Znalostní báze

Asana je nástroj pro řízení projektů používaný k organizaci úkolů a spolupráci napříč týmy.

Pokud potřebujete přeposlat data z Pipedrive jinému týmu, který používá Asana, je pro tento účel dostupná tato integrace.

Instalace integrace

Chcete-li integraci povolit, přejděte na stránku Asana v našem Marketplace a klikněte na „Nainstalovat nyní“.

Pokud přejdete přímo do Marketplace a vyberete integraci Asana, klikněte na „Autorizovat“.

V kroku 1 autorizace vyberte společnost, do které chcete integraci nainstalovat, a zvolte, kdo ji bude moci používat: všichni uživatelé, pouze já nebo konkrétní uživatelé.

Pokud zvolíte možnost konkrétní uživatelé, vyberte uživatele, kteří integraci budou používat, a pokud je chcete upozornit e-mailem, klikněte potom na „Další“.

Pokud jste vybrali všichni uživatelé nebo pouze já, stačí kliknout na „Další“ pro pokračování.

Ve kroku 2 budete vyzváni, abyste si přečetli oprávnění a udělili je aplikaci. Po jejich zkontrolování klikněte na „Povolit a nainstalovat“.

Pokud nejste přihlášeni nebo pokud stále nemáte účet v Asaně, budete vyzváni k přihlášení nebo k jeho vytvoření.

Pokud jste již přihlášeni, budete vyzváni k udělení oprávnění Pipedrive pro přístup k vašemu účtu v Asaně. Klikněte na „Povolit“ a můžete pokračovat v nastavení integrace.

Nastavení integrace

Jakmile je váš účet Asana připojen, otevřete v Pipedrive Nabídku účtu > Nástroje a aplikace > Asana pro nastavení integrace.

Výběr události spouštěče a informací, které přenesete

Pro odesílání dat z Pipedrive do Asany budete muset vytvořit pravidlo, které spustí akci získání informací z Pipedrive a jejich odeslání do Asany.

Vlevo, v části Událost Pipedrive, vyberete, co spustí přenos informací.

K dispozici jsou tyto spouštěče:

• Obchod vyhrán

• Obchod ztracen

• Obchod přesunut (musíte zadat, do které fáze)

Nezapomeňte určit pipeline, je to povinné.

Pokud jste jako spouštěč zvolili Obchod přesunut, budete také muset specifikovat fázi. Když přesunete obchod do určené fáze, spustí to pravidlo.

Po definování pipeline můžete vybrat, která data budou přenesena do nově vytvořeného úkolu/projektu v Asaně. Detaily, které můžete přenést, jsou:

• Název obchodu (nelze vypnout)

• Hodnota obchodu

• Kontaktní údaje osoby nebo organizace

• Připnuté poznámky

• Přílohy

Protože obchod vyžaduje název, kromě Názvu obchodu můžete ostatní informace, které nechcete přenášet do Asany, vypnout.

Výběr toho, co se vytvoří v Asaně

Při nastavování pravidla můžete v Asaně vytvářet dva typy položek: úkoly a projekty.

Vytvoření úkolu v Asaně

Pokud zvolíte vytvoření úkolu v Asaně, musíte v rozbalovacích nabídkách vybrat pracovní prostor nebo organizaci, která úkol obdrží, a poté vybrat název projektu.

Volitelně jej můžete také přiřadit existujícímu uživateli Asany

Vytvoření projektu v Asaně

Pokud chcete, aby vaše pravidlo vytvořilo v Asaně projekt, všimnete si, že možnost Přílohy v části detaily k přenosu bude automaticky vypnuta.

V rozbalovacích nabídkách napravo vyberte pracovní prostor nebo organizaci, ve které projekt vytvoříte, a volitelně tým.

Jakmile budete spokojeni s výběrem, klikněte na „Uložit změny.“ Poté každý obchod, který splní kritéria vašeho pravidla, vytvoří v Asaně úkol nebo projekt se zadanými informacemi, což vašim týmům umožní efektivně navazovat na obchody.

