Baza wiedzy

Asana to narzędzie do zarządzania projektami, służące do organizowania zadań i współpracy między zespołami.

Jeśli musisz przekazać dane z Pipedrive do innego zespołu korzystającego z Asana, ta integracja jest dostępna w tym celu.

Instalowanie integracji

Aby włączyć integrację, przejdź do strony Asana w naszym Marketplace i kliknij „Zainstaluj teraz.”

Jeśli przejdziesz bezpośrednio do Marketplace i wybierzesz integrację Asana, kliknij „Autoryzuj.”

W kroku 1 autoryzacji wybierz firmę, w której chcesz zainstalować integrację, i określ, kto może z niej korzystać: wszyscy użytkownicy, tylko ja lub konkretni użytkownicy.

Jeśli wybierzesz opcję konkretni użytkownicy, zaznacz użytkowników, którzy będą korzystać z integracji, i jeśli chcesz powiadomić ich e-mailem, kliknij „Dalej.”

Jeśli wybrano wszyscy użytkownicy lub tylko ja, wystarczy kliknąć „Dalej”, aby przejść dalej.

W kroku 2 zostaniesz poproszony o zapoznanie się z uprawnieniami aplikacji i przyznanie ich. Po ich przejrzeniu kliknij „Zezwól i zainstaluj.”

Jeśli nie jesteś zalogowany albo nie masz jeszcze konta Asana, zostaniesz poproszony o zalogowanie się lub utworzenie konta.

Jeśli jesteś już zalogowany, zostaniesz poproszony o udzielenie Pipedrive uprawnień do dostępu do twojego konta Asana. Kliknij „Zezwól”, aby przejść do konfiguracji integracji.

Konfigurowanie integracji

Po połączeniu konta Asana otwórz w Pipedrive Menu konta > Narzędzia i aplikacje > Asana, aby skonfigurować integrację.

Wybór zdarzenia wyzwalającego i informacji, które przekażesz

Aby wysyłać dane z Pipedrive do Asany, musisz utworzyć regułę, która spowoduje pobranie informacji z Pipedrive i wysłanie ich do Asany.

Po lewej, pod zdarzeniem Pipedrive, wybierzesz, co wyzwoli transfer informacji.

Dostępne wyzwalacze to:

• Transakcja wygrana

• Transakcja przegrana

• Transakcja przeniesiona (będziesz musiał określić, do którego etapu)

Pamiętaj, aby określić pipeline, ponieważ jest to wymagane.

Jeśli wybierzesz transakcja przeniesiona jako wyzwalacz, musisz także określić etap. Gdy przeniesiesz transakcję do określonego etapu, reguła zostanie wyzwolona.

Po określeniu pipeline możesz wybrać, które dane mają zostać przesłane do nowo utworzonego zadania/projektu w Asanie. Szczegóły, które możesz przesłać, to:

• Tytuł transakcji (nie można go wyłączyć)

• Wartość transakcji

• Dane kontaktowe osoby lub organizacji

• Przypięte notatki

• Załączniki

Ponieważ tytuł transakcji jest wymagany, z wyjątkiem tytułu transakcji możesz wyłączyć wszystkie informacje, których nie chcesz przesyłać do Asany.

Wybór tego, co zostanie utworzone w Asanie

Podczas tworzenia reguły możesz utworzyć w Asanie dwa typy elementów: zadania i projekty.

Tworzenie zadania w Asanie

Jeśli wybierzesz utworzenie zadania w Asanie, musisz przejść do menu rozwijanego, wybrać obszar roboczy lub organizację, które otrzyma zadanie, a następnie wybrać nazwę projektu.

Opcjonalnie możesz również przypisać je do istniejącego użytkownika Asany

Tworzenie projektu w Asanie

Jeśli chcesz, aby reguła tworzyła w Asanie projekt, zauważysz, że opcja załączników w sekcji szczegóły do przesłania zostanie automatycznie wyłączona.

W prawych menu rozwijanych wybierz obszar roboczy lub organizację, w której utworzysz projekt, a opcjonalnie także zespół.

Gdy będziesz zadowolony z wyborów, kliknij „Zapisz zmiany”. Od tej pory każda transakcja spełniająca kryteria reguły utworzy w Asanie zadanie lub projekt z określonymi informacjami, co pozwoli zespołom efektywnie kontynuować pracę nad tymi transakcjami.

