Base de connaissances

La gestion d'une équipe consiste entre autre à affecter des affaires de façon équitable aux différents membres de l'équipe. Avec l'outil d'attribution automatique de Pipedrive, vous pouvez fixer des règles pour automatiser ce processus !

Où trouver l'outil d'attribution automatique

Cliquez sur « … » pour ouvrir le menu d'options sur la gauche de votre écran, ou rendez-vous directement dans Paramètres :

Ces deux chemins vous conduiront à la même page de configuration de l'outil.

Comment configurer l'outil d'attribution automatique

Cliquer sur « + Ajouter une règle » pour créer une nouvelle règle d'attribution automatique.

Seules les nouvelles affaires peuvent déclencher l'outil d'attribution, mais vous pouvez créer des conditions portant sur des champs de type affaire, personne ou organisation.

Une fois votre règle précisée, vous devrez lui donner un titre et sélectionner un type d'attributaire et un attributaire (la description de la règle est facultative).

Vous avez le choix entre deux types d'attributaires : Utilisateur ou Équipe.

• Utilisateur – Sélectionne dans votre compte un unique utilisateur auquel attribuer les affaires nouvellement créées

• Équipe – Sélectionne une équipe dans votre compte et utilise un tourniquet pour répartir les affaires nouvellement créées entre les membres de l'équipe

La règle désignera également la personne ou l'organisation associées à la nouvelle affaire, puisqu'elles sont, elles aussi, nouvellement créées.

Une fois que vous avez sélectionné votre attributaire, assurez-vous d'avoir enclenché l'interrupteur Règle activée et cliquez sur « Enregistrer la règle ».

Gestion des règles

Si vous avez créé deux ou plusieurs règles, vous aurez besoin de définir leur ordre de priorité au moyen du glisser-déposer des règles dans la liste :

Lorsqu'une nouvelle affaire est créée, la fonctionnalité tentera de lui appliquer la première règle de la liste. Si les critères ne sont pas satisfaits, elle descendra dans la liste des règles jusqu'à ce qu'une correspondance soit trouvée.

Affichage de vos éléments attribués

Pour afficher la chronologie des exécutions, cliquez sur « Logs ».

Cet affichage vous permet de voir :

• Si l'une des règles a été appliquée

• À quel utilisateur a été attribué l'élément

• À quelle heure l'outil d'assignation a traité l'élément nouvellement créé

Vous pouvez également effectuer une recherche dans les enregistrements en sélectionnant une fourchette de dates et en cliquant sur « Appliquer le filtre ». Cela vous permettra de ne voir que les éléments correspondant à la plage de dates sélectionnée :

Si au moins une règle est active, une note sera ajoutée à la vue détaillée de toute affaire créée, précisant quelle règle d'attribution a été appliquée (ou si aucune règle n'a été utilisée).

Règles d'attribution pour le tourniquet

Lorsque vous sélectionnez « Équipes » comme type d'attributaire dans votre règle, la distribution tendra à être équitable en tenant compte des pondérations.

Pour cette raison, certains cas de figure peuvent donner lieu à une distribution inégale des affaires :

• Si certains utilisateurs appartiennent à plus d'une équipe, ils se verront attribuer plus d'affaires.

• Si certains utilisateurs peuvent se voir attribuer des affaires à la fois en application de règles ayant Utilisateur et de règles ayant Équipe comme type d'attributaire, ils se verront attribuer plus d'affaires.

Ceci est dû au fait que les attributions ne sont pas évaluées utilisateur par utilisateur, mais sur la base d'une équité générale entre règles ayant comme attributaires des utilisateurs individuels ou des équipes.