e-Signatures – Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
La loi fédérale américaine ESIGN Act définit une « signature électronique » comme un son, un symbole ou un procédé électronique joint à un contrat ou à tout autre document, ou qui y est logiquement associé, et exécuté ou adopté par une personne dans l’intention de signer ce document.
Les signatures électroniques ont été utilisées pour signer des lettres d’offre, des contrats de vente, des autorisations écrites, des contrats de location ou de bail, des décharges de responsabilité, des documents financiers, etc.
Une signature électronique, telle que définie par le règlement eIDAS de l’Union européenne (n° 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur), est une notion générale qui recouvre l’ensemble des signatures électroniques, y compris les « données sous forme électronique qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer ».
La signature numérique de base proposée par la fonctionnalité eSignatures de Pipedrive est un sous-type de signature électronique doté de fonctionnalités de sécurité avancées.
Une signature numérique de base utilise une ICP (Infrastructure à clé publique). Les caractéristiques importantes de la signature numérique de base sont les suivantes :
Certificat numérique délivré par un tiers (garanti)
Chiffrement asymétrique ou à clé publique
Capture d’adresse IP
Avec la fonctionnalité de signature électronique de Pipedrive, les signataires peuvent recevoir un code d'authentification à usage unique permettant de vérifier, sans toutefois garantir, la validité de leur adresse e-mail. Il s'agit là d'une fonctionnalité de sécurité optionnelle, qui peut être activée ou désactivée à chaque demande de signature.
Les e-Signatures ont-elles une valeur juridique ?
Les signatures électroniques sont largement acceptées et utilisées dans plusieurs pays depuis de nombreuses années. Les signatures numériques de Pipedrive sont conçues pour répondre aux exigences de sécurité standard, y compris le chiffrement asymétrique ou à clé publique.
Comment votre équipe commerciale peut-elle tirer parti de la fonctionnalité eSignatures ?
L’utilisation de la fonctionnalité eSignatures permet à votre équipe commerciale d’aller plus vite en numérisant les processus manuels. C’est particulièrement utile pour les équipes à distance ou lorsque les clients n’ont pas facilement accès à du matériel d’impression.
Les principaux avantages sont les suivants :
Intégration avec des solutions de stockage dans le cloud comme Google Drive, Microsoft OneDrive et SharePoint
Stockage automatique des documents signés dans l’affaire concernée pour permettre au propriétaire et aux abonnés d’y accéder facilement
Fonctionnalités de sécurité facultatives, comme des codes d’authentification à usage unique envoyés par e-mail pour vérifier l’identité des signataires
Qu'est-ce que la Politique d'utilisation raisonnable ?
Pipedrive surveillera de près l’utilisation de la fonctionnalité eSignatures. Si nous constatons que la fonctionnalité est utilisée à des fins de revente, qu’elle fait l’objet d’un autre usage abusif ou qu’elle impose une charge excessive, nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, d’empêcher ou de suspendre l’accès d’un utilisateur à la fonctionnalité.
Puis-je annuler un document s’il comporte toutes les signatures requises ?
Une fois qu’un document a recueilli toutes les signatures nécessaires, le processus est considéré comme terminé et vous ne pouvez plus l’annuler.
La fonctionnalité eSignatures est conçue pour finaliser le document une fois que toutes les parties ont signé. Si vous devez apporter des modifications à un document finalisé, vous devrez créer une nouvelle version et recommencer le processus de signature.
Puis-je réutiliser la même version d’un document si j’annule le processus de signature ?
Oui, il est possible de réutiliser la même version du document après une annulation. Si vous annulez un processus de signature parce que vous avez oublié d’ajouter un signataire, par exemple, le document reste disponible dans votre affaire ou dans votre espace de stockage de documents.
Pour relancer le processus :
Accédez à la vue détaillée de l’affaire et ouvrez l’onglet Documents
Sélectionnez la version du document que vous souhaitez envoyer
Ajoutez vos signataires (jusqu’à dix par document) et cliquez sur « Envoyer »
Le nouveau processus de signature aura un nouveau délai d’expiration de 60 jours.
J’ai envoyé un document pour signature, mais j’ai oublié d’ajouter un signataire. Puis-je ajouter des signataires après avoir envoyé le document ?
Il n’est pas possible d’ajouter de nouveaux signataires à un processus de signature existant. Si vous devez ajouter un signataire après avoir envoyé le document, vous devrez annuler le processus de signature existant et en créer un nouveau.
Combien de signataires puis-je ajouter à un document ?
Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 signataires à un seul document. Gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux signataires une fois le processus de signature lancé.
Si vous oubliez d’inclure quelqu’un, vous devrez annuler le processus existant et en créer un nouveau. Une fois qu’un document a recueilli toutes les signatures requises, il ne peut plus être annulé.
Combien de temps les signataires ont-ils pour signer ?
Le processus de signature reste actif pendant 60 jours à compter de la date d’envoi de la demande. Si le document n’est pas signé dans ce délai, le lien expirera.
Si vous choisissez d’annuler un document avant qu’il ne soit finalisé, vous pourrez toujours utiliser cette même version du document pour lancer plus tard un nouveau processus de signature.
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