Baza wiedzy

Asana to narzędzie do zarządzania projektami, służące do organizowania zadań i współpracy między zespołami.

Jeśli musisz przesłać dane z Pipedrive do innego zespołu korzystającego z Asana, ta integracja jest dostępna w tym celu.

Instalacja integracji

Aby włączyć integrację, przejdź do strony Asana w naszym Marketplace i kliknij „Zainstaluj teraz.”

Jeśli przejdziesz bezpośrednio do Marketplace i wybierzesz integrację Asana, kliknij „Autoryzuj.”

W kroku 1 autoryzacji wybierz firmę, w której chcesz zainstalować integrację, i zdecyduj, kto będzie mógł z niej korzystać: wszyscy użytkownicy, tylko ja lub konkretni użytkownicy.

Jeśli wybierzesz opcję konkretni użytkownicy, zaznacz użytkowników, którzy będą korzystać z integracji, oraz wybierz, czy chcesz powiadomić ich e‑mailem, a następnie kliknij „Dalej.”

Jeśli wybrano wszyscy użytkownicy lub tylko ja, wystarczy kliknąć „Dalej”, aby kontynuować.

W kroku 2 zostaniesz poproszony o zapoznanie się z uprawnieniami aplikacji i ich przyznanie. Po ich przejrzeniu kliknij „Zezwól i zainstaluj.”

Jeśli nie jesteś zalogowany lub nie masz jeszcze konta Asana, zostaniesz poproszony o zalogowanie się lub założenie konta.

Jeśli jesteś już zalogowany, zostaniesz poproszony o udzielenie Pipedrive zgody na dostęp do konta Asana. Kliknij „Zezwól”, aby przejść do konfiguracji integracji.

Konfigurowanie integracji

Gdy Twoje konto Asana zostanie połączone, otwórz w Pipedrive Menu konta > Narzędzia i aplikacje > Asana, aby skonfigurować integrację.

Wybór zdarzenia wyzwalającego i informacji, które przeniesiesz

Aby wysyłać dane z Pipedrive do Asana, musisz utworzyć regułę, która wyzwoli pobranie informacji z Pipedrive i przesłanie ich do Asana.

Po lewej, w sekcji Zdarzenie Pipedrive, wybierzesz, co spowoduje transfer informacji.

Dostępne wyzwalacze to:

• Transakcja wygrana

• Transakcja przegrana

• Transakcja przeniesiona (musisz określić, do którego etapu)

Pamiętaj, aby określić pipeline, ponieważ jest to wymagane.

Jeśli wybierzesz Transakcja przeniesiona jako wyzwalacz, będziesz także musiał określić etap. Gdy przeniesiesz transakcję na wskazany etap, reguła zostanie uruchomiona.

Po określeniu pipeline możesz wybrać, które dane mają zostać przeniesione do nowo utworzonego zadania/projektu w Asana. Szczegóły, które możesz przesłać, to:

• Tytuł transakcji (nie można go wyłączyć)

• Wartość transakcji

• Dane kontaktowe osoby lub organizacji

• Przypięte notatki

• Załączniki

Ponieważ tytuł jest wymagany dla transakcji, poza tytułem transakcji możesz wyłączyć wszystkie informacje, których nie chcesz przesyłać do Asana.

Wybór tego, co zostanie utworzone w Asana

Podczas konfiguracji reguły możesz tworzyć w Asana dwa typy elementów: zadania i projekty.

Tworzenie zadania w Asana

Jeśli wybierzesz utworzenie zadania w Asana, przejdź do rozwijanych menu, wybierz workspace lub organization, które otrzyma zadanie, a następnie wybierz nazwę projektu.

Opcjonalnie możesz także przypisać je do istniejącego użytkownika Asana.

Tworzenie projektu w Asana

Jeśli chcesz, aby reguła tworzyła w Asana projekt, zauważysz, że opcja załączniki w sekcji szczegóły do przesłania zostanie automatycznie wyłączona.

W rozwijanych listach po prawej wybierz workspace lub organization, w którym utworzysz projekt, oraz opcjonalnie zespół.

Gdy będziesz zadowolony z dokonanych wyborów, kliknij „Zapisz zmiany.” Następnie każda transakcja spełniająca kryteria reguły utworzy w Asana zadanie lub projekt z określonymi informacjami, co pozwoli Twoim zespołom skutecznie śledzić dalsze działania wobec transakcji.