Automatizace úkolů pomocí integrace s Asanou

Pomocí integrace s Asanou můžete automatizovat fakturační nebo administrativní úkoly na základě vašeho prodejního pipeline. Například když obchod dosáhne fáze fakturace, můžete spustit vytvoření úkolu v Asaně pro vystavení faktury nebo upozornění právního týmu bez manuálního předání.

Pro začátek přejděte v Pipedrive do sekce Automatizace, otevřete kartu Šablony a vyberte kategorii Asana, kde si můžete vybrat ze čtyř připravených šablon:

• Přidat úkoly při přesunu obchodů: Když je obchod přesunut do fáze, vytvořte v Asaně úkol nebo projekt

  • Lze použít pro interní předání úkolů, jako je fakturace, onboarding nebo implementace

• Předat vyhrané obchody: Když je obchod označen jako vyhraný, vytvořte v Asaně úkol nebo projekt

  • Lze použít k zahájení projektové práce ihned po uzavření obchodu

• Zpracování prohraných obchodů: Když je obchod označen jako ztracený, vytvořte v Asaně úkol nebo projekt

  • Lze použít k vytvoření následných úkolů nebo spuštění zpětné vazby

• Zahřívání nových leadů: Když je přidán nový lead, vytvořte v Asaně úkol nebo projekt.

  • Lze použít k směrování úkolů péče o leady na marketing nebo týmy rozvoje prodeje

Projděme si příklad, jak použít šablonu „Přidat úkoly při přesunu obchodů“ k automatizaci akcí souvisejících s fakturací.

Nastavení automatizace fakturace pomocí šablony

Vyberte Přidat úkoly při přesunu obchodů a na první obrazovce definujte, co se stane poté, co je obchod přesunut do zvolené fáze pipeline, v tomto případě „Přidat úkol v Asaně“, a klikněte na „Použít šablonu.“

Na druhé obrazovce vyberte konkrétní pipeline a fázi, kterou používáte pro fakturaci nebo přípravu smluv. Řekněme, že se to děje v závěrečné fázi; vybereme proto „Negotiations started,“ která je v našem pipeline závěrečnou fází.

V části „Přidat úkol v Asaně“ vyplňte název a popis úkolu. Šedá pole budou automaticky vyplněna na základě dat z Pipedrive. Můžete vypnout jakékoliv informace, které váš tým nepotřebuje, takže se úkoly vytvoří s přesným kontextem.

Vyberte projekt, ve kterém úkol vytvoříte, rozhodněte, zda chcete do popisu přidat připnuté poznámky pro lepší kontext, a nakonec klikněte na „Uložit jako koncept.“

Následující obrazovka zobrazí všechny podrobnosti vaší automatizace a můžete ji před aktivací ještě upravit.

Řekněme, že dáváte přednost tomu, aby se automatizace spouštěla vždy, když je obchod vyhrán. Klikněte na ikonu tužky vedle okamžité podmínky a změňte rozbalovací nabídky na Stav obchodu se změnil na vyhráno a klikněte na „Použít podmínky.“

Až budete připraveni, přepněte automatizaci v horní části na aktivní.

Po aktivaci se při každém přesunu obchodu do vybrané fáze (nebo při jeho vyhrání, pokud jste podmínku změnili) automaticky vytvoří v Asaně úkol s informacemi, které jste nakonfigurovali.

Rozšiřte pracovní postupy

Příklad fakturace je jen jedním z možných použití. Tyto šablony můžete použít jako výchozí bod pro zefektivnění předávání úkolů mezi různými týmy:

• Z prodeje na implementaci: Automaticky zahájit onboardingové úkoly, když je obchod vyhrán

• Z prodeje na podporu: Vytvořit úkoly pro následné kroky, když je obchod ztracen

• Z prodeje na marketing: Přidat úkoly pro péči o leady přidané ručně nebo importem

Každou šablonu lze přizpůsobit vašemu internímu procesu, což poskytuje flexibilitu, aniž byste museli začínat od nuly.

Pro více informací o přizpůsobení automatizací si přečtěte náš průvodce „Automatizace: první kroky“.