Kennisdatabase

Technologie speelt een belangrijke rol in ons dagelijks leven in onze snel veranderende wereld. Terwijl een van de primaire doelen van Pipedrive is om een eenvoudig te gebruiken en intuïtieve tool te ontwikkelen, is niet iedereen bekend met technologie en kan assistentie nodig hebben bij het instellen van bepaalde functies.

De optie om automatiseringen te delen met andere gebruikers heeft als doel tech-savvy beheerders tijd te besparen door automatiseringen in te stellen voor minder ervaren gebruikers.

Deel automatiseringen met anderen

Voordat u een automatisering deelt, moet u in gedachten houden dat alleen automatiseringen met de trigger ”Geactiveerd door geselecteerde gebruikers” kunnen worden gedeeld. Als de trigger ”Geactiveerd door iedereen” is ingesteld, is delen niet nodig omdat alle gebruikers al zijn inbegrepen.

Om andere gebruikers in uw bedrijf toegang te geven tot een automatisering, klikt u op de automatisering zelf om de contextweergave te openen. Vervolgens klikt u op de gebruikerssectie op ”Gebruikers toevoegen”.

U ziet het beheer toegang prompt. Zoek naar de gebruikers waarmee u de automatisering wilt delen en klik op ”Pas de wijzigingen toe”.

Nadat u de wijzigingen hebt opgeslagen, ziet u dat de gebruikerssectie in de contextweergave nu een lijst van gebruikers bevat die toegang hebben tot de automatisering.

Door op ”Beheer toegang” te klikken kunt u meer gebruikers toevoegen of de toegang van bestaande gebruikers verwijderen.

In de lijstweergave van automatiseringen kunt u zien welke automatiseringen zijn gedeeld en zijn ingeschakeld of uitgeschakeld. Het delen icoon heeft twee nummers:

• Het eerste nummer geeft aan hoeveel gebruikers de automatisering al hebben geactiveerd
• Het tweede nummer geeft aan met hoeveel gebruikers de automatisering is gedeeld

Activeer gedeelde automatiseringen

Aangezien automatiseringen die met anderen worden gedeeld acties namens hen zullen uitvoeren (bijv. e-mails versturen, Slack-berichten versturen, enz.), moeten de geabonneerde gebruikers ermee instemmen de automatisering voor henzelf in te schakelen en akkoord te gaan met eventuele toekomstige wijzigingen, aangezien ze niet op de hoogte zullen worden gebracht.

Zodra gebruikers de automatiseringen aan hun kant activeren, ziet u de ingeschakelde schakelaar "Actief" in de gebruikerssectie.

Reguliere gebruikers die de automatiseringen hebben ontvangen en geactiveerd, kunnen de workflow en de uitvoeringen zien via hun eigen gebruiker. Ze kunnen echter de automatisering niet bewerken, overdragen, verwijderen of dupliceren, aangezien deze acties alleen beschikbaar zijn voor globale beheerders.

Indien nodig kunnen beheerders gebruikers tijdelijk of permanent verwijderen uit automatiseringen. Als de verwijdering tijdelijk is, moet de reguliere gebruiker de automatisering zelf opnieuw activeren om de uitvoeringen te hervatten.

Uitvoeringsgeschiedenis

Beheerdersgebruikers

Beheerdersgebruikers hebben toegang tot de volledige uitvoeringsgeschiedenis van een gedeelde automatisering. Ze kunnen:

• Filteren op gebruiker
• Zoeken naar specifieke uitvoeringen door specifieke gebruikers
• Het tijdsbestek selecteren
• De status van een uitvoering controleren

Reguliere gebruikers

Reguliere gebruikers zullen alle informatie kunnen zien die verband houdt met hun eigen uitvoeringen, zoals status en tijdsbestek.

Probleemoplossing

Wanneer een automatisering wordt geactiveerd, voert het systeem een diagnose uit om te bevestigen dat de workflow correct is opgebouwd en er geen problemen zijn die de uitvoering ervan zullen voorkomen.

Als er een fout wordt gevonden, wordt u op de hoogte gebracht en moet u de workflow controleren om deze in te schakelen.

Klik op ”Probleemoplossen” bovenaan de pagina voor meer details over de fouten.

Nadat de problemen zijn aangepakt, kunt u de diagnose opnieuw uitvoeren en de automatisering activeren.