Baza wiedzy

Czym jest elektroniczny podpis?

Amerykańska federalna ustawa ESIGN Act definiuje „podpis elektroniczny” jako elektroniczny dźwięk, symbol lub proces dołączony do umowy lub innego dokumentu albo logicznie z nimi powiązany, wykonany lub przyjęty przez osobę z zamiarem podpisania tego dokumentu.

Podpisy elektroniczne są wykorzystywane do podpisywania listów ofertowych, umów sprzedaży, zgód, umów najmu lub dzierżawy, zrzeczeń odpowiedzialności, dokumentów finansowych i wielu innych.

Elektroniczny podpis, zdefiniowany w ramach aktu Unii Europejskiej eIDAS (Nr 910/2014 w sprawie elektronicznych identyfikacji i usług zaufania dla transakcji elektronicznych na jednolitym rynku), obejmuje szeroką kategorię wszystkich podpisów elektronicznych, w tym „dane w formie elektronicznej dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w formie elektronicznej, które są używane przez podpisującego do podpisania”.

The basic digital signature offered by Pipedrive’s eSignature feature is a subtype of an electronic signature with advanced security features.

Podstawowy podpis cyfrowy wykorzystuje PKI (Infrastrukturę Klucza Publicznego). Istotne cechy podstawowego podpisu elektronicznego są następujące:

• Certyfikat cyfrowy wydany przez stronę trzecią (Zapewniony)

• Szyfrowanie asymetryczne lub klucza publicznego

• Rejestracja adresu IP

Z funkcją e-podpisów w Pipedrive, osoby podpisujące mogą otrzymać jednorazowy kod uwierzytelniający do sprawdzenia, ale nie gwarancji, poprawności swojego adresu e-mail. Jest to opcjonalna funkcja bezpieczeństwa, która może być włączana lub wyłączana dla każdego żądania podpisu.

Czy e-podpisy są prawnie wiążące?

Podpisy elektroniczne są od wielu lat powszechnie akceptowane i stosowane w wielu krajach. Podpisy cyfrowe Pipedrive zostały zaprojektowane tak, aby spełniać standardowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie asymetryczne lub z użyciem klucza publicznego.

Jak funkcja eSignatures może pomóc mojemu zespołowi sprzedaży?

Korzystanie z funkcji eSignatures pomaga Twojemu zespołowi sprzedaży działać szybciej dzięki cyfryzacji ręcznych procesów. Jest to szczególnie przydatne dla zespołów zdalnych lub wtedy, gdy klienci nie mają łatwego dostępu do urządzeń drukujących.

Najważniejsze korzyści to:

• Integracja z rozwiązaniami do przechowywania plików w chmurze, takimi jak Google Drive, Microsoft OneDrive i SharePoint

• Automatyczne przechowywanie podpisanych dokumentów w odpowiedniej szansie sprzedaży, aby właściciel i obserwujący mieli do nich łatwy dostęp

• Opcjonalne funkcje bezpieczeństwa, takie jak jednorazowe kody uwierzytelniające wysyłane e-mailem w celu weryfikacji osób podpisujących

Jaka jest polityka rozsądnego użytkowania?

Pipedrive będzie uważnie monitorować korzystanie z eSignature. Jeśli zauważymy, że funkcja jest wykorzystywana do odsprzedaży, nadużywana w jakikolwiek inny sposób lub stanowi nadmierne obciążenie, zastrzegamy sobie prawo, według własnego uznania, do zablokowania lub zawieszenia dostępu użytkownika do tej funkcji.

Jeśli mój dokument ma już wszystkie wymagane podpisy, czy mogę go anulować?

Gdy dokument zbierze wszystkie wymagane podpisy, proces uznaje się za zakończony i nie można go już anulować.

Funkcja eSignatures została zaprojektowana tak, aby sfinalizować dokument, gdy wszystkie strony złożą podpis. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w ukończonym dokumencie, musisz utworzyć nową wersję i ponownie rozpocząć proces podpisywania.

Czy po anulowaniu podpisywania mogę nadal użyć tej samej wersji dokumentu?

Tak, po anulowaniu można ponownie użyć tej samej wersji dokumentu. Jeśli na przykład anulujesz proces podpisywania, ponieważ zapomniałeś(-aś) dodać osobę podpisującą, dokument pozostanie dostępny w pamięci szansy sprzedaży lub dokumentów.

Aby ponownie uruchomić proces:

• Przejdź do widoku szczegółów szansy sprzedaży i otwórz kartę Dokumenty

• Wybierz wersję dokumentu, którą chcesz wysłać

• Dodaj osoby podpisujące (maksymalnie dziesięć na dokument) i kliknij „Wyślij”

Nowy proces podpisywania będzie miał nowy 60-dniowy okres ważności.

Wysłałem(-am) dokument do podpisu, ale zapomniałem(-am) dodać osobę podpisującą. Czy mogę dodać go po wysłaniu dokumentu?

Nie jest możliwe dodanie nowego podpisującego do istniejącego procesu podpisywania. Jeśli musisz dodać podpisującego po wysłaniu dokumentu, będziesz musiał anulować istniejący proces podpisywania i utworzyć nowy.

Ile osób podpisujących mogę dodać do dokumentu?

Do jednego dokumentu możesz dodać maksymalnie 10 osób podpisujących. Pamiętaj, że po rozpoczęciu procesu podpisywania nie można dodawać nowych osób podpisujących.

Jeśli zapomnisz uwzględnić kogoś w dokumencie, musisz anulować bieżący proces i utworzyć nowy. Gdy dokument zbierze wszystkie wymagane podpisy, nie można go już anulować.

Ile czasu mają osoby podpisujące na złożenie podpisu?

Proces podpisywania pozostaje aktywny przez 60 dni od daty wysłania prośby. Jeśli dokument nie zostanie podpisany w tym czasie, link wygaśnie.

Jeśli zdecydujesz się anulować dokument przed jego ukończeniem, nadal możesz później użyć tej samej wersji dokumentu, aby rozpocząć nowy proces podpisywania.