Tietokanta

Sen sijaan että loisit samat tehtävät ja aikataulut uudelleen jokaiseen projektiin, käytä projektipohjia toistettavien prosessien standardointiin.

Pohjien avulla voit ottaa nopeasti käyttöön toistuvaa työtä, kuten asiakkaan perehdytyksen tai palvelun toimituksen, kun rakenne ja aikataulut ovat jo valmiina.

Lisää projektimalleja

Luo malli siirtymällä kohtaan Projects > Templates ja klikkaamalla “+ Template”.

Valitse ensin taulu, johon tästä mallista luodut projektit lisätään, ja klikkaa sitten “Continue”.

Lisää selkeä otsikko ja kuvaus, jotta tiimisi tietää, milloin sitä käytetään.

Määritä projektisuunnitelmasi

Luo mallieditorissa uudelleen työ, jonka tiimisi tekee jokaisessa projektissa.

Lisää tehtäviä, aktiviteetteja ja virstanpylväitä, jotka luot yleensä manuaalisesti.

Voit järjestää samat työkohteet eri tavoin sen mukaan, kuinka jäsennelty prosessisi on. Määritä ne tiettyihin vaiheisiin, ryhmittele ne ryhmiin tai jätä ne määrittämättä.

Voit muuttaa työkohteiden järjestystä klikkaamalla “Phases” ja valitsemalla “Groups”.

Klikkaa sitten “+” luodaksesi ryhmän ja määrittääksesi työkohteet siihen.

Kun lisäät työkohteita, määritä suhteelliset määräpäivät projektin aloituspäivän perusteella, jotta jokainen mallista luotu projekti noudattaa samaa aikataulua.

Määritä tehtävien riippuvuudet

Riippuvuudet auttavat tiimiäsi ymmärtämään työn oikean järjestyksen ja välttämään tehtävien aloittamista liian aikaisin.

Avaa lisäämäsi tehtävä tai virstanpylväs, siirry sitten dependencies-välilehdelle ja klikkaa “Add dependency".

Valitse toinen tehtävä ja määritä suhde:

• Blocking – nykyinen tehtävä estää valitun tehtävän
• Waiting on – valittu tehtävä on suoritettava ennen nykyistä tehtävää

Kun mallisi on valmis, klikkaa “Save and close”.

Muunna projekti malliksi

Jos sinulla on jo projekti, jonka rakennetta haluat käyttää uudelleen, voit muuntaa sen malliksi.

Avaa projekti, klikkaa oikean yläkulman “…”-valikkoa ja valitse “Convert to template”.

Valitse sitten, säilytetäänkö vai poistetaanko alkuperäinen projekti.

Uusi malli säilyttää tehtävät, aktiviteetit ja virstanpylväät samoissa vaiheissa, myös niiden suhteelliset määräpäivät.

Luo projekteja mallista

Kun mallisi on valmis, voit käyttää sitä projektien luomiseen joko manuaalisesti tai automaattisesti.

Lisää uusia projekteja

Siirry kohtaan Projects > Templates ja klikkaa mallin kohdalla “Use”.

Voit myös siirtyä kohtaan Projects, klikata “+ Project” ja valita mallin määrityksen aikana.

Kun olet valinnut mallin, lisää projektin tiedot ja määritä aloituspäivä. Mallin tehtävät, aktiviteetit ja virstanpylväät ajoitetaan suhteessa tähän päivään.

Käytä malleja olemassa oleviin projekteihin

Voit käyttää mallia myös olemassa olevaan projektiin samalla taululla.

Avaa projektin tietonäkymä, klikkaa oikean yläkulman “…”-valikkoa ja valitse “Use template.”

Valitse malli ja määritä aloituspäivä. Tätä päivää käytetään vain tehtävien, aktiviteettien ja virstanpylväiden suhteellisten määräpäivien laskemiseen. Se ei muuta projektin nykyistä aloituspäivää.

Kaikki projektissa jo olevat työkohteet pysyvät nykyisissä vaiheissaan.

Automatisoi projektien luominen

Voit käyttää malleja myös projektien luomisen automatisointiin.

Kun rakennat automaatiota, jossa on projektitoiminto, klikkaa “Add fields”, valitse sitten malli ja määritä aloituspäivä.

Kun määritys on tehty, uusi projekti luodaan automaattisesti aina, kun automaatio käynnistyy, esimerkiksi kun kauppa voitetaan.

Hallitse ja päivitä mallejasi

Kun prosessisi kehittyvät, myös malliesi pitäisi kehittyä niiden mukana.

Kohdassa Projects > Templates voit käyttää “…”-valikkoa mallien muokkaamiseen, kopioimiseen tai poistamiseen.

Mallien pitäminen ajan tasalla varmistaa, että jokainen uusi projekti vastaa sitä, miten tiimisi tällä hetkellä työskentelee.