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Mit unserer Smart Docs-Funktion können Sie Angebote und Offerten direkt aus der Detailansicht eines Deals oder Kontakts erstellen. Wenn Sie wissen, wie die Felder und Vorlagen funktionieren, können Sie während des Verhandlungsprozesses noch mehr Zeit sparen.

Unterstützte Felder

Pipedrive Felder sind auf jedem Tab in zwei Kategorien unterteilt – Standard- und benutzerdefinierte Felder.

Um Pipedrive-Felder zu Ihrer Vorlage hinzuzufügen, müssen Sie das Feld aus der rechten Seite Ihres Vorlageneditors kopieren und in den Vorlagentext einfügen.

Das Feld wird in der Vorlage durch Klammern „[ ]” angezeigt und wird automatisch durch die Dealdaten ersetzt, wenn die Vorlage für ein Dokument verwendet wird.

Adressfelder und Unterfelder

Sie können die Standardadresse einer Organisation oder eines Kontakts zu Ihren Vorlagen und Dokumenten hinzufügen oder sie aufteilen, um nur die spezifischen Adresszeilen hinzuzufügen, die Sie benötigen.

Produktfelder und -tabellen

Produktfelder können nur dann in Vorlagen verwendet werden, wenn sie in einer Produkttabelle enthalten sind. Kopieren Sie zum Hinzufügen der Produkttabelle zunächst die Tabelle und fügen Sie sie in den Hauptteil Ihrer Vorlage ein. Die Tabelle wird automatisch mit einer Reihe von standardmäßigen Produktfeldern ausgefüllt, die Sie aber nach Ihren Wünschen anpassen können.

Aufgrund des Dateityps funktionieren Produkttabellen in Tabellenkalkulationen und Präsentationsfolien unterschiedlich. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über Produkttabellen.

Vorlagen und Dokumente

Sie können vor der Erstellung von Dokumenten und Angeboten für Ihre Deals oder Kontakte eine Vorlage einrichten. Sie können sie auch direkt erstellen, aber wir empfehlen Ihnen, zunächst eine Vorlage zu kreieren. So können Sie bei zukünftigen Dokumenten Zeit sparen. Sie finden beide Option auf der Registerkarte Dokumente in der Detailansicht.

Vorlagen sind nicht mit bestimmten Deals oder Kontakten verknüpft. Daher sind alle Felder, die Sie zu einer Vorlage hinzufügen, stets sichtbar.

Wenn Sie jedoch ein Dokument erstellen oder bearbeiten, das mit einem Deal verknüpft ist, können Sie nur die Felder mit Daten für diesen bestimmten Deal sehen. Wenn ein Deal für ein Feld, das in Ihrem Dokument vorhanden ist, keine Informationen enthält, ist dieses Feld bei der Bearbeitung des Dokuments nicht verfügbar.

Um ein Dokument mit Deal-spezifischen Feldern zu erstellen, müssen Sie es in der Detailansicht des Deals erstellen. Um ein Dokument mit Kontakt-spezifischen Feldern zu erstellen, müssen Sie es in der Detailansicht des Deals oder in der Kontaktdaten-Ansicht des Kontakts erstellen.

Benennung von Vorlagen

Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, schlägt das System als erstes das Hinzufügen eines Namens vor. Der Titel wird als bearbeitbar angezeigt. Alle Änderungen an der Vorlage werden automatisch gespeichert.

Wenn Sie ein Dokument aus einer Vorlage erstellen, enthält der Dokumentenname nicht den Namen der Vorlage, sondern den Deal-Titel, das Datum und die Uhrzeit, zu der es erstellt wurde.

Um Ihre Dokumente innerhalb des Deals zu organisieren, können Sie Pipedrive-Felder zum Vorlagennamen (z. B. den Deal-Titel) hinzufügen. Wenn Sie ein Dokument aus einer Vorlage erstellen, die Pipedrive-Felder im Namen enthält, werden der ursprüngliche Vorlagenname und die Pipedrive-Felder gespeichert.

Vorlagen- und Dokumentkategorien

Um Ihre Dokumente und Vorlagen besser zu organisieren, können Sie sie in Kategorien einteilen. Sie können aus den folgenden Kategorien wählen:

• Offerten
• Angebote
• Verträge
• Oder eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen

Nicht ausgefüllte Dokumentenfelder löschen

Wenn Sie ein Dokument aus einer Vorlage erstellen und ein Deal oder Kontakt in einem der Felder fehlt, bleibt der Platzhalter für den Feldnamen im Dokument erhalten.

Um diese Einstellung zu ändern, gehen Sie zu Tools und Apps > Dokumente > Unternehmenseinstellungen und scrollen Sie nach unten, um die entsprechende Option zu finden.

Wenn diese Option aktiviert ist und Sie ein Dokument aus einer Vorlage erstellen, wird ein Feld, in dem Informationen zu einem Deal oder Kontakt fehlen, leer angezeigt.