Automatyzacja zadań dzięki integracji z Asaną

Możesz użyć integracji z Asaną, aby automatyzować zadania związane z fakturowaniem lub administracją w oparciu o swój lej sprzedażowy. Na przykład, gdy transakcja osiągnie etap związany z rozliczeniami, możesz wyzwolić zadanie w Asanie, które wygeneruje fakturę lub powiadomi zespół prawny bez ręcznego przekazywania.

Aby zacząć, przejdź do Automations w Pipedrive, otwórz kartę Templates i wybierz kategorię Asana, aby wybrać spośród czterech gotowych szablonów:

• Add tasks when moving deals: Gdy transakcja zostanie przeniesiona na dany etap, utwórz zadanie lub projekt w Asanie

  • Może być używane do wewnętrznych przekazań, takich jak fakturowanie, wdrożenie lub implementacja

• Hand over won deals: Gdy transakcja zostanie oznaczona jako wygrana, utwórz zadanie lub projekt w Asanie

  • Może być użyte do rozpoczęcia prac nad projektem zaraz po zamknięciu transakcji

• Offboard lost deals: Gdy transakcja zostanie oznaczona jako przegrana, utwórz zadanie lub projekt w Asanie

  • Może służyć do tworzenia zadań następczych lub uruchamiania pętli informacji zwrotnej

• Warm new leads: Kiedy dodany zostanie nowy lead, utwórz zadanie lub projekt w Asanie.

  • Może służyć do kierowania zadań pielęgnacyjnych dla leadów do zespołów marketingu lub ds. rozwoju sprzedaży

Przejdźmy przez przykład użycia szablonu “Add tasks when moving deals”, aby zautomatyzować działania związane z rozliczeniami.

Skonfiguruj automatyzację rozliczeń przy użyciu szablonu

Wybierz Add tasks when moving deals i na pierwszym ekranie określ, co ma się wydarzyć po przeniesieniu transakcji do wybranego etapu w lejku sprzedaży — w tym przypadku “Add a task in Asana” — następnie kliknij “Use template.”

Na drugim ekranie wybierz konkretny pipeline i etap, którego używasz do fakturowania lub przygotowywania umów. Powiedzmy, że dzieje się to na końcowym etapie; w takim razie wybierzemy “Negotiations started,” który jest ostatnim etapem w naszym lejku.

W sekcji “Add a task in Asana” wypełnij nazwę zadania i opis. Szare pola zostaną automatycznie wypełnione danymi z Pipedrive. Możesz wyłączyć dowolne informacje, których Twój zespół nie potrzebuje, aby zadania były tworzone z odpowiednim kontekstem.

Wybierz projekt, w którym utworzysz zadanie; jeśli chcesz, dodaj przypięte notatki do opisu dla dodatkowego kontekstu, a następnie kliknij “Save as draft.”

Na kolejnym ekranie zobaczysz wszystkie szczegóły swojej automatyzacji i nadal będziesz mógł je edytować przed aktywacją.

Załóżmy, że wolisz, aby automatyzacja uruchamiała się zawsze, gdy deal is won. Kliknij pencil icon obok warunku natychmiastowego, zmień rozwijane menu na Deal status has changed to won, a następnie kliknij “Apply conditions.”

Gdy będziesz gotowy, przełącz automatyzację u góry na active.

Po aktywacji, za każdym razem gdy transakcja przejdzie do wybranego etapu (lub jeśli zmieni się na wygraną, jeśli zmieniłeś warunek), w Asanie automatycznie zostanie utworzone zadanie z ustawionymi informacjami.

Rozszerz swoje przepływy pracy

Ten scenariusz związany z fakturowaniem to tylko jeden przykład. Możesz użyć tych szablonów jako punktu wyjścia do usprawnienia przekazań między wieloma zespołami:

• Ze sprzedaży do wdrożeń: Automatycznie uruchamiaj zadania wdrożeniowe, gdy transakcja zostanie wygrana

• Ze sprzedaży do wsparcia: Twórz zadania do dalszych działań, gdy transakcja zostanie przegrana

• Ze sprzedaży do marketingu: Dodawaj zadania związane z pielęgnacją leadów dodanych ręcznie lub przez import

Każdy szablon można dostosować do wewnętrznych procesów, co daje elastyczność bez konieczności zaczynania od zera.

Aby dowiedzieć się więcej o dostosowywaniu automatyzacji, zobacz nasz Automations: first steps guide.