Znalostní báze

Asana je nástroj pro řízení projektů používaný k organizaci úkolů a spolupráci mezi týmy.

Pokud potřebujete přeposlat data z Pipedrive jinému týmu, který používá Asana, je pro tento účel k dispozici tato integrace.

Instalace integrace

Chcete-li integraci povolit, přejděte na stránku Asana v našem Marketplace a klikněte na „Nainstalovat nyní.“

Pokud přejdete přímo do Marketplace a vyberete integraci Asana, klikněte na „Autorizovat.“

V kroku 1 autorizace vyberte společnost, do které chcete integraci nainstalovat, a zvolte, kdo ji bude moci používat: všichni uživatelé, pouze já nebo konkrétní uživatelé.

Pokud zvolíte možnost konkrétní uživatelé, vyberte uživatele, kteří budou integraci používat, a pokud je chcete upozornit e-mailem, klikněte na „Další.“

Pokud jste vybrali všechny uživatele nebo pouze já, stačí kliknout na „Další“ pro pokračování.

V kroku 2 budete vyzváni k přečtení a udělení oprávnění aplikaci. Po jejich zkontrolování klikněte na „Povolit a nainstalovat.“

Pokud nejste přihlášeni, nebo pokud ještě nemáte účet v Asaně, budete vyzváni k přihlášení nebo vytvoření účtu.

Pokud jste již přihlášeni, budete vyzváni k udělení Pipedrive oprávnění k přístupu k vašemu účtu v Asaně. Klikněte na „Povolit“ a můžete pokračovat v nastavení integrace.

Nastavení integrace

Jakmile je váš účet Asana připojen, otevřete v Pipedrive Menu účtu > Nástroje a aplikace > Asana pro nastavení integrace.

Výběr události spouštěče a informací, které přenesete

Chcete-li posílat data z Pipedrive do Asany, musíte vytvořit pravidlo, které spustí akci získání informací z Pipedrive a jejich odeslání do Asany.

Vlevo, pod položkou Pipedrive event, vyberete, co spustí přenos informací.

Dostupné spouštěče jsou:

• Obchod vyhrán

• Obchod ztracen

• Obchod přesunut (budete muset specifikovat, do které fáze)

Nezapomeňte zadat pipeline, je to povinné.

Pokud zvolíte deal is moved jako spouštěč, budete také muset určit fázi. Když obchod přesunete do určené fáze, pravidlo se spustí.

Po zadání pipeline můžete vybrat, která data se přenesou do nově vytvořeného úkolu/projektu v Asaně. Detaily, které můžete přenést, jsou:

• Název obchodu (nelze vypnout)

• Hodnota obchodu

• Kontaktní údaje osoby nebo organizace

• Připnuté poznámky

• Přílohy

Protože je pro obchod vyžadován název, kromě Název obchodu můžete vypnout všechny informace, které nechcete přenášet do Asany.

Volba toho, co bude v Asaně vytvořeno

Při nastavování pravidla můžete v Asaně vytvářet dva typy položek: úkoly a projekty.

Vytvoření úkolu v Asaně

Pokud zvolíte vytvoření úkolu v Asaně, musíte v rozbalovacích nabídkách vybrat pracovní prostor nebo organizaci, které úkol obdrží, a poté zvolit název projektu.

Volitelně ho můžete také přiřadit existujícímu uživateli Asany.

Vytvoření projektu v Asaně

Pokud chcete, aby vaše pravidlo vytvořilo v Asaně projekt, všimnete si, že možnost přílohy v rámci údaje k přenosu bude automaticky vypnuta.

V rozbalovacích nabídkách vpravo vyberte pracovní prostor nebo organizaci, ve které projekt vytvoříte, a volitelně i tým.

Jakmile budete spokojeni s výběrem, klikněte na „Uložit změny”. Poté každý obchod, který splňuje kritéria pravidla, vytvoří v Asaně úkol nebo projekt se zadanými informacemi, což umožní vašim týmům efektivně sledovat a navazovat na obchody.

