Base de connaissances

Lorsque vous programmez votre disponibilité générale en utilisant le planificateur, vous sélectionnez de larges créneaux horaires dans lesquels un client peut faire son choix pour parler avec vous.
Si vous avez un agenda relativement dégagé mais que vous souhaitez donner à vos clients la possibilité de réserver un créneau de leur choix, nous vous conseillons de prendre l'option Configurer ma disponibilité dans le planificateur et de fournir vos informations.

En configurant votre disponibilité, il est important d'être précis dans les détails de vos créneaux disponibles. Prenez vos décisions sans précipitation, car c'est à partir d'elles que vos clients vont pouvoir remplir votre emploi du temps, et c'est ce qui vous permettra de bien gérer vos activités dans Pipedrive.

• Combien de temps devrait durer chaque réunion ?
  Le choix que vous faites ici détermine la durée des plages horaires que votre client voit s'afficher lorsque vous lui proposez des heures. Si vous ne voyez aucune option qui corresponde à vos préférences, choisissez « Personnaliser » pour programmer votre propre durée.
• Quand cette disponibilité est-elle active ?
  Les dates que vous sélectionnez ici déterminent combien de temps les heures que vous avez choisies seront présentées à vos clients comme plages de disponibilité. Si vous souhaitez que ces mêmes plages soient proposées sans limite dans le temps, il vous suffit de ne pas indiquer de date terminale.
• À quel moment êtes-vous disponible pour des rendez-vous ?
  Cette section vous permet de fixer les plages horaires pendant lesquelles vous êtes disponible et que vos clients peuvent sélectionner. La durée affichée pour chaque section dépend de la réponse que vous avez donnée concernant la durée des rendez-vous.

Pour avoir plus de détails sur la façon dont des réservations peuvent être faites dans votre agenda, nous vous suggérons de prendre connaissance des paramétrages dans la section Réglages de temps et de plages libres.

• Plage libre avant l'événement
  Sélectionnez une durée ici pour vous laisser un peu de temps pour vous préparer avant un rendez-vous. Si vous ne vous êtes pas laissé de temps ici, vous risquez de sortir d'un rendez-vous et de devoir enchaîner sur un autre planifié immédiatement après.
• Plage libre après l'événement
  Sélectionnez une durée ici pour vous laisser un peu de temps après la fin d'un rendez-vous pour prendre des notes ou pour toute autre tâche administrative. Si vous ne vous êtes pas laissé de temps ici, vous risquez de ne pas avoir le temps de noter vos réflexions au sortir d'en rendez-vous avant de devoir enchaîner sur le suivant.
• L'invité peut choisir une heure commençant à chaque
  La valeur que vous sélectionnez ici fournit une information sur la façon dont le client voit apparaître les créneaux horaires disponibles, en fonction de la durée et de la disponibilité de ces créneaux. Par exemple, si vous fixez cette sélection à «15 minutes », cela signifie que les créneaux démarreront à 09 h 00 / 09 h 15 / 09 h 30, si le créneau correspondant est disponible.
• Le délai minimal pour prendre rendez-vous avec vous
  Afin d'empêcher vos clients de prendre un rendez-vous à la dernière minute – avec pour vous le risque de ne pas avoir le temps de vous préparer –, nous vous suggérons de choisir une option qui vous laisse assez de temps pour ne pas être pris au dépourvu.
• Combien de temps à l'avance peut-on prendre rendez-vous avec vous ?
  À l'instar de « Quand cette disponibilité est-elle activée ? », ce paramètre indique combien de temps à l'avance vos clients peuvent réserver un rendez-vous. Suivant votre emploi du temps ou la nature de votre travail, vous pouvez souhaiter que les clients ne puissent pas prendre rendez-vous plus de deux semaines à l'avance.

Une fois que vous avez programmé cette première section avec les détails de vos horaires et de votre disponibilité, cliquez sur le bouton Continuer vers les détails du rendez-vous pour poursuivre.

Dans la zone de gauche, vous allez entrer les informations qui apparaîtront sur l'invitation proprement dite au rendez-vous, quand le client remplira ses informations personnelles.

• Intitulé du rendez-vous
  Dans ce champ, indiquez l'intitulé que vous voulez faire voir au client pour le rendez-vous que vous êtes en train de programmer avec lui. Ce peut être quelque chose d'aussi général que « notre rendez-vous » ou d'aussi spécifique que « notre conversation concernant la vente de coquillages par Sally ».
• Lieu
  Dans ce champ, fournissez toutes les indications éventuellement nécessaires sur l'emplacement du lieu du rendez-vous. Si vous vous retrouvez pour un déjeuner, vous pouvez peut-être donner l'adresse du restaurant. S'il s'agit d'un rendez-vous téléphonique ou d'une visioconférence, n'hésitez pas à le préciser ici.
• Description
  Fournissez ici une description utile du rendez-vous que vous allez avoir. En fournissant cette description, vous n'avez pas besoin d'entrer dans les moindres détails, mais un résumé global vous permettra de rappeler au client les thèmes que vous souhaitez aborder dans la discussion.
• Nom d'entreprise visible par l'invité
  Si le nom de votre entreprise dans Pipedrive est différent de celui que vous utilisez dans la communication avec les clients, nous vous suggérons de rappeler ce dernier ici. Cette information apparaîtra parmi les renseignements que vous communiquez à vos clients lorsque vous planifiez ce rendez-vous.
• Champs du formulaire
  Les champs énumérés ici apparaîtront dans l'invitation à un rendez-vous, à laquelle votre client devra apporter sa confirmation. Un champ indiqué comme « obligatoire » devra nécessairement être renseigné par le client afin de confirmer ce rendez-vous.
  Les champs peuvent être ajoutés selon les besoins, en cliquant sur le bouton +ajouter un champ. C'est vous qui choisissez les champs listés ici, et les réponses apportées par vos clients seront enregistrées comme notes relatives à l'activité qu'ils auront créée en confirmant le rendez-vous.

Dans la zone située sur la droite, vous indiquerez comment les informations relatives à ce rendez-vous apparaîtront dans le compte Pipedrive de votre compagnie.

• Enregistrer les rendez-vous dans le calendrier Pipedrive comme :
  L'activité créée dans Pipedrive lorsque le client confirme vos informations de rendez-vous sera du type d'activité que vous aurez déterminé ici. Ces types d'activité peuvent inclure des types d'activités personnalisés créés dans votre compte d'entreprise Pipedrive.
• Attacher la note suivante à chaque rendez-vous programmé :
  Si vous souhaitez fournir certaines informations par défaut pour tous les rendez-vous réservés par des clients qui utilisent votre disponibilité générale dans le planificateur, placez ces informations ici, et elles seront ajoutées sous forme de note à l'activité qui sera créée par le client lorsqu'il confirmera le rendez-vous.
  Cela peut être utile pour des informations standardisées – « penser à interroger le client sur sa disponibilité future » – qui peuvent être pertinentes pour ce genre de rendez-vous.