen worden gedeeld. Als de trigger "Geactiveerd door iedereen" is ingesteld, is delen niet nodig.

Om andere gebruikers toegang te geven tot een automatisering binnen jouw bedrijf, klik je op de automatisering zelf om het contextuele overzicht te openen. Klik vervolgens in de gebruikerssectie op "Gebruikers toevoegen".

Je krijgt dan het promptvenster "Toegang beheren" te zien. Zoek naar de gebruikers waarmee je de automatisering wilt delen en klik op "Wijzigingen toepassen".

Nadat je de wijzigingen hebt opgeslagen, zie je dat de gebruikerssectie in het contextuele overzicht nu een lijst heeft van gebruikers met toegang tot de automatisering.

Door op "Toegang beheren" te klikken, kun je meer gebruikers toevoegen of de toegang van bestaande gebruikers verwijderen.

In het overzicht van de automatiseringen kun je zien welke automatiseringen zijn gedeeld en ingeschakeld of uitgeschakeld zijn. Het "delen" icoon heeft twee getallen:

• Het eerste getal geeft aan hoeveel gebruikers de automatisering al hebben geactiveerd
• Het tweede getal geeft aan met hoeveel gebruikers de automatisering is gedeeld

Activeer gedeelde automatisering

Aangezien automatiseringen die gedeeld zijn met anderen acties kunnen uitvoeren namens hen (bijv. e-mails verzenden, Slack-berichten verzenden, enz.), moeten de gebruikers met wie de automatiseringen zijn gedeeld akkoord gaan met de gemaakte wijzigingen en deze inschakelen aan hun kant.

Zodra gebruikers de automatiseringen aan hun kant inschakelen, ziet u de toggle "Actief" ingeschakeld in de sectie "gebruikers".

Reguliere gebruikers die de automatiseringen hebben ontvangen en geactiveerd, kunnen de workflow en de uitvoeringen zien op basis van hun eigen gebruiker. Ze kunnen echter de automatisering niet bewerken, overdragen, verwijderen of dupliceren, aangezien deze acties alleen beschikbaar zijn voor globale beheerders.

Indien nodig kunnen beheerders automatiseringen tijdelijk of permanent deactiveren voor andere gebruikers. Als de deactivering tijdelijk is, moet de reguliere gebruiker de automatisering zelf opnieuw activeren om de uitvoeringen te hervatten.

Uitvoeringsgeschiedenis

Beheerdersgebruikers

Beheerdersgebruikers hebben toegang tot de volledige uitvoeringsgeschiedenis van een gedeelde automatisering. Ze kunnen:

• Filteren op gebruiker
• Zoeken naar specifieke uitvoeringen door specifieke gebruikers
• Selecteer het tijdsbestek
• De status van een uitvoering controleren

Reguliere gebruikers

Reguliere gebruikers kunnen alle informatie zien die verband houdt met hun eigen uitvoeringen, zoals status en tijdsbestek.

Probleemoplossing

Wanneer een automatisering geactiveerd is, zal het systeem een diagnose uitvoeren om te bevestigen dat de workflow correct is opgebouwd en dat er geen problemen zijn die de uitvoering ervan zullen voorkomen.

Als er een fout wordt gevonden, word je op de hoogte gesteld en moet je de workflow controleren om deze te kunnen inschakelen.

Klik op ”Probleemoplossing” bovenaan de pagina voor meer details over de fouten.

Zodra de problemen zijn opgelost, kun je de diagnose opnieuw uitvoeren en de automatisering activeren.