Automatizace úkolů pomocí integrace Asana

Pomocí integrace Asana můžete automatizovat fakturační nebo administrativní úkoly na základě vašeho prodejního trychtýře. Například když obchod dosáhne fáze fakturace, můžete spustit vytvoření úkolu v Asaně pro vystavení faktury nebo upozornění právního týmu bez ručního předání.

Pro zahájení přejděte v Pipedrive do sekce Automations, otevřete kartu Templates a vyberte kategorii Asana, kde si můžete zvolit ze čtyř připravených šablon:

• Přidat úkoly při přesunu obchodů: Když je obchod přesunut do fáze, vytvořte v Asaně úkol nebo projekt

  • Lze použít pro interní předání, jako je fakturace, onboarding nebo implementace

• Předat vyhrané obchody: Když je obchod označen jako vyhraný, vytvořte v Asaně úkol nebo projekt

  • Lze použít pro zahájení projektové práce okamžitě po uzavření obchodu

• Zpracovat ztracené obchody: Když je obchod označen jako ztracený, vytvořte v Asaně úkol nebo projekt

  • Lze použít pro vytvoření následných úkolů nebo spuštění zpětné vazby

• Zahřát nové potenciální zákazníky: Když je přidán nový lead, vytvořte v Asaně úkol nebo projekt.

  • Lze použít k nasměrování úkolů péče o leady na marketingový tým nebo sales development

Projďeme si příklad, jak použít šablonu „Přidat úkoly při přesunu obchodů“ k automatizaci činností souvisejících s fakturací.

Nastavení automatizace fakturace pomocí šablony

Vyberte Přidat úkoly při přesunu obchodů a na první obrazovce definujte, co se má stát po přesunutí obchodu do vámi vybrané fáze pipeline, v tomto případě „Přidat úkol v Asaně“, a klikněte na „Použít šablonu.“

Na druhé obrazovce vyberte konkrétní pipeline a fázi, kterou používáte pro fakturaci nebo přípravu smluv. Řekněme, že se to děje v závěrečné fázi; vybereme proto „Negotiations started,“ což je v našem pipeline poslední fáze.

V části „Přidat úkol v Asaně“ vyplňte název a popis úkolu. Šedá pole budou automaticky vyplněna na základě dat z Pipedrive. Můžete vypnout jakékoli informace, které váš tým nepotřebuje, aby byly úkoly vytvářeny s přesně tím kontextem, který potřebujete.

Vyberte projekt, ve kterém chcete úkol vytvořit, pokud chcete přidat připnuté poznámky do popisu pro doplňující kontext, a nakonec klikněte na „Uložit jako koncept.“

Následující obrazovka zobrazí všechny podrobnosti vaší automatizace a před aktivací ji můžete ještě upravit.

Řekněme, že preferujete, aby se automatizace spouštěla pokaždé, když je obchod vyhrán. Klikněte na ikonu tužky vedle okamžité podmínky a změňte rozbalovací nabídky na Stav obchodu se změnil na 'Vyhráno' a klikněte na „Použít podmínky.“

Až budete připraveni, přepněte automatizaci nahoře na aktivní.

Po aktivaci bude pokaždé, když se obchod přesune do vybrané fáze (nebo pokud jste změnili podmínku, když je vyhrán), automaticky vytvořen v Asaně úkol s informacemi, které jste nakonfigurovali.

Rozšiřte své pracovní postupy

Tento příklad použití pro fakturaci je jen jeden z možných. Tyto šablony můžete použít jako výchozí bod ke zjednodušení předání mezi mnoha týmy:

• Sales do implementace: Automaticky spusťte onboarding úkoly, když je obchod vyhrán

• Sales na support: Vytvořte úkoly pro následné kroky, když je obchod ztracen

• Sales na marketing: Přidejte úkoly pro péči o leady přidané ručně nebo importem

Každou šablonu lze přizpůsobit tak, aby odpovídala vašemu internímu procesu, čímž získáte flexibilitu bez nutnosti začínat od nuly.

Pro více informací o přizpůsobení automatizací si přečtěte náš Automations: průvodce - první kroky.