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Elektronische Signaturen haben sich in der Geschäftswelt weitgehend durchgesetzt und sind daher ein wesentlicher Bestandteil jeder Dokumentenmanagement-Software. Zahlreiche Unternehmen sind inzwischen auf papierlose Prozesse umgestiegen, was das Wachstum von Online-Dokumentenmanagementlösungen und elektronischen Signaturen vorantreibt.

DocuSign ist eine schnelle und zuverlässige Lösung, mit der Kunden Dokumente und Verträge elektronisch unterzeichnen können. Mit der Pipedrive-Integration können Sie Signaturen anfordern, den Status von Umschlägen aktualisieren und Dokumente verwalten - alles an einer einzigen Stelle.

Einrichtung der Integration

1. Gehen Sie zu Tools und Apps > Integrationen > DocuSign und klicken Sie auf "Jetzt verbinden".
   
2. Sie werden auf den Pipedrive Marketplace weitergeleitet. Klicken Sie dort auf "Jetzt installieren".
   
3. Es wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie aufgefordert werden, DocuSign die Verknüpfung mit Pipedrive zu erlauben. Wählen Sie den Pipedrive Account, den Sie verknüpfen möchten, und klicken Sie auf "Zulassen und installieren".
   
4. Sie werden zu DocuSign weitergeleitet, wo Sie aufgefordert werden, den Zugriff auf die Pipedrive Integration zu erlauben.
5. Sobald Sie den Zugriff auf die Pipedrive-Integration erlaubt haben, werden Sie zu den DocuSign-Einstellungen in den Pipedrive-Einstellungen zurückgeleitet.
6. Wichtiger Schritt: Um Umschläge zu erstellen und Statusaktualisierungen in Pipedrive zu erhalten, müssen Sie DocuSign zunächst konfigurieren. Gehen Sie dazu zu DocuSign, klicken Sie auf "Einstellungen" in der oberen Navigationsleiste und dann auf "Aktualisierungen" in der Seitennavigation.

• Wenn Ihre Einstellungen so aussehen:
  

In diesem Fall können Sie keine Umschläge erstellen oder Statusaktualisierungen von Pipedrive erhalten, da der Status der Systemaktualisierung Individuelle Nachrichten senden auf Aktiv gesetzt ist. Um dies zu ändern, muss ein Admin-Nutzer die Einstellung in seinem Account deaktivieren. Wenn Ihre Einstellungen so aussehen:

In diesem Fall sollte die Integration von Pipedrive und DocuSign funktionieren und Sie können Umschläge erstellen und Statusaktualisierungen von Pipedrive erhalten.

Erstellung von DocuSign-Umschlägen

Um in DocuSign einen Umschlag zu erstellen, können Sie entweder unser Smart Docs Add-On verwenden oder Ihre Dokumente auf der Registerkarte Dokumente hochladen.

Wenn Sie Smart Docs verwenden, klicken Sie in der Ansicht Dokument bearbeiten auf "Freigeben" und "DocuSign-Umschlag erstellen".

Sie können einen Umschlag auch in der Detailansicht eines Deals oder Kontakts erstellen, indem Sie auf Mehr (...) > DocuSign-Umschlag erstellen klicken.

Darüber hinaus können Sie einen Umschlag in der Dokumentenvorschau erstellen, indem Sie eine PDF-Datei auf der Registerkarte Dokumente in der Detailansicht hochladen.

Klicken Sie auf "DocuSign-Umschlag erstellen" und Sie können das Dokument überprüfen. Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf "Fortfahren", um den Umschlag zu erstellen.

Nun müssen Sie die Empfänger des Umschlags hinzufügen. Sie können bis zu zehn Empfänger zu einem einzelnen Dokument hinzufügen und die Reihenfolge der Unterschriften festlegen, indem Sie das Kästchen ganz oben markieren.

Zusätzlich können Sie die Funktionen der Empfänger im Dokument bestimmen. Beispielsweise ob sie den Umschlag unterschreiben müssen oder nur eine Kopie erhalten. Dies sieht dann so aus:

Wenn Sie alle Empfänger hinzugefügt haben, klicken Sie auf "Nachricht bearbeiten", um ihnen eine personalisierte Nachricht mit der Bitte um die Unterschrift zu senden.

Anschließend werden Sie aufgefordert, ein DocuSign-Signaturfelder zu den Empfängern hinzuzufügen. Hier können Sie neben den Unterschriftsfeldern auch noch weitere Elemente des Umschlags aktualisieren, z. B. die Empfänger, die Dokumente im Umschlag und Einstellungen wie das Gültigkeitsdatum.

Wenn die Unterschriftsfelder im Dokument eingefügt sind, klicken Sie auf "Senden". Die Empfänger erhalten eine E-Mail von DocuSign, in der sie aufgefordert werden, das Dokument zu überprüfen und zu unterzeichnen.

Tracking des Umschlags und der Empfänger

Wenn ein DocuSign-Umschlag versendet wurde, können Sie den Prozess und die wichtigsten Informationen des Empfängers in Pipedrive verfolgen. Dadurch werden Ihre Daten an einem einzigen Ort aufbewahrt und Sie müssen nicht zu DocuSign wechseln, um Informationen zu verfolgen oder Daten mit Pipedrive zu synchronisieren.

Wenn der Prozess abgeschlossen ist, werden die signierten Dokumente von DocuSign heruntergeladen und in Pipedrive gespeichert.

In Blau finden Sie die Anzahl der Empfänger. Dieser Zähler gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Empfängerinformationen. Klicken Sie darauf, um das Empfänger-Modal zu öffnen und ausführliche Informationen über den aktuellen Status und die Funktion Ihrer Empfänger zu sehen.

Wenn Sie einen DocuSign-Umschlag versenden, wird der Ansichts-Tracker neben der Dokumentenversion angezeigt. Beachten Sie, dass DocuSign derzeit keine Dokumentenverfolgung durch Anzeige der Anzahl der Umschlagansichten unterstützt.

Sie können das Dokument jedoch mithilfe des Freigabelinks von Pipedrive verfolgen. Klicken Sie auf Mehr (...) > Als Link teilen, um den Link zu erhalten.

Es erscheint ein Fenster mit dem Link für das Dokumenten-Tracking. Passen Sie wenn nötig die Einstellungen des Links an und klicken Sie auf "Link kopieren".

Jetzt können Sie Ihr Dokument freigeben und die Aufrufe in Pipedrive verfolgen.