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Zur Führung eines Teams gehört die gleichmäßige Verteilung der Deals auf die Teammitglieder. Mit Pipedrives automatischem Zuweisungstool können Sie Regeln aufstellen, um dies automatisch zu erledigen.

Wo Sie das automatische Zuweisungstool finden

Klicken Sie auf „...“, um die Navigationsleiste auf der linken Seite Ihres Bildschirms zu öffnen oder gehen Sie zu Einstellungen.

Beide Wege führen Sie zur Funktionsseite, auf der Sie mit der Konfiguration der automatischen Zuweisungsregeln beginnen können.

So richten Sie das automatische Zuweisungstool ein

Klicken Sie auf „+ Regel“ , um eine neue automatische Zuweisungsregel zu erstellen.

Wählen Sie das Element (Lead oder Deal) und die Ereignisse, die diese Regel auslösen soll.

Deal

• Deal binzugefügt – Neue Deals bestimmten Besitzern zuweisen
• Deal aktualisiert – Einen bestehenden Deal nach der Änderung der Pipeline oder der Phase einem Besitzer zuweisen

Lead

• Lead hinzugefügt – Neue Leads bestimmten Besitzern zuweisen
  

Danach müssen Sie die Bedingungen für diese Regel festlegen. Bedingungen sind Filter, die eine Verkaufschance (Lead oder Deal) erfüllen muss, um einem Besitzer zugewiesen zu werden.

Sobald die Bedingungen festgelegt sind, müssen Sie einen Empfänger-Typen und Empfänger des zugewiesenen Elements auswählen.

Es gibt vier Arten von Empfängern, die Sie auswählen können:

• Nutzer – Ein einzelner Nutzer in Ihrem Accounts wird ausgewählt und die neu erstellte Deals werden ihm zugewiesen
• Team – Ein Team in Ihrem Account wird ausgewählt und die neu erstellten Datensätze werden abwechselnd auf die einzelnen Mitglieder verteilt
• Besitzer der Organisation – Wenn der Lead oder Deal bereits mit einer bestehenden Organisation verknüpft ist, können Sie den Lead oder Deal dem Besitzer der bestehenden Organisation zuweisen.
• Besitzer des Kontakts – Wenn der Lead oder Deal bereits mit einem bestehenden Kontakt verknüpft ist, können Sie den Lead oder Deal dem Besitzer des bestehenden Kontakts zuweisen.

Im nächsten Schritt müssen Sie die Regeleinstellungen vornehmen. Sie sehen ein Feld für den Namen der Regel (erforderlich) und eine Beschreibung (optional). Markieren Sie das Kästchen „Aktivieren“ und speichern Sie die Änderungen.

Verwaltung Ihrer Regeln

Wenn Sie zwei oder mehr Regeln erstellt haben, müssen Sie die Priorität jeder Regel festlegen. Klicken Sie auf „Priorität festlegen“ und bestimmen Sie die bevorzugte Reihenfolge mithilfe des ＝ Symbols.

Wenn ein neuer Deal erstellt wird, versucht die Funktion, ihn mit der ersten Regel in der Liste abzugleichen. Wenn die Kriterien nicht übereinstimmen, werden die Regeln durchlaufen, bis eine Übereinstimmung gefunden wird.

Den Zuweisungsverlauf überprüfen

Auf der Registerkarte „Verlauf“ finden Sie die Protokolle für die Leads und Deals und deren Status.

In dieser Ansicht sehen Sie:

• Ob eine der Regeln ausgelöst wurde
• Der Nutzer, dem das Element zugewiesen wurde
• Der Zeitpunkt, zu dem das Zuweisungstool das neu erstellte Element verarbeitet hat

Sie können Ihre Protokolle nach bestimmten Daten wie alle, heute und gestern filtern. Zusätzlich können Sie Filter basierend auf Entitäten und Ereignissen anwenden.

Weshalb wird meine Zuweisungsregel nicht befolgt?

Wenn Sie auf die Registerkarte „Nicht zugewiesen“ klicken, finden Sie eine Liste mit allen Leads und Deals, die nicht automatisch einem Eigentümer zugewiesen wurden.

Es gibt folgende Gründe, warum eine Zuweisungsregel fehlschlagen kann:

• Nutzer nicht gefunden – der als Empfänger definierte Nutzer existiert nicht oder ist inaktiv
• Kein Nutzer im Team – keinem der Nutzer im Team, das als Empfänger definiert ist, konnte der Deal oder Lead als Besitzer zugewiesen werden
• Fehler – unbekannter Fehler

Für Regeln mit Kontaktbesitzer oder Organisationsbesitzer als Empfänger:

• Organisation nicht gefunden – mit dem Deal oder Lead ist keine Organisation verknüpft
• Organisations-ID nicht gefunden – die Organisation existiert nicht oder ist inaktiv
• Kontakt nicht gefunden – mit dem Deal oder Leads ist kein Kontakt verknüpft
• Kontakt-ID nicht gefunden – der Kontakt existiert nicht oder ist inaktiv

Wenn unerwartete Fehler bei den Zuweisungsregeln auftreten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.