Automatyzacja zadań za pomocą integracji z Asana

Możesz użyć integracji z Asana do automatyzacji zadań rozliczeniowych lub administracyjnych w oparciu o Twój pipeline sprzedażowy. Na przykład, gdy szansa sprzedaży osiągnie etap rozliczeń, możesz wyzwolić utworzenie zadania w Asana w celu wygenerowania faktury lub powiadomienia zespołu prawnego bez ręcznego przekazywania.

Aby rozpocząć, przejdź do sekcji Automations w Pipedrive, otwórz zakładkę Templates i wybierz kategorię Asana, aby skorzystać z czterech gotowych szablonów:

• Dodawaj zadania przy przesuwaniu szans: Gdy szansa zostanie przeniesiona do etapu, utwórz zadanie lub projekt w Asana

  • Może być używane do wewnętrznych przekazań, takich jak rozliczenia, wdrożenie lub implementacja

• Przekazuj wygrane szanse: Gdy szansa zostanie oznaczona jako wygrana, utwórz zadanie lub projekt w Asana

  • Może być używane do rozpoczęcia prac projektowych zaraz po zamknięciu transakcji

• Obsługa przegranych szans: Gdy szansa zostanie oznaczona jako przegrana, utwórz zadanie lub projekt w Asana

  • Może być używane do tworzenia zadań follow-up lub uruchamiania pętli feedbacku

• Rozgrzewanie nowych leadów: Gdy zostanie dodany nowy lead, utwórz zadanie lub projekt w Asana.

  • Może być używane do kierowania zadań pielęgnacji leadów do zespołów marketingu lub rozwoju sprzedaży

Przejdźmy krok po kroku przez przykład użycia szablonu „Dodawaj zadania przy przesuwaniu szans”, aby zautomatyzować czynności związane z rozliczeniami.

Skonfiguruj automatyzację rozliczeń przy użyciu szablonu

Wybierz Dodawaj zadania przy przesuwaniu szans i na pierwszym ekranie określ, co ma się stać po przeniesieniu szansy do wybranego etapu pipeline — w tym przypadku „Dodaj zadanie w Asana”, a następnie kliknij „Użyj szablonu.”

Na drugim ekranie wybierz konkretny pipeline i etap, którego używasz do rozliczeń lub przygotowania umowy. Załóżmy, że dzieje się to na etapie końcowym; w związku z tym wybieramy „Rozpoczęto negocjacje,” który jest etapem końcowym w naszym pipeline.

W sekcji „Dodaj zadanie w Asana” wypełnij nazwę i opis zadania. Szare pola zostaną automatycznie wypełnione danymi z Pipedrive. Możesz wyłączyć dowolne informacje, których Twój zespół nie potrzebuje, aby zadania były tworzone z odpowiednim kontekstem.

Wybierz projekt, w którym chcesz utworzyć zadanie, jeśli chcesz dodać przypięte notatki do opisu dla dodatkowego kontekstu, a na końcu kliknij „Zapisz jako wersję roboczą.”

Kolejny ekran pokaże wszystkie szczegóły Twojej automatyzacji i wciąż możesz je edytować przed aktywacją.

Załóżmy, że wolisz, aby automatyzacja uruchamiała się zawsze, gdy szansa zostanie wygrana. Kliknij ikonę ołówka obok warunku natychmiastowego i zmień rozwijane listy na Status szansy zmienił się na wygrana, a następnie kliknij „Zastosuj warunki.”

Gdy będziesz gotowy, przełącz automatyzację na górze na aktywną.

Po aktywacji, za każdym razem gdy szansa zostanie przeniesiona do wybranego etapu (lub jeśli zmieniłeś warunek — gdy zostanie wygrana), zadanie zostanie automatycznie utworzone w Asana z informacjami, które skonfigurowałeś.

Rozszerz swoje procesy

Przypadek użycia rozliczeń to tylko jeden przykład. Możesz użyć tych szablonów jako punktu wyjścia do usprawnienia przekazań między wieloma zespołami:

• Sprzedaż do wdrożeń: Automatycznie uruchamiaj zadania onboardingowe, gdy szansa zostanie wygrana

• Sprzedaż do wsparcia: Twórz zadania do follow-upów, gdy szansa zostanie przegrana

• Sprzedaż do marketingu: Dodawaj zadania do pielęgnacji leadów dodanych ręcznie lub poprzez importy

Każdy szablon można dostosować do Twojego wewnętrznego procesu, zapewniając elastyczność bez konieczności zaczynania od zera.

Po więcej informacji na temat dostosowywania automatyzacji zobacz nasz przewodnik Automations: first steps guide.