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Wo finde ich die Verzögerungsfunktion?
Wie Sie die Verzögerungsfunktion nutzen
Was kann nach der Verzögerung hinzugefügt werden?
Wie wird ein pendenter Workflow abgebrochen?
Wie viele Verzögerungen kann ein Workflow enthalten?
Was kann die Verzögerungsfunktion unterbrechen?

Workflow-Automatisierung: Verzögerungsfunktion (BETA)

SR
Steven Reinartz, 21. Juni 2022

Bei der Verwendung von Automatisierungen kann es vorkommen, dass Sie einen automatisierten Schritt nicht sofort, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt oder Datum ausführen lassen möchten.

Mit der Verzögerungsfunktion für das Workflow-Automatisierungstool können Sie Aktionen einrichten, die automatisch und zu dem von Ihnen gewünschten Datum und Zeitpunkt ausgeführt werden.


Wo finde ich die Verzögerungsfunktion?

Wenn Sie Ihre Automatisierung erstellen, wählen Sie zunächst ein Trigger-Ereignis (z. B. erstellter Deal).

Wenn Sie Ihr Trigger-Ereignis ausgewählt haben, sehen Sie drei Optionen für den nächsten Schritt: Bedingung, Aktion und Verzögerung:


Wie Sie die Verzögerungsfunktion nutzen

Wenn Sie die Verzögerungsfunktion gefunden haben, können Sie damit beginnen, Zeitverzögerungen in Ihre automatisierten Sequenzen einzubinden. Sie haben zwei Möglichkeiten zur Einrichtung Ihrer Verzögerungen – Vordefiniert und Benutzerdefiniert:

  • Vordefiniert ermöglicht es Ihnen, Optionen wie einen Wochentag oder eine Standardanzahl von Stunden oder Tagen auszuwählen.
  • Benutzerdefiniert ermöglicht Ihnen die Eingabe einer bestimmten Zahl und Zeiteinheit.

Was kann nach der Verzögerung hinzugefügt werden?

Nachdem Sie Ihren Verzögerungsschritt hinzugefügt und die Zeit festgelegt haben, die vor der Ausführung verstreichen muss, können Sie eine Aktion, eine Bedingung oder sogar eine weitere Verzögerung als nächsten Schritt zur Automatisierung hinzufügen:


Bedingung

Wenn Sie nach der Verzögerung einen Bedingungsschritt hinzufügen, wartet die Automatisierung die ausgewählte Zeitspanne ab und prüft, ob die betreffende Bedingung erfüllt ist. In diesem Fall zum Beispiel:

Die Bedingung Deal-Besitzers wird nach Ablauf einer Minute überprüft. Wenn die Bedingung nach dieser Zeit erfüllt ist, fährt die Automatisierung mit dem nächsten Schritt fort. Wenn die Bedingung nach Ablauf dieser Zeit nicht erfüllt ist, wird die Automatisierung gestoppt.

Aktion

Wenn Sie nach der Verzögerung einen Aktionsschritt hinzufügen, wartet die Automatisierung, bis die ausgewählte Zeitspanne verstrichen ist und führt dann die vorgegebene Aktion aus. In diesem Fall zum Beispiel:

Nach Ablauf einer Minute wird der Besitzer des Deals auf den ausgewählten Nutzer geändert.

Verzögerung

Wenn ein weiterer Verzögerungsschritt direkt nach einer vorherigen Verzögerung hinzugefügt wird, wird die Zeit zur vorherigen Verzögerung hinzugerechnet.

Wenn Sie beispielsweise einen Verzögerungsschritt von einem Tag hinzufügen, gefolgt von einem Verzögerungsschritt von einer Stunde, ergibt sich eine Verzögerung von einem Tag und einer Stunde.


Wie wird ein pendenter Workflow abgebrochen?

Es gibt zwei Möglichkeiten, ausstehende Workflows abzubrechen.

  • Die erste Möglichkeit ist die Automatisierung zu öffnen und zu deaktivieren. Dies können Sie entweder in der Bearbeitungsansicht oder in der Listenansicht der Automatisierung vornehmen und dann speichern. Daraufhin wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie die Möglichkeit haben, Ihre ausstehenden Ausführungen beizubehalten oder abzubrechen:
  • Die andere Möglichkeit ist die Änderung des Triggers, der Bedingung oder der Aktion in Ihrer Automatisierung. Allerdings erhalten Sie dann eine andere Aufforderung:

Wenn Sie die Option "Alle ausstehenden Ausführungen abbrechen" markieren, werden alle ausstehenden Aktionen gestoppt. Wenn Sie das Kästchen nicht markieren, werden ausstehende Aktionen auch nach diesen Änderungen ausgelöst.

Hinweis: Workflow-Automatisierungen können über den Bearbeitungsbildschirm oder über die Listenansicht deaktiviert werden.

Wie viele Verzögerungen kann ein Workflow enthalten?

Die Anzahl der Verzögerungen pro Workflow hängt von Ihrem Plan ab:

AdvancedProfessionalUnternehmertum
30 aktive Workflows pro Nutzer60 aktive Workflows pro Nutzer100 aktive Workflows pro Nutzer
10 Aktionen pro Workflow10 Aktionen pro Workflow10 Aktionen pro Workflow
3 Verzögerungen pro Workflow 10 Verzögerungen pro Workflow 10 Verzögerungen pro Workflow
Zeitlimit insgesamt: 30 TageZeitlimit insgesamt: 30 TageZeitlimit insgesamt: 30 Tage

Die Gesamtzeit der Verzögerungen in Ihrem Workflow darf 30 Tage nicht überschreiten. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise eine Verzögerung von 30 Tagen oder 2 Verzögerungen von jeweils 15 Tagen einrichten können.

Hinweis: Wenn Sie sich für das Überspringen von Wochenenden entscheiden, werden die Wochenendtage dennoch auf das 30-Tage-Limit angerechnet.

Was kann die Verzögerungsfunktion unterbrechen?

Es gibt bestimmte Fälle, in denen Änderungen an einem Workflow mit Verzögerungen die zusätzliche Entfernung von Schritten innerhalb dieses Workflows erfordern.

Vergangenheitsoperatoren

Das Hinzufügen einer Verzögerung vor einer Bedingung mit Bezug auf die Vergangenheit führt dazu, dass alle Schritte, die auf die Verzögerung folgen, gelöscht werden:

Dies kann umgangen werden, indem Sie zunächst alle Verweise auf die Vergangenheit aus der Bedingung entfernen und erst danach die Verzögerung hinzufügen.

Hinweis: Nach einem Verzögerungsschritt sind alle Operatoren, die sich auf die Vergangenheit beziehen, NICHT in Bedingungen verfügbar ("War", "War nicht" usw.).

Löschen von Verzögerungen vor "Änderungs"-Bedingungen

Wenn ein Workflow Bedingungen wie hat sich geändert/nicht geändert/hat sich geändert zu enthält und diese nach einer Verzögerung zum Einsatz kommen, werden diese Komparatoren beim Löschen der Verzögerung nicht mehr unterstützt. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn die Bedingung hat sich nicht geändert so festgelegt ist, dass sie drei Tage nach der Erstellung eines Deals berücksichtigt wird:

Wenn Sie in diesem Fall den Verzögerungsschritt entfernen, bleibt das Trigger-Ereignis "Deal erstellt" mit der Bedingung hat sich nicht geändert zurück. Dies ist nicht möglich, da keine Änderungen an einem Deal stattfinden können, wenn dieser Deal gerade erst erstellt wurde.

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