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Zur Führung eines Teams gehört die gleichmäßige Verteilung der Deals auf die Teammitglieder. Mit Pipedrives automatischem Zuweisungstool können Sie Regeln aufstellen, um dies automatisch zu erledigen!

Wo Sie das automatische Zuweisungstool finden

Klicken Sie auf „...“ , um das Optionsmenü auf der linken Seite zu öffnen oder gehen Sie zu Einstellungen:

Beide Wege führen Sie zu der Funktionsseite, auf der Sie das Tool einrichten können.

So richten Sie das automatische Zuweisungstool ein

Klicken Sie auf „+ Regel hinzufügen“ , um eine neue automatische Zuweisungsregel zu erstellen.

Nur neue Deals können Zuweisungen auslösen, aber Sie können anhand von Deal-, Kontakt- oder Organisationsfeldern Bedingungen erstellen.

Nachdem Sie Ihre Regel eingerichtet haben, müssen Sie sie benennen und einen Zuweisungstyp und einen Zuweisungsempfänger auswählen (die Beschreibung der Regel ist optional).

Sie können zwischen zwei Zuweisungstypen wählen: Nutzer und Team.

• Nutzer – Wählt einen einzelnen Nutzer in Ihrem Account aus, dem neu erstellte Deals zugewiesen werden

• Team – Wählt ein Team auf Ihrem Account aus und verteilt die neu erstellten Daten nach dem Rotationsprinzip auf die Mitglieder des Teams.

Die Regel weist dem neuen Deal zudem einen verknüpften Kontakt und eine Organisation zu, sofern diese ebenfalls neu erstellt wurden.

Sobald Sie die zugewiesenen Personen ausgewählt haben, vergewissern Sie sich, dass der Toggle Regel aktiviert eingeschaltet ist und klicken Sie auf „Regel speichern“.

Verwaltung Ihrer Regeln

Wenn Sie zwei oder mehr Regeln erstellt haben, müssen Sie die Priorität jeder Regel durch Drag & Drop in der Liste festlegen:

Wenn ein neuer Deal erstellt wird, versucht die Funktion, ihn mit der ersten Regel in der Liste abzugleichen. Wenn die Kriterien nicht übereinstimmen, werden die Regeln durchlaufen, bis eine Übereinstimmung gefunden wird.

Ansicht Ihrer zugewiesenen Elemente

Um Ihre Ausführungshistorie anzuzeigen, klicken Sie auf „Protokolle“.

In dieser Ansicht können Sie folgendes sehen:

• Ob eine der Regeln ausgelöst wurde

• Der Nutzer, dem das Element zugewiesen wurde

• Der Zeitpunkt, zu dem das Zuweisungstool das neu erstellte Element verarbeitet hat

Sie können Ihre Protokolle auch durchsuchen, indem Sie einen Datumsbereich auswählen und dann auf „Filter anwenden“ klicken. Dies zeigt Ihnen Elemente innerhalb des ausgewählten Datumsbereichs an:

Wenn mindestens eine Regel aktiv ist, wird in der Detailansicht jedes erstellten Deals eine Notiz hinzugefügt, die angibt, welche Regel für die Zuordnung verwendet wurde (oder ob keine Regel verwendet wurde).

Sortierregeln für das Rotationsverfahren

Wenn Sie bei der Zuweisung „Team“ als Regel auswählen, werden die Deals anhand ihres Umfangs gleichmäßig verteilt.

Aus diesem Grund kann es in manchen Fällen zu einer ungleichmäßigen Verteilung der Deals kommen:

• Wenn Nutzer in mehreren Teams sind, werden ihnen mehr Deals zugewiesen.

• Wenn Nutzern Deals mit den Regeln Nutzer und Team zugewiesen werden, werden ihnen mehr Deals zugeteilt.

Das liegt daran, dass die Zuweisungen nicht nach Nutzern, sondern basierend auf der allgemeinen Fairness innerhalb einzelner Regeln oder Teams erfolgen.